Các bước chuẩn bị trước khi gửi hàng đi nước ngoài

1. Xác định mặt hàng, số lượng và giá trị

• Phân tích chi tiết: Đây là bước đầu tiên và cơ bản nhất. Bạn cần biết chính xác mặt hàng định gửi là gì,

số lượng bao nhiêu, có kích thước và trọng lượng cụ thể như thế nào.

Đặc biệt, cần xác định giá trị thực tế của hàng hóa để khai báo hải quan và tính toán bảo hiểm (nếu có).

Một số mặt hàng có thể bị hạn chế hoặc cấm nhập khẩu ở một số quốc gia.

• Nhận xét: Việc xác định rõ ràng thông tin này giúp bạn lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp,

tính toán chi phí chính xác và tránh các rắc rối về pháp lý sau này.

Nếu không rõ, bạn có thể mất nhiều thời gian và tiền bạc để xử lý các vấn đề phát sinh.

2. Tìm hiểu quy định hải quan của quốc gia đến và đi

• Phân tích chi tiết: Mỗi quốc gia đều có các quy định riêng

về hàng hóa được phép nhập khẩu, hàng hóa bị hạn chế hoặc cấm.

Các quy định này bao gồm thuế nhập khẩu, các giấy phép đặc biệt (ví dụ: giấy phép y tế, kiểm dịch thực vật),

các tiêu chuẩn an toàn và đóng gói. Bạn cần tìm hiểu kỹ về quy định của cả quốc gia bạn gửi đi và quốc gia người nhận.

• Nhận xét: Đây là bước cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Việc không nắm rõ quy định hải quan

có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại, bị tịch thu, phát sinh chi phí phạt hoặc bị trả về.

Hãy kiểm tra các trang web chính thức của hải quan hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển quốc tế để được tư vấn.

3. Lựa chọn dịch vụ vận chuyển

• Phân tích chi tiết: Có nhiều lựa chọn dịch vụ vận chuyển quốc tế khác nhau, bao gồm:
  • Chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, UPS, TNT): Nhanh chóng, có thể theo dõi hành trình chi tiết, nhưng chi phí cao.

Thích hợp cho các mặt hàng có giá trị cao, tài liệu khẩn cấp hoặc hàng mẫu.

• • Vận chuyển đường hàng không: Tương đối nhanh, an toàn, phù hợp với hàng hóa có khối lượng lớn hơn chuyển phát nhanh.
  • Vận chuyển đường biển: Chi phí thấp nhất, phù hợp với hàng hóa khối lượng rất lớn, nhưng thời gian vận chuyển dài.
  • Vận chuyển đường bộ/đường sắt: Phù hợp cho các quốc gia láng giềng.
• Nhận xét: Lựa chọn dịch vụ vận chuyển phải dựa trên các yếu tố như: tính cấp thiết của hàng hóa,

          chi phí mong muốn, kích thước và trọng lượng của hàng hóa, và loại hàng hóa.

Hãy so sánh các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau về giá cả, thời gian giao hàng, độ tin cậy và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

4. Chuẩn bị giấy tờ và thủ tục hải quan

• Phân tích chi tiết: Các giấy tờ cần thiết thường bao gồm:
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chi tiết về mặt hàng, số lượng, giá trị, thông tin người gửi và người nhận.
  • Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết các mặt hàng trong kiện hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, kích thước.
  • Vận đơn (Bill of Lading – đường biển, Air Waybill – đường hàng không): Chứng từ vận chuyển do hãng vận tải cấp.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO):

Chứng minh nguồn gốc hàng hóa để được hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).

• • Các giấy phép đặc biệt:

Giấy phép y tế, kiểm dịch, giấy phép CITES (đối với động vật hoang dã, thực vật quý hiếm).

• Nhận xét:

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này là yếu tố then chốt để hàng hóa được thông quan nhanh chóng.

Sai sót trong giấy tờ có thể gây chậm trễ, phát sinh chi phí lưu kho hoặc thậm chí là rủi ro bị từ chối nhập khẩu.

5. Đóng gói hàng hóa

• Phân tích chi tiết: Đóng gói phải đảm bảo hàng hóa được bảo vệ an toàn trong suốt quá trình vận chuyển,

chịu được các va đập, rung lắc, thay đổi nhiệt độ và độ ẩm.

• • Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với từng loại hàng hóa (thùng carton chắc chắn, màng bọc chống sốc, xốp, giấy báo…).
  • Đối với hàng dễ vỡ, cần có ký hiệu “hàng dễ vỡ” rõ ràng.
  • Đảm bảo không còn khoảng trống trong thùng để tránh hàng hóa bị xê dịch.
  • Sử dụng băng dính chuyên dụng, chắc chắn.
• Nhận xét: Đóng gói kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây hư hỏng hàng hóa.

          Đừng tiếc chi phí cho việc đóng gói. Một gói hàng được đóng gói tốt thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp giảm thiểu rủi ro.

6. Khai báo thông tin và ký gửi

• Phân tích chi tiết: Sau khi đóng gói và chuẩn bị giấy tờ, bạn sẽ mang hàng hóa đến điểm tập kết của công ty

vận chuyển hoặc yêu cầu họ đến lấy. Tại đây, bạn sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu gửi hàng,

khai báo chi tiết về hàng hóa, giá trị, thông tin người gửi và người nhận.

• Nhận xét: Hãy đảm bảo mọi thông tin khai báo là chính xác và đầy đủ.

Kiểm tra kỹ lại tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận để tránh tình trạng giao hàng sai hoặc không liên lạc được.

7. Theo dõi hành trình đơn hàng

• Phân tích chi tiết: Hầu hết các dịch vụ vận chuyển quốc tế đều cung cấp mã theo dõi (tracking number)

để bạn có thể kiểm tra tình trạng và vị trí của kiện hàng.

• Nhận xét: Việc theo dõi hành trình đơn hàng giúp bạn nắm được tiến độ giao hàng, chủ động thông báo

cho người nhận và kịp thời xử lý nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào (ví dụ: hàng bị chậm, hàng bị giữ lại hải quan)

Xem thêm tại:

Gửi hàng có cần khai hải quan không ?

Dịch vụ booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh