Nội Dung
Hướng dẫn dán nhãn vận đơn đúng chuẩn quốc tế: Tránh sai sót, hạn chế rủi ro
Trong vận chuyển quốc tế, nhãn vận đơn (shipping label) là yếu tố bắt buộc và đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện, phân loại và xử lý kiện hàng xuyên suốt hành trình. Chỉ một lỗi nhỏ khi dán nhãn cũng có thể khiến đơn hàng bị chậm, giao sai địa chỉ hoặc bị giữ tại kho trung chuyển. Vậy dán nhãn vận đơn thế nào là đúng chuẩn quốc tế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ nội dung nhãn, vị trí dán đến những lỗi cần tránh, giúp kiện hàng được xử lý trơn tru.
Nhãn vận đơn là gì?
Nhãn vận đơn là tem nhãn chứa toàn bộ thông tin nhận diện của một kiện hàng, bao gồm:
-
Mã vận đơn (Tracking number)
-
Thông tin người gửi
-
Thông tin người nhận
-
Địa chỉ giao hàng
-
Mã vạch (Barcode)
-
Tuyến vận chuyển, kho trung chuyển
Nhãn vận đơn được quét mã tự động tại các kho, sân bay và trung tâm phân loại, vì vậy việc dán đúng chuẩn là bắt buộc.
Vì sao cần dán nhãn vận đơn đúng chuẩn quốc tế?
Việc dán nhãn đúng chuẩn giúp:
-
Đảm bảo kiện hàng được nhận diện chính xác
-
Hạn chế nhầm lẫn trong quá trình phân loại
-
Giảm nguy cơ giao sai, thất lạc
-
Tránh bị trả hàng hoặc giữ hàng tại kho
-
Rút ngắn thời gian xử lý và giao nhận
Ngược lại, dán nhãn sai có thể gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
Thông tin bắt buộc trên nhãn vận đơn quốc tế
Mã vận đơn (Tracking Number)
-
In rõ ràng, dễ đọc
-
Không bị gấp, nhăn, che khuất
-
Phải trùng khớp với hệ thống vận chuyển
Thông tin người gửi (Shipper)
-
Tên đầy đủ
-
Địa chỉ chi tiết
-
Số điện thoại liên hệ
Giúp xử lý nhanh khi cần xác minh hoặc hoàn hàng.
Thông tin người nhận (Consignee)
-
Tên người nhận rõ ràng
-
Địa chỉ đầy đủ, đúng thứ tự quốc tế
-
Mã bưu chính (Postal Code)
-
Số điện thoại bắt buộc
Thiếu thông tin người nhận là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ.
Mã vạch (Barcode)
-
Không bị trầy xước
-
Không bị che bởi băng keo
-
In sắc nét, đúng kích thước tiêu chuẩn
Barcode là yếu tố quan trọng nhất để hệ thống tự động quét.
Vị trí dán nhãn vận đơn đúng chuẩn
Dán ở mặt lớn nhất của kiện hàng
-
Dán ở mặt phẳng, dễ nhìn
-
Tránh dán ở cạnh, góc hoặc đáy thùng
-
Không dán ở mặt có thể bị cọ xát nhiều
Không dán lên mép gấp hoặc đường nối thùng
-
Tránh làm nhãn bị cong, gãy
-
Tránh barcode bị biến dạng
Mỗi kiện hàng chỉ nên có 1 nhãn chính
Nếu cần dán thêm, phải:
-
Gỡ bỏ hoàn toàn nhãn cũ
-
Không để nhiều nhãn gây nhầm lẫn
Cách dán nhãn vận đơn đúng kỹ thuật
-
Dán phẳng, không bong mép
-
Không gấp đôi nhãn
-
Không dán chồng băng keo lên barcode
-
Có thể dùng túi nhựa trong suốt bảo vệ nhãn
Nhãn cần đọc được bằng mắt thường và máy quét.
Những lỗi thường gặp khi dán nhãn vận đơn
Dán nhãn lên thùng carton cũ
-
Nhãn cũ còn sót lại
-
Thông tin dễ gây nhầm lẫn
Dán nhãn không đúng chiều
-
Barcode đặt dọc sai quy chuẩn
-
Máy quét khó nhận diện
Dán nhiều nhãn vận đơn trên cùng kiện hàng
-
Hệ thống có thể quét nhầm mã
-
Gây sai tuyến hoặc giao sai địa chỉ
Nhãn bị rách, nhòe mực
-
In mờ
-
Dính nước hoặc ẩm
Các lỗi này đều có thể khiến kiện hàng bị tạm giữ để xử lý thủ công.
Có cần dán thêm nhãn phụ không?
Trong một số trường hợp, cần dán thêm nhãn phụ như:
-
“Fragile” (Hàng dễ vỡ)
-
“This side up” (Chiều đặt đúng)
-
Nhãn cảnh báo pin, chất lỏng (nếu được phép gửi)
Nhãn phụ giúp kho xử lý đúng cách nhưng không thay thế nhãn vận đơn chính.
Lưu ý khi dán nhãn cho hàng pallet, hàng nhiều kiện
-
Mỗi kiện/pallet phải có nhãn riêng
-
Dán nhãn ở ít nhất 2 mặt đối diện
-
Ghi rõ số kiện (1/3, 2/3, 3/3…)
Kết luận
Dán nhãn vận đơn đúng chuẩn quốc tế là bước nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hành trình vận chuyển. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu giúp giảm thiểu rủi ro, tránh chậm trễ và đảm bảo kiện hàng được xử lý tự động, chính xác.
Đối với người gửi hàng quốc tế thường xuyên, việc tuân thủ đúng quy chuẩn dán nhãn là yếu tố bắt buộc để vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Xem thêm:
Bí Quyết Chuẩn Bị Hàng Hóa Vận Chuyển Quốc Tế Tốt Nhất
