Nội Dung
Trong quá trình sử dụng dịch vụ vận chuyển quốc tế, thanh toán điện tử, hay thậm chí là mua bán online, việc phát sinh các loại phí không mong muốn là điều rất phổ biến. Những khoản phí này có thể nhỏ lẻ, nhưng khi cộng dồn lại sẽ trở thành gánh nặng tài chính đáng kể cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để phòng tránh hiệu quả những chi phí phát sinh này? Hãy cùng điểm qua các mẹo sau để quản lý ngân sách của bạn một cách thông minh hơn.
1. Đọc kỹ điều khoản và điều kiện dịch vụ
Nhiều người có thói quen bỏ qua phần “Terms & Conditions” khi sử dụng một dịch vụ nào đó. Đây chính là nơi mà các loại phí tiềm ẩn có thể được đề cập, chẳng hạn như:
- Phí lưu kho sau thời gian quy định.
- Phí hủy đơn hàng hoặc thay đổi lịch trình giao hàng.
- Phí xử lý hàng hóa đặc biệt hoặc quá khổ.
Mẹo: Trước khi ký hợp đồng hoặc thanh toán, hãy dành thời gian đọc kỹ các điều khoản, hỏi rõ nhà cung cấp dịch vụ về những loại phí có thể phát sinh ngoài bảng giá chính.
2. Khai báo hàng hóa trung thực và chính xác
Khi gửi hàng quốc tế, nhiều người thường khai thấp giá trị món hàng để tránh thuế. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến:
- Hàng bị giữ lại để kiểm tra.
- Phát sinh phí xử lý, lưu kho hoặc phạt vi phạm quy định hải quan.
- Mất quyền khiếu nại hoặc đền bù nếu hàng bị mất hoặc hư hỏng.
Mẹo: Hãy trung thực và chính xác khi điền tờ khai hải quan. Nếu không rõ về cách khai báo, hãy nhờ đơn vị vận chuyển tư vấn cụ thể.
3. Cân nhắc kích thước và trọng lượng hàng hóa
Các đơn vị vận chuyển quốc tế thường tính phí dựa trên khối lượng quy đổi hoặc trọng lượng thực tế – lấy mức nào lớn hơn. Do đó, bạn có thể bất ngờ khi:
- Một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh lại bị tính phí rất cao.
- Hàng đóng gói không tối ưu gây tốn diện tích và tăng chi phí.
Mẹo: Hãy tối ưu cách đóng gói để tiết kiệm không gian. Sử dụng thùng/hộp phù hợp, loại bỏ vật liệu không cần thiết và đảm bảo hàng hóa vẫn an toàn khi vận chuyển.
4. Chọn đúng phương thức vận chuyển phù hợp
Nhiều người có tâm lý “cứ chọn dịch vụ nhanh nhất cho an tâm”, tuy nhiên điều này lại kéo theo:
- Phí chuyển phát nhanh cao gấp nhiều lần so với phương thức tiết kiệm.
- Phí bảo hiểm và phụ phí nhiên liệu cũng cao hơn.
Mẹo: Nếu hàng không cần giao gấp, hãy chọn dịch vụ vận chuyển tiêu chuẩn hoặc tiết kiệm để tối ưu chi phí. Luôn so sánh ít nhất 2–3 nhà cung cấp dịch vụ trước khi quyết định.
5. Lưu ý thời gian giao dịch và tỷ giá quy đổi
Đối với các giao dịch thanh toán quốc tế, bạn có thể gặp phí chuyển đổi ngoại tệ, phí xử lý từ ngân hàng trung gian hoặc tỷ giá không minh bạch.
Mẹo:
- Sử dụng ví điện tử hoặc ngân hàng có tỷ giá tốt và minh bạch.
- Tránh giao dịch vào cuối tuần hoặc ngày lễ vì tỷ giá dễ biến động.
- Luôn kiểm tra tổng số tiền cuối cùng trước khi bấm “Xác nhận thanh toán”.
6. Xác nhận kỹ thông tin người nhận và địa chỉ giao hàng
Một lỗi nhỏ như ghi sai mã bưu chính, địa chỉ thiếu số nhà, hoặc số điện thoại không liên lạc được cũng có thể dẫn đến:
- Phí hoàn hàng.
- Phí lưu kho chờ xử lý.
- Trễ thời gian giao hàng làm phát sinh thêm phụ phí.
Mẹo: Trước khi gửi hàng, hãy xác nhận kỹ thông tin với người nhận. Nếu bạn là người kinh doanh online, hãy cài đặt form xác nhận thông tin đầy đủ trước khi chốt đơn.
7. Yêu cầu báo giá chi tiết trước khi sử dụng dịch vụ
Một trong những cách hiệu quả nhất để tránh chi phí phát sinh là đề nghị báo giá rõ ràng, chi tiết trước khi ký hợp đồng hay sử dụng dịch vụ, bao gồm:
- Phí vận chuyển cơ bản.
- Các phụ phí như phí xăng dầu, phí hàng cồng kềnh, phí vùng sâu vùng xa,…
- Thời gian hiệu lực của báo giá.
Mẹo: Hãy giữ lại bản báo giá dưới dạng văn bản hoặc email để có cơ sở đối chiếu nếu có tranh chấp sau này.
8. Làm việc với đối tác uy tín
Dù có áp dụng bao nhiêu mẹo, bạn vẫn có thể rơi vào “bẫy phí phát sinh” nếu lựa chọn đơn vị dịch vụ không uy tín. Những công ty thiếu chuyên nghiệp thường:
- Báo giá thấp để thu hút, sau đó tính thêm nhiều khoản phí phụ.
- Không minh bạch trong hợp đồng hoặc cách làm việc.
- Hỗ trợ chậm trễ khi có vấn đề phát sinh.
Mẹo: Hãy lựa chọn những đơn vị logistics, vận chuyển đã có uy tín trên thị trường và được khách hàng đánh giá tốt.
Kết luận
Việc tránh phát sinh các loại phí không mong muốn không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn, đặc biệt trong các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch quốc tế. Hãy chủ động tìm hiểu, đặt câu hỏi và lựa chọn đối tác dịch vụ uy tín để tránh “tiền mất tật mang”.
🔗 Bài viết liên quan:
- Những lưu ý khi gửi hàng đi quốc tế tiết kiệm chi phí – Aramex Việt Nam
- Cách tránh phí phát sinh khi gửi hàng quốc tế – IndochinaPost
