Nội Dung
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, không ít trường hợp phát sinh tình huống đơn vị vận chuyển không thể liên lạc được với người nhận. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến đơn hàng bị chậm trễ, lưu kho kéo dài hoặc thậm chí bị hoàn trả về người gửi.
Vậy cụ thể điều gì sẽ xảy ra trong tình huống này? Quy trình xử lý của hãng vận chuyển ra sao và người gửi cần làm gì để hạn chế rủi ro? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Vì sao cần liên lạc với người nhận trước khi giao hàng?
Trong vận chuyển quốc tế, việc liên hệ với người nhận là bước quan trọng nhằm đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ.
Các lý do chính bao gồm:
- Xác nhận địa chỉ giao hàng chính xác
- Thông báo thời gian giao hàng dự kiến
- Yêu cầu cung cấp giấy tờ nhập khẩu (nếu cần)
- Hướng dẫn đóng thuế hoặc phí hải quan
- Đảm bảo người nhận có mặt để nhận hàng
Nếu không liên hệ được, đơn vị vận chuyển sẽ không thể hoàn tất bước giao hàng cuối cùng.
2. Điều gì xảy ra khi không liên lạc được với người nhận?
Tùy theo quy trình của từng hãng vận chuyển, kiện hàng sẽ trải qua các bước xử lý sau:
🔹 Tạm giữ tại kho giao nhận
Khi không liên lạc được, kiện hàng sẽ được giữ lại tại kho nội địa của quốc gia nhận. Đây là bước đầu tiên để chờ người nhận phản hồi.
🔹 Thử giao lại nhiều lần
Hầu hết các hãng vận chuyển sẽ cố gắng liên hệ lại với người nhận qua nhiều kênh như:
- Điện thoại
- Tin nhắn
Đồng thời, họ có thể thử giao lại 1–3 lần trong những ngày tiếp theo.
🔹 Chuyển trạng thái “Không giao được” (Delivery Failed)
Nếu sau nhiều lần vẫn không liên hệ được, đơn hàng sẽ bị chuyển sang trạng thái:
- Không giao được
- Người nhận không phản hồi
- Địa chỉ không hợp lệ
Lúc này, đơn vị vận chuyển sẽ chờ hướng xử lý từ người gửi.
🔹 Phát sinh phí lưu kho
Khi hàng bị giữ lại quá lâu, một số quốc gia hoặc hãng vận chuyển sẽ áp dụng phí lưu kho. Phí này có thể tính theo ngày và tăng dần theo thời gian lưu trữ.
🔹 Hoàn trả về người gửi
Nếu không có phản hồi từ người nhận hoặc người gửi, kiện hàng có thể bị:
- Hoàn trả về nước gửi
- Hoặc trong một số trường hợp đặc biệt, bị tiêu hủy theo quy định hải quan
Chi phí hoàn hàng thường do người gửi thanh toán và có thể khá cao.
3. Những nguyên nhân phổ biến khiến không liên lạc được
🔹 Sai hoặc thiếu thông tin liên hệ
- Nhập sai số điện thoại
- Thiếu mã quốc gia
- Sai email hoặc không sử dụng email
🔹 Địa chỉ không rõ ràng
- Thiếu số nhà, tên đường
- Sai mã ZIP/postal code
- Địa chỉ khó tìm tại khu vực nông thôn
🔹 Người nhận không sẵn sàng nhận hàng
- Đi vắng, đi công tác
- Không biết có đơn hàng
- Không muốn nhận hàng (đặc biệt với hàng COD nội địa)
🔹 Chưa hoàn tất thủ tục nhập khẩu
Một số quốc gia yêu cầu người nhận:
- Cung cấp giấy tờ cá nhân
- Thanh toán thuế nhập khẩu
Nếu người nhận không phản hồi, đơn hàng sẽ bị giữ lại.
4. Người gửi cần làm gì khi gặp tình huống này?
Nếu bạn nhận được thông báo không liên lạc được với người nhận, hãy xử lý ngay:
✅ Kiểm tra lại thông tin người nhận
Đảm bảo:
- Số điện thoại chính xác và có thể liên lạc
- Địa chỉ đầy đủ, đúng chuẩn quốc tế
✅ Chủ động liên hệ với người nhận
Thông báo cho họ:
- Mã vận đơn
- Đơn vị vận chuyển
- Yêu cầu cần thực hiện (nếu có)
✅ Làm việc với đơn vị vận chuyển
Liên hệ trực tiếp để:
- Cập nhật tình trạng đơn hàng
- Yêu cầu giao lại
- Thay đổi địa chỉ nếu cần
5. Cách phòng tránh tình trạng không liên lạc được
🔹 Cung cấp thông tin chính xác ngay từ đầu
- Họ tên đầy đủ
- Số điện thoại quốc tế
- Địa chỉ chi tiết, có mã bưu chính
🔹 Thông báo trước cho người nhận
Hãy đảm bảo người nhận:
- Biết rõ thời gian dự kiến nhận hàng
- Luôn giữ điện thoại liên lạc
🔹 Theo dõi đơn hàng thường xuyên
Sử dụng tracking để kiểm tra trạng thái đơn hàng và xử lý kịp thời khi có sự cố.
🔹 Chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Các đơn vị chuyên nghiệp như Aramex, Indochina Post hay Can Tho Logistics có hệ thống hỗ trợ khách hàng tốt và quy trình xử lý rõ ràng khi xảy ra sự cố.
6. Kết luận
Việc không liên lạc được với người nhận là một trong những nguyên nhân phổ biến gây gián đoạn quá trình giao hàng quốc tế. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị kỹ thông tin, chủ động theo dõi đơn hàng và phối hợp chặt chẽ giữa người gửi – người nhận – đơn vị vận chuyển, bạn hoàn toàn có thể hạn chế rủi ro này.
Trong logistics, thông tin chính xác và sự chủ động luôn là yếu tố quyết định sự thành công của mỗi đơn hàng.
Tham khảo thêm:
- Thời gian chuyển phát nhanh quốc tế phụ thuộc vào những yếu tố nào?
- Những lưu ý khi gửi hàng đi nước ngoài
- Những vấn đề thường gặp khi gửi hàng quốc tế
