Giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng quốc tế

Gửi hàng quốc tế không chỉ đơn giản là đóng gói, dán nhãn rồi gửi đi — bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để đảm bảo hàng hóa có thể thông quan một cách suôn sẻ, không bị giữ lại hoặc từ chối bởi hải quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về những loại tài liệu tối thiểu, vai trò của chúng, cũng như một số lưu ý quan trọng.

1. Tại sao giấy tờ quan trọng?

• Pháp lý & hải quan: Hải quan của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu đều cần hồ sơ rõ ràng để xác minh nội dung, giá trị, khối lượng hàng hóa. Nếu thiếu hoặc khai sai, hàng có thể bị giữ, phạt hoặc trả về.
• Tính minh bạch thương mại: Các bên (người gửi, người nhận, hãng vận chuyển) đều dựa vào giấy tờ để đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin khai báo.
• Tính chi phí: Giá trị khai báo (trên invoice) sẽ ảnh hưởng tới việc tính thuế, phí nhập khẩu. Packing list giúp xác định trọng lượng, kích thước kiện hàng — từ đó hãng vận chuyển có thể tính chi phí đúng hơn.
• Tránh tranh chấp: Khi có hợp đồng mua bán, invoice, packing list, bạn có bằng chứng rõ ràng nếu có tranh chấp về số lượng, chủng loại hàng hóa.

2. Những giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị

Dưới đây là những loại giấy tờ phổ biến được yêu cầu khi gửi hàng quốc tế, theo hướng dẫn từ Aramex và nhiều công ty logistics, cũng như quy định hải quan:

2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Đây là chứng từ rất quan trọng. Trên hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ: tên, địa chỉ người gửi và người nhận; mô tả chi tiết từng mặt hàng; số lượng; đơn giá; tổng giá trị; điều khoản giao hàng (Incoterms); mã HS nếu có.
• Invoice giúp hải quan định giá lô hàng để tính thuế, phí. Sai sót hoặc thiếu thông tin có thể dẫn tới việc khai báo sai hoặc kiểm tra kỹ hơn.
• Ngoài ra, nó cũng là cơ sở để thanh toán giữa người mua và người bán (nếu sử dụng hợp đồng).

2.2 Danh sách đóng gói (Packing List)

• Packing list (phiếu đóng gói) liệt kê chi tiết từng kiện hàng: nội dung từng kiện, kích thước, trọng lượng, số lượng mỗi mặt hàng.
• Vai trò: hải quan kiểm tra có thể dùng packing list để đối chiếu hàng thực tế, giảm rủi ro nhầm lẫn hoặc kiểm tra chi tiết.
• Với các lô hàng phức tạp (nhiều kiện, nhiều loại hàng), packing list là tài liệu rất hữu ích để minh bạch trong quy trình kiểm tra.

2.3 Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB)

• Đây là chứng từ do hãng vận chuyển cấp, xác nhận họ đã nhận hàng để vận chuyển.
• Vận đơn là bằng chứng hợp đồng vận chuyển, đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hóa.
• Tùy hình thức vận chuyển (đường biển hoặc đường hàng không), bạn sẽ sử dụng B/L hoặc AWB tương ứng.

2.4 Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

• Khi xuất khẩu, bạn cần khai tờ khai hải quan để hải quan kiểm tra thông tin lô hàng.
• Tờ khai thường được khai bằng hệ thống điện tử (như VNACCS/VCIS nếu ở Việt Nam).
• Trong tờ khai, bạn sẽ phải điền các thông tin như mô tả hàng hóa, mã HS, giá trị, thông tin người gửi/nhận…
• Khai đúng tờ khai rất quan trọng — sai sót dẫn đến khoá lô hàng, delay hoặc bị phạt.

2.5 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

• Đây là tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa (xuất xứ từ nước nào). Aramex nêu đây là giấy tờ quan trọng nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại.
• Không phải tất cả lô hàng đều yêu cầu C/O, nhưng nhiều thị trường nhập khẩu yêu cầu để áp thuế ưu đãi hoặc chứng minh xuất xứ.

