Quy định về thời gian lưu hồ sơ kiểm toán như thế nào

Nội Dung

Kiểm toán là một khâu quan trọng trong công việc bởi đặc thù công việc kiểm kê sổ sách, cũng như việc lưu hồ sơ kiểm toán cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy các bạn đã biết gì về thời gian quy định trong việc lưu giữ hồ sơ kiểm toán? Hãy cùng Aramex tìm hiểu nhé!

Xem thêm: Một số lưu ý khi lưu hồ sơ

1. Hồ sơ kiểm toán là gì?

Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. (Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230)

Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực quốc tế được chấp nhận).

Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiện tin học hay bất cứ phương tiện lưu trữ nào khác theo qui định của pháp luật hiện hành.

Hồ sơ kiểm toán không bao hàm tất cả tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Việc lưu trữ tất cả các tài liệu, thông tin liên quan này sẽ trở thành không hiệu quả và thực tế là không thể.

Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm toán do kiểm toán viên xác định tuỳ theo sự đánh giá của kiểm toán viên.

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, bảo đảm cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.

Xem thêm: Thông tin cần biết về VMI

2. Phân loại hồ sơ kiểm toán:

Vậy hồ sơ kiểm toán gồm những gì? Dưới đây là những loại giấy tờ – tài liệu cần có trong hồ sơ kiểm toán:

Quyết định về hoạt động kiểm toán;
Báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tài chính được kiểm toán;
Bản kế hoạch kiểm toán tổng quan/chi tiết;
Bản giải trình của nơi được kiểm toán
Nhật ký làm việc của kiểm toán viên/tổ kiểm toán
Biên bản xác nhận về hoạt động kiểm toán
Biên bản xác nhận về số liệu cũng như tình hình kiểm toán của kiểm toán viên
Báo cáo kiểm toán
Các hồ sơ tài liệu khác liên quan về hoạt động kiểm toán

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ kiểm toán thường được phân làm 2 loại chính: hồ sơ kiểm toán chung (permanent file), hồ sơ kiểm toán năm (current file).

– Hồ sơ kiểm toán chung (tài liệu bất biến)

Hồ sơ này còn được gọi là hồ sơ thường trực.

Đây là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.

Hồ sơ kiểm toán chung do đó thường bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.

– Hồ sơ kiểm toán năm (Hồ sơ kiểm toán hiện hành): là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính.

3. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bao nhiêu năm là thắc mắc của nhiều người làm việc trong lĩnh vực này. Thực tế quy định thời gian lưu hồ sơ kiểm toán được đề cập rất rõ trong trong các văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể là Luật kiểm toán độc lập của Quốc hội ban hành năm 2011.

Theo đó, điều 50 quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán nêu rõ:

Tính từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán thì trong thời hạn 12 tháng phải đưa hồ sơ kiểm toán vào bảo quản một cách đầy đủ.
Thời hạn lưu hồ sơ kiểm toán tối thiểu phải là 10 năm.

Thời gian 10 năm không phải ngắn, lượng hồ sơ kiểm toán vì thế sẽ bị cộng dồn rất lớn. Như vậy, các đơn vị kiểm toán cần hết sức lưu ý về thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán để lựa chọn phương thức và quy trình lưu trữ phù hợp, từ đó tiết kiệm chi phí cũng như tạo sự thuận lợi nhất.

Xem thêm: KPI trong Logistics là gì?

Incoterms là gì?

4. Các quy định lưu hồ sơ kiểm toán khác

Ngoài thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán, còn một số quy định khác cần lưu ý nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của quá trình lưu trữ như sau:

Việc phân loại hồ sơ kiểm toán phải căn cứ vào Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán, chế độ bảo quản, bảo lưu, sử dụng, khai thác, tiêu hủy các loại hồ sơ kiểm toán phải tuân theo quy định của Tổng kiểm toán nhà nước.
Vì hồ sơ kiểm toán rất quan trọng nên khi cho dịch vụ lưu trữ hồ sơ kiểm toán phải hết sức cẩn thận. Chỉ lựa chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và cam kết tiêu hủy an toàn sau khi hết thời hạn lưu trữ.
Ngoài các hồ sơ kiểm toán nêu trên, các kiểm toán viên có thể sẽ thu thập thêm các tài liệu khác như: Giấy Đăng ký kinh doanh, thông tin tình hình tài chính, một số thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ,…

Qua bài viết trên, hi vọng các bạn có thể hiểu hơn về hồ sơ kiểm toán cũng như việc lưu hồ sơ kiểm toán, thời gian cần chú ý là gì đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm thêm thông tin nào khác, hãy liên hệ ngãy Aramex nhé!

4/5 - (1 bình chọn)

Quy định về thời gian lưu hồ sơ kiểm toán như thế nào

1. Hồ sơ kiểm toán là gì?

2. Phân loại hồ sơ kiểm toán:

Phân loại hồ sơ

3. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán

4. Các quy định lưu hồ sơ kiểm toán khác

Quang Sơn

Văn Phòng Aramex Hà Nội

Văn Phòng Aramex Sài Gòn

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM