Cách tính trọng lượng quy đổi và tiết kiệm chi phí

Việc hiểu và tính toán trọng lượng quy đổi (chargeable weight) là rất quan trọng trong vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là bằng đường hàng không, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí bạn phải trả. Các nhà vận chuyển thường tính cước dựa trên trọng lượng lớn hơn giữa trọng lượng thực tế (Gross Weight – GW) và trọng lượng thể tích (Volume Weight – VW) của kiện hàng.

Cách tính Trọng lượng quy đổi

Trọng lượng quy đổi (Chargeable Weight) là trọng lượng được dùng để tính cước vận chuyển, và nó sẽ là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích.

1. Trọng lượng thực tế (Gross Weight – GW)

Đây là trọng lượng đo được của kiện hàng khi đặt lên bàn cân, bao gồm cả bao bì. Đơn vị thường là Kilogram (kg).

2. Trọng lượng thể tích (Volume Weight – VW)

Là trọng lượng được tính toán dựa trên kích thước ba chiều của kiện hàng (dài, rộng, cao), nhằm phản ánh không gian mà kiện hàng chiếm chỗ trên phương tiện vận chuyển.

Công thức tính trọng lượng thể tích phổ biến:

• Đối với hàng không quốc tế và chuyển phát nhanh quốc tế:

VolumeWeight(kg)=5000Daˋi(cm)×Rộng(cm)×Cao(cm)​(Hệ số 5000 là quy ước quốc tế cho hàng express, chuyển phát nhanh)

• Đối với hàng không nội địa (AIR Cargo):

VolumeWeight(kg)=6000Daˋi(cm)×Rộng(cm)×Cao(cm)​(Hệ số 6000 thường áp dụng cho hàng không thông thường, tùy thuộc vào hãng vận chuyển)

• Đối với vận chuyển đường bộ:

  • Nội địa:3000 Dài (cm) × Rộng (cm) × Cao (cm)​* Quốc tế:5000Dài (cm) × Rộng (cm) × Cao (cm)​

• Đối với vận chuyển đường biển:

  • Thường quy đổi:1CBM(m3)=1000kg=1ta^ˊn* Công thức:1000Daˋi(cm)×Rộng(cm)×Cao(cm)​(nếu dùng cm)

Ví dụ: Bạn muốn gửi một kiện hàng bằng đường hàng không quốc tế có:

• Trọng lượng thực tế: 10 kg
• Kích thước: Dài 50 cm, Rộng 40 cm, Cao 30 cm

Bước 1:

Tính trọng lượng thể tích (dùng hệ số 5000 cho hàng không quốc tế):

VolumeWeight=500050×40×30​=500060000​=12kg

Bước 2:

So sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích:

• Trọng lượng thực tế = 10 kg
• Trọng lượng thể tích = 12 kg

Bước 3:

Chọn giá trị lớn hơn làm trọng lượng tính cước: Trong trường hợp này, 12 kg lớn hơn 10 kg, vậy cước phí sẽ được tính dựa trên 12 kg.

Cách tiết kiệm chi phí vận chuyển

Để tiết kiệm chi phí vận chuyển, đặc biệt là khi hàng hóa của bạn có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ (thường bị tính theo trọng lượng quy đổi), bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

Đóng gói hàng hóa hợp lý:

• • Tối ưu kích thước:

Sử dụng thùng/hộp có kích thước vừa đủ với hàng hóa. Tránh đóng gói quá lỏng lẻo khiến hàng bị cồng kềnh, chiếm nhiều không gian hơn mức cần thiết, dẫn đến tăng trọng lượng thể tích.

• • Giảm vật liệu đóng gói thừa:

Hạn chế sử dụng quá nhiều vật liệu đệm (xốp, giấy báo…) nếu không cần thiết, vì chúng có thể làm tăng kích thước và trọng lượng tổng thể của kiện hàng.

• • Tháo rời các bộ phận (nếu có thể):

Đối với các mặt hàng có thể tháo rời, hãy tháo chúng ra để giảm kích thước đóng gói, giúp giảm trọng lượng thể tích.

Lựa chọn hình thức gửi hàng phù hợp:

• • Cân nhắc thời gian và chi phí:

Nếu không quá gấp, hãy chọn các dịch vụ chuyển phát tiết kiệm (đường bộ, đường biển) thay vì đường hàng không, vì cước phí thường thấp hơn đáng kể.

• • Tìm hiểu các gói dịch vụ:

Nhiều công ty vận chuyển có các gói dịch vụ khác nhau với mức giá ưu đãi cho các loại hàng hóa hoặc khối lượng nhất định.

Quản lý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển:

• • Tối ưu hóa định tuyến:

Nếu bạn có nhiều đơn hàng, việc lập kế hoạch tuyến đường vận chuyển hiệu quả có thể giúp giảm chi phí nhiên liệu và thời gian.

• • Gom hàng:

Nếu có thể, hãy gom nhiều đơn hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để được hưởng mức giá ưu đãi hơn cho khối lượng lớn.

Đàm phán với đơn vị vận chuyển

: Nếu bạn là doanh nghiệp có lượng hàng gửi thường xuyên, hãy ký hợp đồng dài hạn với các đơn vị vận chuyển uy tín để nhận được mức giá ưu đãi và các chính sách hỗ trợ tốt hơn.

Sử dụng dịch vụ Fulfillment:

• • Đối với các shop kinh doanh online, việc sử dụng dịch vụ fulfillment (kho bãi, đóng gói, vận chuyển trọn gói) có thể giúp tối ưu hóa chi phí và quy trình vận chuyển một cách chuyên nghiệp.

Việc nắm rõ cách tính trọng lượng quy đổi và áp dụng các mẹo tiết kiệm chi phí sẽ giúp bạn quản lý ngân sách vận chuyển hiệu quả hơn, đặc biệt là trong bối cảnh giá cước vận chuyển ngày càng biến động.