Những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp cho rằng hàng bị giữ lâu chủ yếu do kiểm hóa hoặc chính sách quản lý đặc biệt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một trong những nguyên nhân phổ biến nhất lại đến từ những lỗi nhỏ trong chứng từ.

Chỉ một sai sót về câu chữ, con số hoặc sự không đồng nhất giữa các giấy tờ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại nhiều ngày tại cảng hoặc sân bay, kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh.

Vậy những lỗi đó là gì? Và làm thế nào để hạn chế rủi ro? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

1. Vì sao chứng từ lại quan trọng trong thông quan?

Vì sao chứng từ lại quyết định tốc độ thông quan?

Trong vận chuyển quốc tế, hải quan không kiểm tra toàn bộ hàng hóa ngay từ đầu mà dựa chủ yếu vào bộ chứng từ khai báo. Những giấy tờ quan trọng thường bao gồm:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading hoặc Airway Bill
• Hợp đồng thuowngg ại
• Chứng nhận xuất xứ (nếu có)

Hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên các chứng từ này để:

• Xác định các loại hàng hóa
• Áp mã HS code và thuế suất
• Kiểm tra giá trị khai báo
• Xem xét chính sách quản lý chuyên ngành

Chỉ cần phát hiện điểm bất thường, lô hàng có thể bị chuyển sang diện kiểm tra bổ sung

2. Những lỗi nhỏ thường khiến hàng bị giữ nhiều ngày

🔹 Thông tin không đồng nhất giữa các chứng từ

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Ví dụ:

• Invoice ghi “Công ty TNHH ABC”

• Bill of Lading ghi “ABC Co., Ltd”

Hoặc địa chỉ người nhận thiếu số nhà, thiếu mã bưu chính.

Dù chỉ khác biệt nhỏ, hệ thống kiểm tra tự động vẫn có thể đánh dấu nghi vấn và yêu cầu xác minh.

🔹 Mô tả hàng hóa quá chung chung

Mô tả như:

• “Food”

• “Clothes”

• “Spare parts”

sẽ khiến hải quan khó xác định chính xác mặt hàng.

Thay vào đó nên ghi chi tiết:

• “Instant cereal powder – packaged dry food – 500g/bag”

• “Men cotton T-shirt – 100% cotton – size L”

• “Automotive brake pads – steel material – new”

Mô tả càng rõ, rủi ro bị giữ hàng càng thấp.

🔹 Sai mã HS Code

Sai HS Code có thể dẫn đến:

• Áp sai thuế suất

• Yêu cầu kiểm hóa

• Truy thu thuế và phạt hành chính

Nhiều doanh nghiệp sử dụng mã HS cũ hoặc tham khảo từ nguồn không chính thức.

Chỉ cần sai 1–2 số cuối cũng đủ để lô hàng bị giữ lại để phân loại lại.

🔹 Chênh lệch trọng lượng và số kiện

Hải quan thường đối chiếu:

• Trọng lượng trên vận đơn

• Trọng lượng trên Packing List

• Số kiện thực tế

Nếu có sự khác biệt, dù do nhập nhầm đơn vị kg/lbs, lô hàng có thể bị yêu cầu kiểm tra thực tế 100%.

🔹 Thiếu chữ ký, con dấu hoặc ngày tháng

Một số lỗi tưởng chừng rất nhỏ như:

• Invoice chưa ký

• Không có dấu công ty (nếu thị trường yêu cầu)

• Không ghi ngày phát hành

cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại để bổ sung.

🔹 Khai sai giá trị hàng hóa

Nếu giá khai báo thấp hơn nhiều so với giá thị trường, hải quan có thể:

• Yêu cầu cung cấp chứng từ thanh toán

• Giữ hàng để xác minh

• Truy thu thuế

Ngược lại, khai sai do nhầm lẫn cũng gây ra rủi ro tương tự.

3. Điều gì xảy ra khi hàng bị giữ do lỗi chứng từ?

Tùy mức độ sai sót, lô hàng có thể rơi vào các tình huống:

🔹 Yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa chứng từ
🔹 Chuyển sang kiểm hóa thực tế
🔹 Lưu kho tại cảng/sân bay
🔹 Phát sinh phí lưu container (demurrage)
🔹 Phát sinh phí lưu bãi (storage)
🔹 Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử phạt

Thời gian xử lý có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy quốc gia và mức độ sai sót.

4. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp dễ mắc lỗi chứng từ

Có nhiều lý do dẫn đến sai sót:

🔹 Sao chép chứng từ từ lô hàng cũ nhưng không cập nhật thông tin
🔹 Chỉnh sửa gấp, không kiểm tra lại
🔹 Thiếu quy trình kiểm soát nội bộ
🔹 Không cập nhật quy định mới về HS Code và thuế

Đặc biệt, khi khối lượng đơn hàng lớn, nguy cơ sai sót càng cao nếu không có quy trình chuẩn.

5. Làm sao để hạn chế tình trạng hàng bị giữ?

Để tránh những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày, doanh nghiệp nên:

✅ Kiểm tra chéo trước khi phát hành

So sánh thông tin giữa Invoice – Packing List – Bill of Lading để đảm bảo đồng nhất.

✅ Sử dụng checklist chuẩn

Tạo danh sách kiểm tra cố định trước mỗi lần xuất hàng.

✅ Cập nhật quy định thường xuyên

Theo dõi thay đổi về thuế suất, mã HS và chính sách quản lý.

✅ Làm việc với đơn vị logistics chuyên nghiệp

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ rà soát chứng từ trước khi khai báo, giúp giảm rủi ro đáng kể.

6. Vai trò của đơn vị vận chuyển trong xử lý sự cố

Các đơn vị logistics chuyên nghiệp thường:

• Kiểm tra chứng từ trước khi khai báo

• Thông báo sớm nếu phát hiện sai sót

• Hỗ trợ chỉnh sửa kịp thời

• Tư vấn phương án tối ưu chi phí

Việc hợp tác với đối tác có kinh nghiệm giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc hàng bị giữ tại cảng.

7. Kết luận

Những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày thường không xuất phát từ vấn đề lớn, mà từ sự thiếu cẩn trọng trong khâu kiểm tra cuối cùng.

Một sai sót nhỏ có thể kéo theo:

• Chậm tiến độ giao hàng

• Phát sinh chi phí lưu kho

• Mất uy tín với khách hàng

Do đó, việc kiểm soát chứng từ kỹ lưỡng trước khi gửi hàng là bước quan trọng không thể bỏ qua. Chủ động rà soát, cập nhật quy định và phối hợp với đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và an toàn hơn.

Tham khảo thêm:

Điều gì xảy ra nếu người nhận không liên lạc được?

Cut-off là gì trong vận chuyển quốc tế?