Chữ Ký & Con Dấu Trên Chứng Từ Quan Trọng Thế Nào?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp tập trung vào giá trị hàng hóa, mã HS, thuế suất… nhưng lại xem nhẹ một yếu tố tưởng chừng rất nhỏ: chữ ký và con dấu trên chứng từ. Thực tế, đây lại là nguyên nhân khiến không ít lô hàng bị giữ tại hải quan nhiều ngày, thậm chí bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.

Vậy chữ ký và con dấu có thực sự quan trọng? Và nếu thiếu hoặc sai thì hậu quả ra sao?

1. Vì sao chữ ký & con dấu lại quan trọng?

Chữ ký và con dấu thể hiện:

• Tính pháp lý của chứng từ

• Trách nhiệm của doanh nghiệp phát hành

• Sự xác nhận nội dung kê khai là đúng sự thật

• Tính hợp lệ để thông quan, thanh toán quốc tế

Trong thương mại quốc tế, chứng từ không chỉ là giấy tờ nội bộ mà là cơ sở pháp lý giữa nhiều bên: người xuất khẩu, người nhập khẩu, ngân hàng, hãng tàu và cơ quan hải quan.

Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu sai vị trí có thể khiến chứng từ bị xem là không hợp lệ.

2. Những chứng từ bắt buộc phải có chữ ký & con dấu

Tùy từng loại hình xuất khẩu, nhưng thông thường các chứng từ sau cần ký và đóng dấu:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Phải có chữ ký người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền.

• Packing List

Một số quốc gia yêu cầu ký tên và đóng dấu để xác nhận số lượng, quy cách đóng gói.

• Certificate of Origin (CO)

CO bắt buộc có chữ ký và dấu của cơ quan cấp. Nếu thiếu, CO sẽ không được chấp nhận để hưởng ưu đãi thuế.

• Hợp đồng ngoại thương

Thiếu chữ ký của một bên có thể khiến hợp đồng mất giá trị pháp lý.

3. Những lỗi phổ biến khiến hàng bị giữ

Rất nhiều lô hàng bị trì hoãn chỉ vì các lỗi nhỏ như:

• Ký bằng bút chì hoặc chữ ký scan không được chấp nhận

• Người ký không đúng thẩm quyền

• Con dấu mờ, đóng chồng lên nội dung quan trọng

• Ký nhưng quên đóng dấu (hoặc ngược lại)

• Chữ ký trên các chứng từ không đồng nhất

Đặc biệt với các thị trường khó tính như EU, Mỹ, Nhật Bản, chỉ cần sai lệch nhỏ cũng có thể bị yêu cầu bổ sung bản gốc.

4. Trường hợp nào không cần con dấu?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng:

• Hóa đơn điện tử

• Chữ ký số

• Chứng từ điện tử

Trong một số giao dịch quốc tế, con dấu không bắt buộc nếu hai bên đã thỏa thuận. Tuy nhiên, khi làm thủ tục hải quan, cơ quan chức năng vẫn có thể yêu cầu bản cứng có ký tên đầy đủ.

Vì vậy, cần kiểm tra quy định cụ thể của từng nước nhập khẩu.

5. Cách đảm bảo chứng từ hợp lệ ngay từ đầu

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên:

✔ Kiểm tra người ký có đúng thẩm quyền
✔ Đóng dấu rõ ràng, đúng vị trí
✔ Đảm bảo chữ ký đồng nhất trên các chứng từ
✔ Chuẩn bị bản gốc khi cần đối chiếu
✔ Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Một quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho.

Kết luận

Chữ ký và con dấu không chỉ là hình thức mà là yếu tố pháp lý quyết định tính hợp lệ của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Một sai sót nhỏ có thể khiến hàng bị giữ nhiều ngày, phát sinh chi phí không đáng có.

Trong thương mại quốc tế, sự cẩn trọng ở từng chi tiết chính là chìa khóa giúp lô hàng thông quan nhanh chóng và an toàn.

Xem thêm:

Vì Sao Invoice Bị Từ Chối? Cách Viết Chuẩn Tránh Rủi Ro

Vận tải đa phương thức là gì và những điều cần biết