Nội Dung
Trong hoạt động xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế, Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ cốt lõi để hải quan xác định bản chất hàng hóa, trị giá khai báo và nghĩa vụ thuế. Chỉ một sai sót nhỏ trong Invoice cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại, yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ hoặc phát sinh chi phí lưu kho ngoài dự kiến.
Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến Invoice bị từ chối và hướng dẫn soạn thảo đúng chuẩn ngay từ đầu.
1. Mô tả hàng hóa không rõ ràng hoặc không chính xác
Sai sót phổ biến:
- Ghi mô tả quá chung chung
- Không nêu tình trạng hàng hóa
- Không ghi chất liệu đối với hàng dệt may, phụ kiện
Vì sao bị từ chối?
Hải quan không thể xác định chính xác mã phân loại hàng hóa, mức thuế áp dụng hoặc chính sách quản lý chuyên ngành nếu mô tả thiếu chi tiết.
Cách ghi đúng:
- Nêu rõ tên hàng bằng tiếng Anh
- Thể hiện đặc tính cơ bản: dried, roasted, frozen, cotton 100%, stainless steel…
- Nếu là thực phẩm: ghi rõ dạng (powder, whole, sliced…)
Ví dụ chuẩn:
- Dried Cinnamon Sticks
- Roasted Macadamia Nuts
- Ground Black Pepper
- Cotton T-shirt 100% – New
Mô tả càng cụ thể, rủi ro bị giữ hàng càng thấp.
2. Khai báo giá trị không hợp lý hoặc thiếu đơn vị tiền tệ
Sai sót thường gặp:
-
Ghi giá trị 0 USD
-
Khai quá thấp so với giá thị trường
-
Không ghi rõ đơn vị tiền tệ
-
Không thể hiện đơn giá và tổng giá trị
Rủi ro phát sinh:
-
Bị nghi ngờ khai gian trị giá
-
Bị yêu cầu cung cấp thêm chứng từ
-
Bị điều chỉnh lại trị giá tính thuế
Cách trình bày đúng:
-
Ghi rõ Unit Price (đơn giá)
-
Ghi Total Value (tổng giá trị)
-
Nêu rõ loại tiền tệ: USD, EUR, MYR…
-
Dù là quà tặng vẫn phải khai giá trị hợp lý
Trị giá khai báo phải phù hợp với bản chất và số lượng hàng hóa.
3. Sai hoặc thiếu thông tin người gửi – người nhận
Invoice bắt buộc phải có thông tin đầy đủ của hai bên giao dịch.
Lỗi thường gặp:
-
Thiếu postcode
-
Sai tên pháp lý công ty
-
Không có số điện thoại liên hệ
-
Địa chỉ không trùng với vận đơn
Yêu cầu tối thiểu:
-
Tên đầy đủ
-
Địa chỉ chi tiết (đường, thành phố, bang/tỉnh, quốc gia)
-
Mã bưu chính
-
Số điện thoại quốc tế
Đối với doanh nghiệp, tên trên invoice phải trùng với đăng ký kinh doanh.
4. Thiếu ngày phát hành hoặc chữ ký
Invoice không có:
-
Invoice Date (ngày phát hành)
-
Chữ ký người xuất hóa đơn
có thể bị xem là không hợp lệ về mặt chứng từ.
Dù nhiều quốc gia không bắt buộc con dấu, việc ký tên vẫn giúp tăng tính pháp lý và độ tin cậy.
5. Không đồng nhất thông tin với vận đơn
Hải quan sẽ đối chiếu:
-
Số lượng trên invoice
-
Trọng lượng khai báo
-
Thông tin trên airway bill/bill of lading
Nếu chênh lệch lớn, lô hàng có thể bị kiểm tra thực tế.
Vì vậy:
-
Số lượng phải khớp hoàn toàn
-
Trọng lượng nên sát với thực tế
-
Tên hàng trên invoice và vận đơn phải thống nhất
6. Không khai Country of Origin (Xuất xứ hàng hóa)
Nhiều trường hợp invoice bị yêu cầu bổ sung vì thiếu thông tin xuất xứ.
Cần ghi rõ:
-
Country of Origin: Vietnam
Thông tin này đặc biệt quan trọng khi hàng thuộc nhóm thực phẩm, nông sản, nguyên liệu tự nhiên.
7. Cấu Trúc Invoice Chuẩn Quốc Tế
Một commercial invoice đầy đủ nên bao gồm:
-
Shipper (Người gửi)
-
Consignee (Người nhận)
-
Invoice Number
-
Invoice Date
-
Description of Goods
-
Quantity
-
Unit Price
-
Total Value
-
Currency
-
Country of Origin
-
Total Weight (Gross/Net)
-
Signature
Bố cục rõ ràng, trình bày chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng.
Kết Luận
Invoice bị từ chối không phải vì thủ tục phức tạp, mà chủ yếu do:
-
Mô tả hàng hóa thiếu chi tiết
-
Khai sai hoặc khai thiếu trị giá
-
Thiếu thông tin bắt buộc
-
Không đồng nhất với vận đơn
Giải pháp tốt nhất là chuẩn hóa mẫu invoice ngay từ đầu, tuân thủ cấu trúc quốc tế và khai báo trung thực, đầy đủ. Một invoice được soạn đúng chuẩn không chỉ giúp thông quan nhanh chóng mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh quốc tế.
Nếu bạn thường xuyên xuất hàng thực phẩm, gia vị, hạt dinh dưỡng hoặc hàng thương mại, việc xây dựng một mẫu invoice chuẩn cố định sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ về lâu dài.
Điều gì xảy ra nếu người nhận không liên lạc được?
Gửi đồ thổ cẩm Việt Nam đi Hàn Quốc có khó không?