2.6 Giấy phép xuất / nhập khẩu (nếu cần)

• Một số loại hàng hóa đặc biệt (như dược phẩm, hóa chất, thực phẩm) có thể yêu cầu giấy phép xuất hoặc nhập khẩu từ cơ quan quản lý chuyên ngành.
• Nếu thiếu giấy phép khi cần, lô hàng có thể bị giữ lại hoặc trả về, rất ảnh hưởng đến chi phí và thời gian.

2.7 Các giấy tờ khác (nếu có)

• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Nếu bạn mua bảo hiểm cho hàng hóa, giấy này chứng minh lô hàng được bảo hiểm đầy đủ.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc kiểm định chất lượng: Nếu hàng hóa yêu cầu kiểm dịch (ví dụ thực vật, thực phẩm) hoặc kiểm định chất lượng, bạn cần cung cấp giấy chứng nhận phù hợp.
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Đôi khi hải quan hoặc người nhận yêu cầu hợp đồng để xác minh thỏa thuận mua bán.

3. Một số lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ

• Kiểm tra yêu cầu của nước nhập khẩu: Mỗi quốc gia có thể quy định khác nhau về giấy tờ cần thiết — ví dụ có nước yêu cầu C/O, có nước không; một số yêu cầu giấy kiểm dịch hoặc giấy chứng nhận vệ sinh.
• Tính chính xác: Khi khai invoice, packing list, tờ khai hải quan — mọi thông tin phải đúng và thống nhất. Sai lệch dễ gây tranh cãi hoặc bị hải quan truy vấn.
• Sử dụng đơn vị logistics uy tín: Nếu bạn làm việc với một hãng như Aramex, họ có kinh nghiệm và có thể hướng dẫn bạn chuẩn bị giấy tờ đúng cách. Ví dụ, Aramex liệt kê rất rõ các giấy tờ cần thiết khi gửi hàng quốc tế.
• Chuẩn bị sẵn bản sao và bản gốc: Thường nên chuẩn bị bản gốc các giấy tờ quan trọng như invoice, tờ khai, C/O, nhưng cũng nên có bản sao để lưu trữ và gửi cho các bên liên quan.
• Theo dõi tiến trình hải quan: Sau khi khai báo, hãy theo dõi trạng thái thông quan (qua hệ thống hải quan hoặc qua đơn vị vận chuyển). Nếu có vấn đề, bạn cần kịp thời phản hồi để tránh trễ hàng.
• Lưu trữ hồ sơ: Sau khi gửi, giữ lại tất cả giấy tờ (invoice, packing list, vận đơn, tờ khai, v.v.) để đối chiếu trong trường hợp cần giải quyết khiếu nại hoặc kiểm tra sau này.

4. Trường hợp sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp

Nếu bạn không rành về thủ tục hải quan, hoặc lô hàng lớn và phức tạp, bạn có thể sử dụng dịch vụ khai báo hải quan thông qua bên trung gian (forwarder). Ví dụ, Indochina Post có dịch vụ khai báo hải quan đường bộ và cung cấp danh sách giấy tờ cần thiết như: hợp đồng, invoice, packing list, C/O, giấy kiểm dịch…
Họ cũng có kinh nghiệm mở tờ khai, truyền tờ khai điện tử và hỗ trợ nộp hồ sơ, giúp bạn giảm rủi ro sai sót.

5. Kết luận

• Việc chuẩn bị giấy tờ chính xác và đầy đủ là bước cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng khi gửi hàng quốc tế.
• Bộ tài liệu chủ yếu bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, Vận đơn, Tờ khai hải quan, C/O, và các giấy phép hoặc chứng nhận khác nếu hàng đặc biệt.
• Đầu tư thời gian để chuẩn bị giấy tờ đúng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm rủi ro hải quan và tạo uy tín với đối tác.
• Nếu chưa tự tin về thủ tục, bạn nên hợp tác với đơn vị logistics hoặc khai báo hải quan chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ.

Bài viết tham khảo thêm

• Các loại giấy tờ cần thiết khi gửi hàng quốc tế – Aramex Việt Nam (Vận Chuyển Quốc Tế Aramex Việt Nam)
• Dịch vụ hải quan đường bộ – Indochina Post (Indochina Post)

Nếu bạn muốn tôi làm một mẫu file giấy tờ (invoice + packing list + tờ khai) theo chuẩn quốc tế để dùng luôn, mình có thể làm — muốn thử làm như vậy không?