Quy Trình Chuyển Hàng Quốc Tế Từ Việt Nam

Chuyển hàng quốc tế từ Việt Nam đòi hỏi sự hiểu biết về các quy trình, thủ tục và lựa chọn dịch vụ phù hợp. Dưới đây là quy trình chi tiết để bạn có thể thực hiện việc này một cách suôn sẻ:

Bước 1: Chuẩn Bị Hàng Hóa

• Xác định loại hàng hóa:

Cần xác định rõ loại hàng hóa bạn muốn gửi (hàng thông thường, hàng dễ vỡ, hàng điện tử, hàng thực phẩm, v.v.). Mỗi loại hàng hóa có thể có yêu cầu đóng gói và vận chuyển khác nhau.

• Đóng gói hàng hóa đúng quy cách:

Đây là bước quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

• • Sử dụng vật liệu đóng gói chắc chắn, phù hợp với tính chất của hàng hóa (thùng carton nhiều lớp, xốp, bọt khí, băng dính chịu lực…).
  • Đảm bảo hàng hóa được cố định bên trong, tránh xê dịch, va đập.
  • Đối với hàng dễ vỡ, cần có lớp bảo vệ đặc biệt và dán nhãn cảnh báo “HÀNG DỄ VỠ” bằng tiếng Anh (FRAGILE).
  • Nếu gửi chất lỏng, cần đóng gói kín, chống tràn và có cảnh báo.
• Cân đo và ghi chú kích thước, trọng lượng:

Thông tin này cần thiết cho việc tính toán chi phí vận chuyển và khai báo hải quan.

• Dán nhãn vận chuyển:

Ghi rõ ràng và đầy đủ thông tin người gửi (tên, địa chỉ, số điện thoại), người nhận (tên, địa chỉ chi tiết, mã bưu điện, số điện thoại) bằng tiếng Anh.

Bước 2: Lựa Chọn Dịch Vụ Vận Chuyển Quốc Tế

Có nhiều lựa chọn về dịch vụ vận chuyển quốc tế từ Việt Nam, bao gồm:

• Chuyển phát nhanh quốc tế (Express Courier):

Phù hợp với hàng hóa nhỏ, nhẹ, cần giao nhanh chóng. Các công ty phổ biến như DHL, FedEx, UPS, TNT.

• Vận chuyển hàng không (Air Freight):

Thích hợp cho hàng hóa có trọng lượng trung bình đến lớn, cần thời gian vận chuyển nhanh hơn đường biển.

• Vận chuyển đường biển (Sea Freight):

Lựa chọn kinh tế cho hàng hóa số lượng lớn, không gấp về thời gian. Có hai hình thức chính: hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).

• Dịch vụ bưu điện (EMS):

Thường có chi phí thấp hơn so với chuyển phát nhanh tư nhân, phù hợp với hàng hóa không quá lớn và không quá gấp.

• Các công ty logistics:

Cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện, bao gồm đóng gói, thủ tục hải quan và giao nhận.

Khi lựa chọn dịch vụ, bạn cần cân nhắc:

• Thời gian vận chuyển:

Ưu tiên tốc độ hay chi phí?

• Chi phí:

So sánh giá cước giữa các nhà cung cấp.

• Loại hàng hóa:

Một số dịch vụ có hạn chế về loại hàng hóa vận chuyển.

• Độ tin cậy và uy tín của nhà cung cấp:

Tìm hiểu đánh giá và kinh nghiệm của các khách hàng trước.

• Các dịch vụ đi kèm:

Theo dõi đơn hàng, bảo hiểm hàng hóa, hỗ trợ thủ tục hải quan.

Một số công ty vận chuyển quốc tế uy tín tại Việt Nam:

• DHL Express
• FedEx
• UPS
• TNT Express
• EMS Việt Nam (VNPost)
• Viettel Post
• Các công ty logistics như VietCargo, Fago Logistics, ISO Logistics…

Bước 3: Thực Hiện Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu

Đây là một bước quan trọng và có thể phức tạp, đòi hỏi bạn phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ các quy định của Hải quan Việt Nam.

• Chuẩn bị hồ sơ hải quan:
  • Tờ khai hải quan xuất khẩu (thường được khai báo điện tử).
  • Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract).
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
  • Phiếu đóng gói (Packing List).
  • Vận đơn (Bill of Lading – đối với đường biển, Air Waybill – đối với đường hàng không).
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) (nếu có hoặc theo yêu cầu của nước nhập khẩu).
  • Giấy phép xuất khẩu (nếu có đối với một số mặt hàng đặc biệt).
  • Các giấy tờ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có).
  • Các chứng từ khác theo yêu cầu của hải quan.
• Khai báo hải quan: Thực hiện khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm khai báo hải quan.
• Nộp hồ sơ hải quan: Nộp bộ hồ sơ hải quan cho chi cục hải quan nơi hàng hóa được xuất khẩu.
• Kiểm tra hàng hóa (nếu có): Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Nộp thuế và phí hải quan (nếu có): Thông thường, hàng hóa xuất khẩu ít chịu thuế, nhưng có thể có các loại phí khác.
• Thông quan hàng hóa: Sau khi hoàn tất các thủ tục, hải quan sẽ xác nhận thông quan cho lô hàng của bạn.

Bước 4: Giao Hàng Cho Đơn Vị Vận Chuyển

• Sau khi hàng hóa được thông quan, bạn sẽ tiến hành giao hàng cho đơn vị vận chuyển đã chọn.
• Lấy biên lai giao hàng hoặc xác nhận đã giao hàng.

Bước 5: Theo Dõi Vận Chuyển

• Hầu hết các đơn vị vận chuyển quốc tế đều cung cấp dịch vụ theo dõi trực tuyến (tracking) để bạn có thể nắm bắt được tình trạng và vị trí hiện tại của lô hàng.
• Lưu giữ số vận đơn để tiện theo dõi.

Bước 6: Hoàn Tất Thủ Tục Nhập Khẩu Tại Nước Đến

• Người nhận hàng ở nước ngoài sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục nhập khẩu theo quy định của nước đó, bao gồm khai báo hải quan nhập khẩu, nộp thuế và phí nhập khẩu.
• Bạn nên cung cấp đầy đủ chứng từ cho người nhận để họ có thể làm thủ tục một cách thuận lợi.

Lưu ý quan trọng:

• Tìm hiểu kỹ quy định của cả Việt Nam và nước nhập khẩu: Các quy định về hàng hóa được phép xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, thuế và phí có thể khác nhau giữa các quốc gia.
• Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và chính xác: Sai sót trong giấy tờ có thể dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm: Đặc biệt nếu bạn mới gửi hàng quốc tế lần đầu.
• Mua bảo hiểm hàng hóa: Để phòng tránh các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Liên hệ với cơ quan hải quan hoặc các công ty dịch vụ hải quan: Nếu bạn cảm thấy quá trình này phức tạp.

Xem thêm:

Cách tính phí vận chuyển quốc tế chính xác nhất 2024 – Aramex Việt Nam

Bảng giá vận chuyển quốc tế và trong nước cập nhật mới nhất – Indochina Post