Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài

16
Th1

Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài 

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, nhu cầu gửi hàng ra nước ngoài của doanh nghiệp và cá nhân tăng mạnh. Tuy nhiên, không ít lô hàng bị chậm thông quan, giữ hàng hoặc trả về chỉ vì thiếu hoặc sai giấy tờ xuất khẩu.
Vậy các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ, đầy đủ và đúng quy định.

1. Vì sao giấy tờ xuất khẩu quốc tế lại quan trọng?

Giấy tờ xuất khẩu không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để:

  • Cơ quan hải quan xác định nguồn gốc, giá trị và mục đích hàng hóa

  • Đảm bảo hàng hóa không vi phạm quy định cấm hoặc hạn chế xuất khẩu

  • Giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi

Chỉ cần thiếu 1 chứng từ, lô hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra bổ sung hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu tại nước đến.

2. Các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài

2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất khẩu.

Nội dung bắt buộc gồm:

  • Thông tin người gửi – người nhận

  • Mô tả chi tiết hàng hóa (tên, chất liệu, công dụng)

  • Số lượng, đơn giá, tổng giá trị

  • Điều kiện giao hàng (Incoterms nếu có)

  • Quốc gia xuất xứ hàng hóa

Việc mô tả hàng càng chi tiết thì tỷ lệ thông quan càng cao.

2.2. Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List giúp hải quan và hãng vận chuyển kiểm tra cách đóng gói hàng hóa.

Bao gồm:

  • Số kiện hàng

  • Trọng lượng tịnh – trọng lượng cả bì

  • Kích thước từng kiện

  • Cách sắp xếp hàng trong kiện

Phiếu đóng gói phải khớp hoàn toàn với hóa đơn thương mại.

2.3. Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)

Vận đơn là chứng từ xác nhận đơn vị vận chuyển đã nhận hàng.

Tùy phương thức vận chuyển:

  • Đường biển: Bill of Lading (B/L)

  • Đường hàng không: Air Waybill (AWB)

  • Chuyển phát nhanh: Vận đơn hãng (DHL, FedEx, UPS…)

Thông tin trên vận đơn phải trùng khớp 100% với Invoice & Packing List.

Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài
Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài

2.4. Tờ khai hải quan xuất khẩu

Đây là chứng từ bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam.

Tờ khai thể hiện:

  • Mã HS hàng hóa

  • Trị giá khai báo

  • Thuế xuất khẩu (nếu có)

  • Thông tin người xuất khẩu

Nếu khai sai mã HS có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc giữ hàng.

3. Các giấy tờ bổ sung theo từng loại hàng

Không phải lô hàng nào cũng giống nhau. Một số mặt hàng cần giấy tờ chuyên ngành.

3.1. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

  • Áp dụng khi người nhận cần hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu

  • Chứng minh nguồn gốc sản xuất hàng hóa

Phổ biến: C/O Form A, B, D, E, AK, CPTPP…

3.2. Giấy kiểm dịch (Phytosanitary / Veterinary Certificate)

Bắt buộc với:

  • Thực phẩm

  • Nông sản

  • Thủy sản

  • Sản phẩm có nguồn gốc động – thực vật

Thiếu giấy kiểm dịch thì nguy cơ bị từ chối nhập khẩu rất cao.

3.3. Giấy hun trùng (Fumigation Certificate)

Áp dụng khi:

  • Hàng đóng trong thùng gỗ, pallet gỗ

  • Xuất khẩu sang các thị trường nghiêm ngặt như Mỹ, EU, Úc, Nhật

Gỗ phải đạt chuẩn ISPM 15.

3.4. Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn

Một số mặt hàng đặc thù:

  • Mỹ phẩm → CFS

  • Thiết bị điện → CO/CQ

  • Thực phẩm → Health Certificate

4. Giấy tờ cần thiết khi gửi hàng cá nhân ra nước ngoài

Với hàng phi thương mại (quà tặng, đồ cá nhân), hồ sơ đơn giản hơn:

  • Phiếu gửi hàng (theo mẫu hãng vận chuyển)

  • Hóa đơn hoặc bản kê giá trị hàng

  • CMND/CCCD người gửi

  • Giấy cam kết hàng không thuộc danh mục cấm

Tuy đơn giản nhưng vẫn phải khai báo trung thực giá trị hàng.

Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài
Các Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Ra Nước Ngoài

5. Những lỗi giấy tờ thường gặp khiến hàng bị giữ

  • Mô tả hàng hóa quá chung chung

  • Sai thông tin người nhận

  • Không khớp số liệu giữa Invoice & Packing List

  • Thiếu giấy chuyên ngành

  • Khai sai mục đích thương mại / phi thương mại

6. Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng ra nước ngoài là yếu tố then chốt quyết định tốc độ và tỷ lệ thông quan. Dù là doanh nghiệp hay cá nhân, bạn cần hiểu rõ:

  • Loại hàng đang gửi

  • Quy định của nước nhập khẩu

  • Bộ chứng từ phù hợp

Nếu không chắc chắn, hãy tham vấn đơn vị logistics chuyên nghiệp để tránh rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.

Xem thêm:

Bao bì ảnh hưởng thế nào đến tỷ lệ thông quan khi gửi hàng quốc tế

Bảo Hiểm Hàng Hóa Vận Chuyển Quốc Tế: Các Loại và Lợi Ích

Rate this post
tts_tanloc