Phí vận chuyển phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế, phí vận chuyển luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu bởi doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các yếu tố cấu thành nên chi phí vận chuyển. Việc nắm bắt những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách mà còn lựa chọn được phương án vận chuyển phù hợp nhất.

Vậy, phí vận chuyển hàng hóa phụ thuộc vào những yếu tố nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Khối lượng và kích thước hàng hóa

Một trong những yếu tố cơ bản và quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến cước phí vận chuyển chính là trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi (thể tích) của hàng hóa.

• Trọng lượng thực là cân nặng thực tế được đo bằng cân.
• Trọng lượng quy đổi thường được áp dụng với các kiện hàng cồng kềnh, nhẹ nhưng chiếm nhiều diện tích. Các hãng vận chuyển quốc tế thường sử dụng công thức:
  (Dài x Rộng x Cao) / 5000 (hoặc 6000) để tính trọng lượng quy đổi (đơn vị: cm, kg).

Khi tính cước, hãng vận chuyển sẽ so sánh giữa trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi, bên nào cao hơn sẽ được dùng để tính phí.

2. Khoảng cách vận chuyển

Khoảng cách từ điểm gửi đến điểm nhận hàng là yếu tố không thể thiếu khi xác định phí vận chuyển. Càng xa, chi phí càng cao – đó là nguyên tắc cơ bản.

Trong vận chuyển nội địa, mức chênh lệch phí giữa các tỉnh thành có thể không quá lớn, nhưng trong vận chuyển quốc tế, khoảng cách giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ đóng vai trò rất quan trọng. Ngoài ra, khoảng cách cũng ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển, từ đó tác động đến lựa chọn hình thức giao hàng (thường, nhanh, siêu tốc) và chi phí phát sinh.

3. Hình thức vận chuyển

Có nhiều phương thức vận chuyển như:

• Đường bộ: linh hoạt, phù hợp nội địa hoặc khu vực gần.
• Đường hàng không: nhanh, nhưng chi phí cao, thường áp dụng với hàng gấp hoặc giá trị cao.
• Đường biển: tiết kiệm, phù hợp hàng nặng, số lượng lớn.
• Đường sắt: ít phổ biến hơn, nhưng vẫn là phương án phù hợp với tuyến đường dài trong nước.

Mỗi hình thức có mức chi phí riêng, phụ thuộc vào tốc độ, an toàn và loại hàng hóa.

4. Loại hàng hóa và tính chất đặc biệt

Không phải loại hàng nào cũng được tính phí như nhau. Những mặt hàng có đặc tính đặc biệt có thể làm phát sinh thêm phí vận chuyển, ví dụ:

• Hàng dễ vỡ: cần đóng gói và xử lý đặc biệt.
• Hàng nguy hiểm: pin lithium, hóa chất, chất lỏng dễ cháy…
• Hàng giá trị cao: cần bảo hiểm hoặc dịch vụ vận chuyển riêng biệt.
• Hàng tươi sống: yêu cầu vận chuyển nhanh, có kiểm soát nhiệt độ.

Các yếu tố này làm tăng chi phí do đòi hỏi quy trình đóng gói, xử lý, bảo quản, và vận chuyển đặc biệt hơn so với hàng thông thường.

5. Dịch vụ cộng thêm

Đôi khi, cước phí vận chuyển không chỉ bao gồm chi phí chính mà còn bao gồm các phí dịch vụ cộng thêm (phụ phí) tùy vào yêu cầu của khách hàng:

• Giao hàng tận nơi, giao ngoài giờ hành chính.
• Thu hộ (COD), báo phát.
• Bảo hiểm hàng hóa.
• Phí lưu kho nếu hàng bị giữ lại lâu ngày.
• Phí hoàn hàng khi người nhận từ chối nhận.

Việc sử dụng các dịch vụ này sẽ giúp trải nghiệm tốt hơn, nhưng đồng thời cũng làm tổng chi phí tăng lên.

6. Tình hình thị trường và mùa vụ

Chi phí vận chuyển cũng có thể biến động theo tình hình thị trường, biến động nhiên liệu, hay các yếu tố địa chính trị (như chiến tranh, dịch bệnh…). Chẳng hạn, trong thời kỳ cao điểm như:

• Cuối năm (Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán).
• Lễ hội lớn (Black Friday, Giáng sinh).
• Mùa cao điểm nhập khẩu (thường vào quý 3–4).

Nhu cầu vận chuyển tăng cao dẫn đến chi phí có thể bị đẩy lên. Ngoài ra, giá xăng dầu tăng cũng ảnh hưởng đáng kể đến cước vận tải, nhất là vận tải đường bộ.

7. Chính sách của từng đơn vị vận chuyển

Cuối cùng, mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có cách tính phí và chính sách riêng. Một số công ty tính theo bảng giá niêm yết, một số khác lại tùy chỉnh theo từng hợp đồng, số lượng hàng, hoặc khách hàng thân thiết. Do đó, việc so sánh giá và dịch vụ giữa các bên là điều cần thiết trước khi lựa chọn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp vận chuyển lớn thường có hệ thống định tuyến và công nghệ tối ưu hóa vận hành, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với các đơn vị nhỏ lẻ.

Kết luận

Phí vận chuyển không phải là con số cố định mà là tổng hợp của nhiều yếu tố tác động, từ đặc điểm hàng hóa đến điều kiện thị trường. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định vận chuyển phù hợp nhất, tối ưu được chi phí và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về các dịch vụ vận chuyển hoặc cách tối ưu chi phí logistics, hãy tham khảo thêm các bài viết sau:

• Cách tính phí vận chuyển quốc tế chính xác nhất 2024 – Aramex Việt Nam
• Bảng giá vận chuyển quốc tế và trong nước cập nhật mới nhất – Indochina Post