Kinh nghiệm gửi quà tặng đi nước ngoài

Chúc mừng bạn muốn gửi đi những món quà ý nghĩa đến bạn bè, người thân hoặc đối tác ở nước ngoài! Dưới đây là những kinh nghiệm bạn cần lưu ý để quá trình gửi quà diễn ra suôn sẻ và đảm bảo món quà đến tay người nhận một cách tốt nhất:

1. Lựa Chọn Món Quà Phù Hợp:

• Tính chất của món quà:
  • Kích thước và trọng lượng:

Cân nhắc kích thước và trọng lượng để ước tính chi phí vận chuyển. Quà càng lớn và nặng, chi phí càng cao.

• • Độ bền:

Chọn những món quà có độ bền cao, chịu được va đập trong quá trình vận chuyển quốc tế.

• • Hạn chế hàng dễ vỡ:

Nếu có thể, tránh gửi các vật phẩm quá dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ trừ khi bạn đóng gói cực kỳ cẩn thận và mua bảo hiểm.

• • Kiểm tra quy định:

Tìm hiểu kỹ quy định về hàng hóa được phép và không được phép nhập khẩu của quốc gia người nhận để tránh bị giữ lại ở hải quan.

• Ý nghĩa văn hóa:
  • Tìm hiểu văn hóa người nhận:

Cân nhắc các yếu tố văn hóa, tôn giáo, và phong tục tập quán của người nhận để chọn món quà phù hợp, tránh những điều kiêng kỵ.

• • Quà mang đậm bản sắc Việt Nam:

Những món quà thủ công mỹ nghệ, đặc sản khô (đã được đóng gói cẩn thận và có nhãn mác rõ ràng), tranh lụa, cà phê, trà… thường được ưa chuộng và mang ý nghĩa văn hóa.

• Sở thích người nhận:

Ưu tiên những món quà mà bạn biết người nhận sẽ thích và sử dụng được.

• Tính tiện lợi khi vận chuyển:

Chọn những món quà dễ đóng gói và vận chuyển.

2. Đóng Gói Cẩn Thận:

• Sử dụng vật liệu chất lượng:
  • Hộp carton cứng cáp:

Chọn hộp có kích thước vừa vặn, đủ độ cứng để bảo vệ quà bên trong. Nên dùng hộp nhiều lớp cho các món quà có giá trị hoặc dễ vỡ.

• • Vật liệu chèn lót:

Bọt khí (bubble wrap), mút xốp, giấy báo, xốp hạt… để bọc từng món quà và lấp đầy khoảng trống trong hộp, tránh va đập.

• • Băng dính chịu lực:

Dán kín các cạnh và góc của hộp bằng băng dính chắc chắn.

• Đóng gói nhiều lớp:

Đặc biệt đối với hàng dễ vỡ, hãy bọc nhiều lớp vật liệu bảo vệ.

• Niêm phong kỹ:

Đảm bảo hộp được niêm phong cẩn thận để tránh bị mở trong quá trình vận chuyển.

• Dán nhãn:

Ghi rõ ràng và đầy đủ thông tin người gửi và người nhận (tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại, email nếu có) bằng tiếng Anh. Dán nhãn “FRAGILE” (Hàng dễ vỡ) ở nhiều mặt nếu cần.

3. Lựa Chọn Dịch Vụ Vận Chuyển Uy Tín:

• Nghiên cứu các công ty:

Tìm hiểu về các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín như DHL, FedEx, UPS, TNT, EMS (Bưu điện Việt Nam)… So sánh về giá cả, thời gian vận chuyển, phạm vi giao hàng và đánh giá của khách hàng.

• Cân nhắc thời gian:

Nếu món quà cần đến đúng một dịp đặc biệt, hãy chọn dịch vụ có thời gian vận chuyển đảm bảo và gửi sớm hơn dự kiến.

• Chi phí:

Chi phí vận chuyển quốc tế thường khá cao, hãy cân nhắc ngân sách của bạn.

• Dịch vụ theo dõi (tracking):

Chọn dịch vụ có cung cấp mã theo dõi để bạn và người nhận có thể theo dõi được hành trình của món quà.

• Bảo hiểm:

Đối với những món quà có giá trị, nên mua bảo hiểm để phòng tránh rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.

4. Thủ Tục Hải Quan và Các Lưu Ý Pháp Lý:

• Khai báo hải quan:

Bạn sẽ cần điền tờ khai hải quan theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển. Khai báo thông tin hàng hóa trung thực và đầy đủ.

• Kiểm tra quy định nhập khẩu:

Tìm hiểu kỹ quy định về hàng hóa được phép và không được phép nhập khẩu của quốc gia người nhận để tránh món quà bị giữ lại hoặc tiêu hủy. Một số mặt hàng có thể bị cấm hoặc hạn chế (ví dụ: thực phẩm tươi sống, rượu, thuốc lá, động vật sống…).

• Thuế và phí:

Người nhận có thể phải chịu thuế nhập khẩu và các khoản phí khác theo quy định của nước họ. Hãy thông báo trước cho người nhận về khả năng này.

• Giấy tờ kèm theo (nếu cần):

Một số trường hợp có thể yêu cầu hóa đơn mua hàng hoặc các giấy tờ khác.

5. Thông Báo Cho Người Nhận:

• Thông tin vận chuyển:

Sau khi gửi, hãy cung cấp cho người nhận số vận đơn để họ có thể theo dõi.

• Thời gian dự kiến:

Cho người nhận biết khoảng thời gian dự kiến món quà sẽ đến.

• Khả năng phát sinh chi phí:

Nhắc nhở người nhận về khả năng họ có thể phải trả thêm thuế hoặc phí nhập khẩu.

Những Món Quà Thường Được Gửi:

• Đồ thủ công mỹ nghệ mang đậm bản sắc Việt Nam.
• Đặc sản khô (bánh kẹo, trà, cà phê…).
• Quần áo, phụ kiện.
• Sách, tranh ảnh.
• Các sản phẩm cá nhân hóa.

Tránh Gửi:

• Các chất cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế (ma túy, vũ khí, chất nổ…).
• Động vật sống.
• Thực phẩm tươi sống hoặc dễ hư hỏng nếu không được đóng gói và vận chuyển đặc biệt.
• Tiền mặt, vàng bạc, đá quý (thường có quy định riêng và rủi ro cao).

Lời khuyên:

• Gửi sớm: Đặc biệt vào các dịp lễ tết, thời gian vận chuyển quốc tế có thể kéo dài hơn bình thường.
• Giữ lại biên lai gửi hàng: Đây là chứng từ quan trọng trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
• Chụp ảnh gói hàng trước khi gửi: Điều này có thể hữu ích nếu có tranh chấp về tình trạng hàng hóa.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về tiêu chuẩn đóng gói quốc tế hoặc cần hỗ trợ đóng gói chuyên nghiệp, hãy tham khảo thêm:

• Cách đóng gói hàng hóa quốc tế từ Aramex Việt Nam
• Dịch vụ đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp tại Indochina Post