Nội Dung
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, dù lựa chọn dịch vụ uy tín đến đâu thì rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa vẫn có thể xảy ra. Đây là vấn đề gây không ít phiền toái cho cả người gửi lẫn người nhận, đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh hoặc vận chuyển hàng quốc tế. Việc hiểu rõ cách xử lý khi gặp sự cố sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi và hạn chế thiệt hại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện khi hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng.
1. Kiểm tra thông tin vận đơn và theo dõi hành trình
Khi phát hiện hàng không đến đúng hạn hoặc có dấu hiệu hư hỏng, việc đầu tiên là kiểm tra số vận đơn (tracking number). Bạn có thể truy cập vào website của đơn vị vận chuyển (ví dụ: Aramex, Indochina Post, DHL, FedEx…) để tra cứu lộ trình hàng hóa.
Việc theo dõi giúp bạn biết đơn hàng đang ở đâu, có bị kẹt ở khâu hải quan, bưu cục hay trung chuyển nào hay không. Trong một số trường hợp, đơn hàng chỉ bị chậm trễ chứ chưa thất lạc hoàn toàn.
2. Liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển
Nếu sau khi kiểm tra vẫn không tìm thấy vị trí cụ thể của đơn hàng, bạn cần liên hệ ngay với bộ phận chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển.
Một số thông tin cần chuẩn bị:
- Mã vận đơn
- Ngày gửi hàng
- Thông tin người gửi và người nhận
- Mô tả hàng hóa, giá trị, kích thước, trọng lượng
- Hình ảnh chụp kiện hàng trước khi gửi (nếu có)
Việc cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp nhân viên hỗ trợ tra cứu nhanh hơn và có hướng xử lý kịp thời.
3. Kiểm tra chính sách bảo hiểm và bồi thường
Các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp thường có chính sách bảo hiểm và đền bù thiệt hại rõ ràng. Nếu hàng hóa của bạn bị hư hỏng do lỗi vận chuyển, hoặc thất lạc không thể truy tìm, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu bồi thường.
Lưu ý:
- Phải khai báo giá trị hàng hóa rõ ràng khi gửi.
- Có biên nhận hoặc hóa đơn giao nhận đầy đủ.
- Một số mặt hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng cần được đóng gói đúng quy chuẩn (có thể yêu cầu đóng gói chuyên nghiệp để được bảo hiểm).
4. Cung cấp hình ảnh, bằng chứng cụ thể
Khi yêu cầu đền bù hoặc khiếu nại, bạn nên chuẩn bị đầy đủ hình ảnh kiện hàng trước và sau khi nhận, cũng như video mở kiện hàng (nếu có). Ngoài ra, lưu giữ các hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, và các tin nhắn/email trao đổi với bên vận chuyển cũng rất quan trọng.
Đây là những chứng cứ quan trọng để chứng minh thiệt hại và giúp quá trình xử lý khiếu nại diễn ra suôn sẻ hơn.
5. Khiếu nại bằng văn bản nếu
Nếu sau khi phản ánh nhưng không nhận được phản hồi thoả đáng hoặc quá trình xử lý chậm trễ, bạn có thể thực hiện khiếu nại bằng văn bản gửi đến trụ sở hoặc email chính thức của đơn vị vận chuyển.
Hãy giữ thái độ lịch sự, trình bày rõ ràng vấn đề, kèm theo bằng chứng cụ thể. Thông thường, đơn vị vận chuyển có trách nhiệm phản hồi trong vòng 7–15 ngày làm việc tuỳ theo quy định nội bộ.
6. Đề phòng bằng cách chọn dịch vụ uy tín và đóng gói đúng cách
Để hạn chế tối đa rủi ro, bạn nên:
- Chọn đơn vị vận chuyển uy tín với chính sách minh bạch và dịch vụ bảo hiểm rõ ràng.
- Đóng gói hàng hóa cẩn thận, đặc biệt với hàng dễ vỡ, hàng điện tử, thực phẩm,…
- Dán nhãn cảnh báo trên kiện hàng nếu cần thiết: “Hàng dễ vỡ”, “Không lật ngược”, “Giữ khô ráo”…
- Ghi rõ thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại), tránh sai sót gây thất lạc.
7. Đối với hàng hóa quốc tế – chú ý thủ tục hải quan
Hàng hóa bị giữ lại hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển quốc tế có thể do lý do hải quan. Vì vậy:
- Cần khai báo đúng loại hàng và giá trị khi gửi.
- Chuẩn bị đúng giấy tờ theo yêu cầu từng quốc gia.
- Hợp tác nhanh chóng nếu có yêu cầu bổ sung từ hải quan hoặc đơn vị vận chuyển.
8. Kết luận
Việc hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng là điều không ai mong muốn, nhưng có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Điều quan trọng là bạn cần bình tĩnh, nắm rõ quy trình xử lý, giữ lại bằng chứng và hợp tác với đơn vị vận chuyển. Chủ động tìm hiểu và chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa thiệt hại.
🔗 Xem thêm:
- Cách xử lý khi đơn hàng bị “treo” / không cập nhật trạng thái – Aramex.vn
- Dịch vụ vận chuyển an toàn và chính sách bảo hiểm hàng hóa – Indochinapost.com
