Nội Dung
Trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế, ngoài cước phí chính (freight charge), doanh nghiệp thường phải chi trả thêm nhiều khoản phí phụ khác. Những chi phí này giúp hãng vận chuyển bù đắp rủi ro, chi phí vận hành và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng “đội chi phí”, vượt ngân sách hoặc bị chậm tiến độ giao hàng.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại phí phát sinh phổ biến như COD, Fuel Surcharge, phí vùng xa (Remote Area)… và cách tối ưu chi phí khi gửi hàng quốc tế.
1. Phí COD (Cash on Delivery)
COD là phí thu tiền hộ khi giao hàng, thường áp dụng với các đơn hàng thương mại gửi đi nước ngoài hoặc khu vực nội địa.
1.1. Phí COD là gì?
Đây là khoản phí mà hãng vận chuyển thu khi bên vận chuyển thay mặt doanh nghiệp thu tiền từ người nhận. Sau khi thu đủ, hãng sẽ chuyển lại tiền về cho người gửi theo các hình thức: chuyển khoản, hoàn tiền vào ví hoặc thanh toán định kỳ.
1.2. Khi nào phát sinh phí COD?
- Khi người gửi yêu cầu đơn vị vận chuyển thu hộ tiền hàng.
- Khi người nhận chưa thanh toán trước và cần thanh toán khi nhận hàng.
- Một số nước yêu cầu thêm VAT hoặc phụ phí khi thu hộ.
1.3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
- Tỷ lệ phần trăm phí COD tùy theo nhà vận chuyển (thường 1–3%).
- Thời gian hoàn tiền kéo dài từ 5–15 ngày tùy chính sách.
- Tránh dùng COD cho đơn giá trị quá cao để hạn chế rủi ro khất hoặc từ chối nhận hàng.
2. Fuel Surcharge (Phụ phí nhiên liệu – FSC)
Fuel Surcharge là phụ phí nhiên liệu xuất hiện hầu hết trong lĩnh vực vận chuyển hàng không, đường biển và chuyển phát nhanh quốc tế.
2.1. Vì sao có phụ phí FSC?
Giá nhiên liệu thay đổi liên tục theo thị trường. Khi giá dầu tăng, hãng vận chuyển thêm phí FSC để bù đắp chi phí vận hành tàu, máy bay, xe tải.
2.2. Mức phí được tính như thế nào?
- Thường tính theo tỷ lệ % trên tổng cước vận chuyển.
- FSC thay đổi theo tuần, hai tuần hoặc hàng tháng, tùy hãng vận chuyển.
- Một số hãng tách FSC thành phụ phí nhiên liệu hàng không và đường bộ khác nhau.
2.3. Doanh nghiệp cần lưu ý
- Luôn yêu cầu báo giá all-in để tránh bất ngờ khi phát sinh FSC.
- Kiểm tra mức FSC tại thời điểm xuất hàng (mỗi tháng có thể thay đổi).
- Chọn đối tác vận chuyển có chính sách FSC minh bạch.
3. Phí Remote Area (Phí vùng xa – RA)
Remote Area Surcharge (RAS) là phụ phí áp dụng khi giao hàng tới các địa điểm xa xôi, khó tiếp cận, hoặc khu vực ngoài mạng lưới giao hàng tiêu chuẩn.
3.1. Khi nào phát sinh phí vùng xa?
- Khu vực cách trung tâm thành phố quá xa, dân cư thưa thớt.
- Đảo, đồi núi, biên giới, khu vực khó vận chuyển.
- Một số mã ZIP (bưu chính) thuộc vùng đặc biệt theo danh sách của hãng vận chuyển như DHL, FedEx, UPS.
3.2. Mức phí RAS thường bao nhiêu?
- Tính theo mỗi kiện hàng hoặc tính theo kg, tùy hãng.
- Dao động từ 10 – 40 USD/kiện.
- Một số nước có mức RAS cao hơn: Úc, Canada, New Zealand, Mỹ.
3.3. Cách xử lý để giảm phí vùng xa
- Xác minh postcode trước khi báo giá cho khách.
- Hướng khách giao nhận tại điểm pickup/drop-off để giảm chi phí.
- Chọn hãng có vùng phủ rộng để hạn chế RA.
4. Phí Oversize / Overweight (Phụ phí quá khổ – quá tải)
Nhiều lô hàng thương mại phát sinh phụ phí khi vượt kích thước hoặc trọng lượng tiêu chuẩn.
4.1. Khi nào bị tính oversize/overweight?
- Chiều dài > 120 cm hoặc 150 cm tùy hãng.
- Trọng lượng thực hoặc trọng lượng quy đổi quá cao.
- Hàng cồng kềnh cần vận chuyển thủ công hoặc bằng thiết bị chuyên dụng.
4.2. Lưu ý để không bị tính phí
- Đo kích thước chuẩn trước khi đóng hàng.
- Sử dụng thùng carton tiêu chuẩn quốc tế.
- Tối ưu đóng gói để giảm volume weight (trọng lượng quy đổi).
5. Phí Customs Clearance (Phí thông quan hải quan)
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường gặp phí này khi lô hàng cần kiểm tra hoặc yêu cầu khai báo đặc biệt.
Bao gồm:
- Phí khai báo hải quan (customs declaration)
- Phí kiểm tra thực tế
- Thuế nhập khẩu, VAT
- Phụ phí IT hoặc phí AMS (đối với hàng Mỹ)
6. Phí Address Correction (Sửa địa chỉ)
Phát sinh khi người gửi cung cấp sai địa chỉ người nhận, thiếu ZIP code hoặc nhập sai thông tin.
Hãng vận chuyển sẽ thu phí xử lý và điều chỉnh lộ trình.
Phí dao động 10 – 15 USD/lần, tùy hãng.
7. Phí Return (Hoàn hàng)
Nếu người nhận từ chối nhận, không thanh toán COD hoặc không làm thủ tục hải quan, hàng sẽ bị gửi trả lại.
Chi phí return thường cao bằng hoặc hơn cước gửi ban đầu.
8. Cách tối ưu để giảm phí phát sinh
- Kiểm tra kỹ postcode, thông tin người nhận.
- Yêu cầu báo giá chi tiết từng loại phí.
- Hạn chế gửi hàng cồng kềnh, tối ưu đóng gói.
- Rà soát FSC hằng tháng và cập nhật giá xăng dầu.
- Chọn đối tác logistics uy tín có chính sách minh bạch.
- Gửi hàng theo hợp đồng dài hạn để có mức phí thấp hơn.
9. Kết luận
Doanh nghiệp khi gửi hàng quốc tế cần hiểu rõ các loại phụ phí như COD, Fuel Surcharge, Remote Area… để tránh bị phát sinh ngoài mong muốn. Việc nắm rõ bảng phí, điều kiện áp dụng và chính sách của từng hãng vận chuyển giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao tính cạnh tranh.
Hiểu đúng – báo giá đúng – vận hành hiệu quả chính là chìa khóa để giảm thiểu chi phí logistics trong thương mại quốc tế.
