Nội Dung
Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ và nhu cầu gửi hàng quốc tế ngày càng tăng cao, việc theo dõi trạng thái đơn hàng trở nên cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, không ít trường hợp người gửi hoặc người nhận rơi vào tình huống lo lắng khi đơn hàng bị “treo”, không cập nhật trạng thái trên hệ thống trong một thời gian dài. Vậy nguyên nhân là gì và cách xử lý ra sao?
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để chủ động xử lý và đảm bảo đơn hàng được vận chuyển an toàn, đúng lịch trình.
1. Đơn Hàng Bị “Treo” Là Gì?
“Treo đơn” hay treo trạng thái đơn hàng là thuật ngữ không chính thức để chỉ tình trạng đơn hàng không thay đổi trạng thái vận chuyển trong một thời gian nhất định, thường từ 2 – 5 ngày hoặc lâu hơn, tùy dịch vụ và loại hình chuyển phát.
Ví dụ: Đơn hàng của bạn đã được nhập kho và có mã vận đơn, nhưng suốt 4 – 5 ngày vẫn chỉ hiển thị “Đang xử lý” hoặc “Đang chờ gửi đi”, không có bất kỳ cập nhật gì mới về việc xuất kho, vận chuyển hay đến kho đích.
2. Nguyên Nhân Khiến Đơn Hàng Không Cập Nhật Trạng Thái
Có nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng bị “treo” hoặc ngừng cập nhật trạng thái. Dưới đây là một số lý do phổ biến:
🔸 1. Lỗi hệ thống quét mã
Các công ty vận chuyển quốc tế sử dụng hệ thống quét mã vạch tự động tại các điểm trung chuyển (hub). Nếu đơn hàng không được quét đúng cách hoặc hệ thống gặp trục trặc, trạng thái sẽ không được cập nhật dù hàng vẫn đang di chuyển.
🔸 2. Hàng bị kẹt tại kho trung chuyển
Đơn hàng có thể đang bị giữ lại ở kho trung chuyển vì nhiều lý do như quá tải, thời tiết xấu, hoặc thiếu giấy tờ hải quan.
🔸 3. Chậm khai báo hải quan
Với các lô hàng quốc tế, nếu gặp vấn đề trong khai báo hải quan, hàng có thể bị giữ lại để bổ sung chứng từ, chờ phê duyệt hoặc kiểm tra thực tế.
🔸 4. Nhập sai mã vận đơn
Một số trường hợp khách hàng tra cứu sai mã hoặc nhầm hệ thống tra cứu khiến không thấy bất kỳ trạng thái nào, dẫn đến hiểu nhầm là “treo đơn”.
🔸 5. Trục trặc khi chuyển tuyến
Khi hàng chuyển tiếp từ nhà vận chuyển chính sang đối tác tại nước đến, có thể xảy ra lỗi đồng bộ dữ liệu khiến trạng thái không được cập nhật trong hệ thống của bạn.
3. Cách Xử Lý Khi Đơn Hàng Bị Treo Trạng Thái
✅ 1. Xác minh lại mã vận đơn
Trước tiên, bạn hãy kiểm tra mã vận đơn có đúng hay không, nhập vào website tra cứu chính thức của nhà vận chuyển để đảm bảo đang kiểm tra đúng nơi.
💡 Mẹo: Với các dịch vụ gửi hàng quốc tế như DHL, UPS, FedEx, Aramex, bạn có thể dùng website chính thức hoặc app theo dõi đơn hàng bằng mã tracking.
✅ 2. Kiểm tra thời gian vận chuyển tiêu chuẩn
Có nhiều trường hợp khách hàng lo lắng “đơn hàng bị treo” nhưng thực tế vẫn nằm trong thời gian vận chuyển tiêu chuẩn của dịch vụ tiết kiệm (economy shipping).
Bạn nên đối chiếu thời gian cam kết (ví dụ: 5 – 7 ngày làm việc), chưa nên lo lắng nếu đơn mới đi được 3 – 4 ngày.
✅ 3. Liên hệ tổng đài / chăm sóc khách hàng
Nếu đơn hàng không có bất kỳ thay đổi trạng thái trong hơn 3 – 5 ngày (tùy dịch vụ), bạn nên chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển để được kiểm tra nội bộ.
Khi liên hệ, cần chuẩn bị:
- Mã vận đơn
- Ngày gửi
- Tên người gửi & người nhận
- Nội dung hàng hóa (nếu có)
Một số đơn vị có hỗ trợ qua hotline, email hoặc chatbot trực tuyến. Bạn có thể yêu cầu nhân viên kiểm tra log nội bộ, giúp xác minh đơn có bị treo thực sự hay không.
✅ 4. Yêu cầu truy soát đơn hàng
Nếu đơn hàng bị thất lạc hoặc giữ lại quá lâu, bạn có thể gửi yêu cầu truy soát chính thức đến đơn vị vận chuyển.
Thời gian xử lý thường mất 3 – 7 ngày làm việc, tùy vào chính sách của từng công ty. Sau khi truy soát, bạn sẽ nhận được thông báo về tình trạng hàng hóa, và nếu có lỗi, có thể được bồi thường theo điều khoản dịch vụ.
✅ 5. Cập nhật cho người nhận
Trong trường hợp gửi hàng cho khách hoặc đối tác ở nước ngoài, đừng quên chủ động thông báo tình hình và giải thích lý do chậm trễ nếu có. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp duy trì uy tín thương hiệu.
4. Mẹo Hạn Chế Tình Trạng Đơn Hàng Bị Treo
- Khai báo đầy đủ thông tin đơn hàng, rõ ràng và chính xác
- Lựa chọn dịch vụ vận chuyển uy tín, có hệ thống tracking tốt
- Tránh gửi hàng vào dịp cao điểm (Tết, Black Friday, Giáng Sinh…)
- Theo dõi đơn hàng định kỳ, tránh để trôi thông tin quá lâu
- Lưu giữ hóa đơn và chứng từ khi gửi hàng để dễ đối chiếu nếu cần xử lý sự cố
5. Nên Gửi Hàng Qua Đơn Vị Nào Để Tránh Rủi Ro?
🔹 Indochina Post – Linh hoạt, chuyên nghiệp
Indochina Post cung cấp dịch vụ gửi hàng trong và ngoài nước với hệ thống tracking dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng tận tâm. Đặc biệt, công ty có bộ phận xử lý sự cố đơn hàng nhanh chóng, giúp khách hàng yên tâm hơn khi gửi hàng mẫu, hàng thương mại hoặc hàng cá nhân.
🔹 Aramex Việt Nam – Toàn cầu, tối ưu chi phí
Aramex có thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến Trung Đông, châu Á và châu Âu. Hệ thống theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn xử lý nhanh nếu đơn hàng gặp vấn đề.
Kết Luận
Việc đơn hàng bị “treo” hay không cập nhật trạng thái tuy khá phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng là dấu hiệu tiêu cực. Điều quan trọng là bạn cần chủ động theo dõi, kiểm tra đúng hệ thống, liên hệ đúng kênh hỗ trợ để xử lý kịp thời.
Chọn đúng đối tác vận chuyển uy tín và nắm rõ quy trình xử lý sẽ giúp bạn tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và bảo vệ uy tín với khách hàng, đối tác trong và ngoài nước.
🔗 Bài viết liên quan:
- Cách xử lý sự cố khi đơn hàng quốc tế bị kẹt – Hướng dẫn từ Aramex Việt Nam
- Xử lý đơn hàng chậm cập nhật trạng thái – Giải pháp từ Indochina Post
