Nội Dung
Trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc giao hàng thành công không chỉ phụ thuộc vào quá trình vận chuyển mà còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng liên lạc với người nhận. Thực tế, nhiều đơn hàng bị trì hoãn hoặc phát sinh chi phí vì đơn vị vận chuyển không thể liên hệ được với người nhận tại điểm giao.
Vậy nếu người nhận không liên lạc được thì kiện hàng sẽ được xử lý như thế nào? Người gửi cần làm gì để hạn chế rủi ro này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Vì sao đơn vị vận chuyển cần liên hệ với người nhận?
Trước khi giao hàng, đơn vị vận chuyển thường cần xác nhận một số thông tin quan trọng với người nhận nhằm đảm bảo việc giao hàng diễn ra thuận lợi.
Các mục đích liên hệ phổ biến gồm:
- Xác nhận địa chỉ giao hàng chính xác
- Thông báo thời gian giao dự kiến
- Hướng dẫn thanh toán thuế hoặc phí nhập khẩu (nếu có)
- Xác nhận người nhận có mặt để nhận hàng
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh khi giao hàng
Nếu không thể liên lạc với người nhận, quá trình giao hàng có thể bị gián đoạn.
2. Điều gì xảy ra khi người nhận không liên lạc được?
Tùy theo chính sách của từng đơn vị vận chuyển, kiện hàng sẽ được xử lý theo nhiều bước khác nhau.
🔹 Tạm hoãn giao hàng
Thông thường, đơn vị vận chuyển sẽ cố gắng liên hệ với người nhận nhiều lần qua điện thoại, email hoặc tin nhắn. Nếu không thể liên lạc, kiện hàng sẽ được tạm giữ tại kho giao nhận trong thời gian nhất định.
🔹 Giao hàng lại nhiều lần
Một số hãng vận chuyển có thể thử giao lại trong những ngày tiếp theo. Tuy nhiên, số lần giao lại thường bị giới hạn. Nếu vẫn không thể liên hệ, hàng sẽ chuyển sang trạng thái xử lý tiếp theo.
🔹 Lưu kho và phát sinh chi phí
Nếu kiện hàng bị giữ tại kho quá lâu do không liên lạc được với người nhận, có thể phát sinh phí lưu kho hoặc phí xử lý bổ sung.
🔹 Hoàn trả hàng về người gửi
Trong trường hợp không thể giao hàng và không có hướng xử lý từ người gửi, kiện hàng có thể bị hoàn trả về quốc gia xuất phát. Người gửi thường phải thanh toán thêm chi phí vận chuyển hoàn trả.
3. Những nguyên nhân khiến người nhận không liên lạc được
Có nhiều lý do khiến đơn vị vận chuyển không thể kết nối với người nhận, bao gồm:
🔹 Thông tin người nhận không chính xác
- Sai số điện thoại
- Sai địa chỉ email
- Thiếu mã bưu chính hoặc thông tin địa chỉ chi tiết
🔹 Người nhận không có mặt tại địa chỉ giao hàng
Trong nhiều trường hợp, người nhận đi công tác, chuyển nhà hoặc không sắp xếp thời gian nhận hàng.
🔹 Người nhận chưa hoàn thành thủ tục nhập khẩu
Một số quốc gia yêu cầu người nhận cung cấp giấy tờ hoặc thanh toán thuế trước khi giao hàng. Nếu người nhận không phản hồi, kiện hàng sẽ bị giữ lại.
4. Thời gian lưu kho khi không liên lạc được với người nhận
Thời gian lưu kho phụ thuộc vào quy định của từng hãng vận chuyển và quốc gia nhập khẩu. Thông thường:
- Kiện hàng có thể được lưu kho từ vài ngày đến vài tuần
- Sau thời gian lưu kho, hàng có thể bị hoàn trả hoặc tiêu hủy nếu không có hướng xử lý
Việc chậm phản hồi có thể khiến người gửi phải chịu thêm chi phí phát sinh.
5. Người gửi cần làm gì khi xảy ra tình huống này?
Nếu nhận được thông báo người nhận không liên lạc được, người gửi nên:
✅ Kiểm tra lại thông tin người nhận
Xác nhận lại số điện thoại, địa chỉ và email để đảm bảo thông tin chính xác.
✅ Chủ động liên hệ với người nhận
Người gửi nên thông báo cho người nhận về tình trạng kiện hàng và hướng dẫn họ liên hệ với đơn vị vận chuyển.
✅ Làm việc với đơn vị vận chuyển
Liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để cập nhật tình trạng đơn hàng và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
6. Làm sao để hạn chế rủi ro người nhận không liên lạc được?
Để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ, bạn nên:
🔹 Cung cấp thông tin người nhận đầy đủ
- Họ tên chính xác
- Số điện thoại đang sử dụng
- Địa chỉ chi tiết và mã bưu chính
- Email (nếu có)
🔹 Thông báo trước cho người nhận
Người nhận cần biết trước thời gian giao hàng để chủ động sắp xếp nhận hàng.
🔹 Chuẩn bị thủ tục nhập khẩu
Trong trường hợp hàng hóa cần đóng thuế hoặc cung cấp giấy tờ bổ sung, người nhận nên hoàn tất sớm để tránh задерж giao hàng.
🔹 Lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp
Các đơn vị logistics có hệ thống theo dõi đơn hàng và hỗ trợ khách hàng sẽ giúp xử lý nhanh chóng khi phát sinh sự cố.
7. Vai trò của đơn vị vận chuyển trong việc xử lý tình huống
Các đơn vị logistics chuyên nghiệp như Aramex hoặc Indochina Post thường có quy trình hỗ trợ khách hàng rõ ràng khi xảy ra tình huống không liên lạc được với người nhận.
Các hỗ trợ thường bao gồm:
- Cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục
- Liên hệ người nhận qua nhiều kênh
- Tư vấn phương án xử lý phù hợp
- Hỗ trợ thay đổi địa chỉ giao hàng nếu cần
8. Kết luận
Việc không liên lạc được với người nhận là tình huống khá phổ biến trong vận chuyển quốc tế và có thể gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí. Tuy nhiên, nếu người gửi chuẩn bị đầy đủ thông tin, chủ động phối hợp với người nhận và làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín, các rủi ro này hoàn toàn có thể được kiểm soát.
Chủ động trong việc cung cấp thông tin và theo dõi đơn hàng sẽ giúp đảm bảo kiện hàng được giao đến tay người nhận nhanh chóng và an toàn.
Tham khảo thêm:
- Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra như thế nào
- Thời gian vận chuyển hàng quốc tế mất bao lâu
