Các loại giấy tờ cần thiết khi gửi hàng quốc tế

1. Chứng từ vận chuyển (Shipping Documents):

• Vận đơn (Bill of Lading – B/L) / Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB):

  • Chi tiết: Đây là chứng từ quan trọng nhất do hãng vận chuyển (đường biển hoặc đường hàng không)

phát hành, xác nhận việc họ đã nhận hàng để vận chuyển. Vận đơn chứa các thông tin chi tiết về người gửi,

người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, điều khoản thanh toán cước phí…

• • Nhận xét: Vận đơn là bằng chứng pháp lý về hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và hãng vận chuyển.

Nó cũng là chứng từ cần thiết để người nhận có thể làm thủ tục nhận hàng tại cảng đích.

Việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ trên vận đơn là vô cùng quan trọng

để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan.

• Phiếu gửi hàng (Packing List):

  • Chi tiết: Liệt kê chi tiết nội dung của từng kiện hàng, bao gồm số lượng, trọng lượng,

kích thước và cách đóng gói của từng mặt hàng. Phiếu gửi hàng giúp cơ quan hải quan và người nhận

dễ dàng kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế với các chứng từ khác.

• • Nhận xét: Dù không phải là chứng từ bắt buộc trong mọi trường hợp, phiếu gửi hàng đặc biệt

hữu ích khi lô hàng có nhiều mặt hàng khác nhau hoặc được đóng gói trong nhiều kiện.

Nó giúp quá trình kiểm tra hàng hóa diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu nguy cơ bị giữ lại để kiểm tra chi tiết

2. Chứng từ thương mại (Commercial Documents):

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

  • Chi tiết: Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thương mại, do người bán

(người gửi hàng) phát hành, thể hiện thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, bao gồm tên và địa chỉ người bán,

người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán…

• • Nhận xét: Hóa đơn thương mại là căn cứ để xác định giá trị giao dịch, tính thuế xuất nhập khẩu và các loại phí khác.

Thông tin trên hóa đơn phải chính xác và phù hợp với các chứng từ khác.

Sai sót trong hóa đơn có thể dẫn đến việc trì hoãn thông quan và phát sinh chi phí không cần thiết.

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract):

  • Chi tiết: Thỏa thuận giữa người mua và người bán về các điều khoản của giao dịch mua bán hàng hóa,

bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, trách nhiệm của các bên…

• • Nhận xét: Hợp đồng mua bán không phải lúc nào cũng bắt buộc phải nộp cho cơ quan hải quan,

nhưng nó là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra. Trong một số trường hợp,

hải quan có thể yêu cầu xuất trình hợp đồng để làm rõ các thông tin liên quan đến giao dịch.

3. Chứng từ hải quan (Customs Documents):

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration):

  • Chi tiết: Văn bản khai báo thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu, được nộp cho cơ quan hải

quan để thực hiện các thủ tục thông quan. Tờ khai hải quan cần được điền đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật hải quan.

• • Nhận xét: Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc để hàng hóa được phép xuất khẩu.

Việc khai báo sai lệch thông tin có thể dẫn đến bị phạt hoặc thậm chí bị tịch thu hàng hóa.

• Giấy phép xuất khẩu (Export License) (nếu có):

  • Chi tiết: Đối với một số mặt hàng đặc biệt thuộc danh mục quản lý của nhà nước,

cần phải có giấy phép xuất khẩu do cơ quan có thẩm quyền cấp. Danh mục các mặt hàng cần

giấy phép xuất khẩu và thủ tục xin cấp phép khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và từng thời kỳ.

• • Nhận xét: Việc không có giấy phép xuất khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý sẽ khiến lô hàng

không thể được thông quan. Người gửi cần tìm hiểu kỹ quy định về giấy phép xuất khẩu

đối với mặt hàng của mình trước khi tiến hành gửi hàng.

4. Chứng từ khác (Other Documents):

• Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate) (nếu có):

  • Chi tiết: Chứng thư bảo hiểm xác nhận việc hàng hóa đã được mua bảo hiểm

trong quá trình vận chuyển, bảo vệ quyền lợi của người gửi hoặc người nhận trong trường hợp hàng hóa bị tổn thất hoặc hư hỏng.

• • Nhận xét: Mặc dù không bắt buộc, việc mua bảo hiểm hàng hóa là một biện pháp

phòng ngừa rủi ro hiệu quả, đặc biệt đối với các lô hàng có giá trị cao hoặc dễ bị tổn thất.

• Các chứng từ đặc biệt khác: Tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu,

           có thể cần các chứng từ đặc biệt khác như phiếu phân tích (Analysis Certificate), chứng nhận phù hợp (Certificate of Conformity)…

Xem thêm tại:

Các hình thức chuyển phát nhanh hiện nay

Dịch vụ vận chuyển cont quần áo