Hướng dẫn gửi hàng mẫu / hàng thương mại cho đối tác nước ngoài

Việc gửi hàng mẫu hoặc hàng thương mại cho đối tác nước ngoài đôi khi tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế lại chứa đựng nhiều bước chi tiết và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là hướng dẫn toàn diện dành cho bạn — dù bạn là doanh nghiệp nhỏ, cá nhân bán hàng trực tuyến hay bộ phận logistics — để việc gửi hàng quốc tế được diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và tiết kiệm.

1. Xác định rõ loại hàng: hàng mẫu hay hàng thương mại?

• Hàng mẫu là các sản phẩm đại diện thường gửi đi để đối tác đánh giá chất lượng, mẫu mã, màu sắc trước khi đặt hàng lớn hoặc ký hợp đồng thương mại.
• Hàng thương mại là lô hàng xuất bán thực sự — có hợp đồng, hóa đơn thương mại, xuất khẩu/nhập khẩu,…
• Việc xác định rõ là hàng mẫu hay hàng thương mại sẽ giúp bạn chọn gói vận chuyển phù hợp, chuẩn bị hồ sơ nhẹ hơn (đối với mẫu) hoặc đầy đủ hơn (đối với thương mại), và tránh nhầm lẫn với thủ tục hải quan.

2. Chuẩn bị đóng gói & đóng kiện đúng cách

• Đóng gói là bước cực kỳ quan trọng, đặc biệt nếu hàng tới tay đối tác lần đầu — nhìn hình ảnh kiện hàng cũng là đại diện thương hiệu của bạn. Theo hướng dẫn của Aramex (Aramex Việt Nam): bạn cần sử dụng thùng carton chắc chắn, sử dụng vật liệu chống va đập (bọt khí, xốp), cố định sản phẩm bên trong, dán nhãn cảnh báo nếu cần (ví dụ “FRAGILE” nếu hàng dễ vỡ).
• Cho hàng mẫu: nên gói nhỏ gọn, cố gắng giảm khối lượng và thể tích vì chi phí vận chuyển quốc tế thường tính theo kg và thể tích. Hàng thương mại: ngoài đóng gói tốt, cần phân loại rõ từng kiện, ghi chú rõ nội dung (Packing List) để khi làm thủ tục hải quan dễ xử lý.

3. Lựa chọn phương thức vận chuyển & dịch vụ phù hợp

• Với hàng mẫu, nếu trọng lượng nhẹ, cần đến nhanh, bạn có thể chọn dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (Express Courier). Aramex gợi ý: nếu không cần giao quá gấp, có thể chọn dịch vụ tiết kiệm hơn để giảm chi phí.
• Với hàng thương mại, bạn cần cân nhắc:
  • Vận chuyển bằng đường hàng không: nhanh nhưng cước cao.
  • Vận chuyển đường biển: chậm hơn nhưng chi phí thấp, phù hợp lô lớn.
  • Chuyển phát nhanh quốc tế: phù hợp hàng nhỏ, nhẹ, hoặc mẫu trước lô lớn.
• Quan trọng: chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có dịch vụ khai báo hải quan, tracking mã vận đơn rõ ràng để bạn và đối tác đều yên tâm.

4. Thủ tục hải quan – giấy tờ & khai báo

• Khi gửi hàng quốc tế, dù là mẫu hay thương mại, bạn cần chuẩn bị bộ giấy tờ tối thiểu: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), danh sách đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu, và tùy mặt hàng có thể cần giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Đối với hàng mẫu: tuy khối lượng nhỏ nhưng vẫn có thể bị kiểm tra hoặc yêu cầu khai báo nếu quốc gia nhập khẩu có quy định đặc biệt (như mỹ phẩm, dược phẩm). Ví dụ: bài viết về gửi tester mỹ phẩm từ nước ngoài về Việt Nam chỉ rõ rủi ro về khai báo thuế VAT, nhãn phụ,…
• Hệ thống khai báo hải quan điện tử tại Việt Nam hiện nay cần phải khai đúng mã nghiệp vụ, điền số dòng hàng, tách tờ khai khi quá 50 dòng,… theo hướng dẫn của Indochina Post Logistics.
• Bạn cũng cần xác định rõ mã HS của hàng hóa, xem có thuộc diện hạn chế hoặc bị cấm xuất khẩu hay không.
• Gợi ý: hãy liên hệ trước với đơn vị logistics hoặc forwarder để được hỗ trợ làm thủ tục hải quan, tránh bị lưu kho hoặc trễ giao hàng.

5. Kiểm soát chi phí & thời gian

• Với hàng mẫu: thời gian giao không cần cực nhanh sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí. Ví dụ Aramex nêu: chọn dịch vụ tiết kiệm (5–7 ngày làm việc) thay vì express nếu không gấp.
• Tối ưu đóng gói: giảm thể tích và trọng lượng sẽ giúp cước phí giảm đáng kể.
• Gộp gửi: nếu có nhiều mẫu hoặc nhiều đơn tới cùng quốc gia, bạn có thể gộp kiện rồi tại nước đến phân phối tiếp — giúp tiết kiệm chi phí.
• Với hàng thương mại: ngoài cước vận chuyển, bạn cần tính các chi phí hải quan, thuế, phí phụ phát sinh, giải phóng hàng, lưu kho,… Đặc biệt nếu nhập khẩu hay xuất khẩu qua các nước có yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt.
• Lên kế hoạch trước: xác định ngày gửi, ngày đến dự kiến, thời gian thông quan. Việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác.

6. Giao nhận & theo dõi kiện hàng

• Sau khi gửi: bạn nên cung cấp mã vận đơn cho đối tác để họ có thể theo dõi tình trạng giao hàng. Việc này giúp tăng độ tin cậy và minh bạch giữa hai bên. Aramex nhấn mạnh về dịch vụ tracking & chăm sóc khách hàng.
• Khi hàng đến nơi: hãy kiểm tra với đối tác về tình trạng kiện hàng (có bị hư hỏng, mất mát, thiếu kiện không). Hàng mẫu bị hư hoặc giao chậm có thể ảnh hưởng tới hợp đồng sau này.
• Đối với hàng thương mại: thường bạn sẽ có dịch vụ hậu cần door-to-door hoặc warehouse tại nước nhập khẩu; cần phân biệt trách nhiệm giao hàng (Incoterms) rõ ràng trong hợp đồng.

7. Một số lưu ý đặc biệt khi gửi hàng quốc tế

• Hãy tìm hiểu kỹ quy định của nước nhập khẩu: ví dụ về nhãn mác, ngôn ngữ trên nhãn, thành phần sản phẩm, tiêu chuẩn kiểm tra. Ví dụ với thực phẩm: cần nghiên cứu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, vi sinh vật, hạn dùng…
• Với hàng mẫu: đôi khi bị hải quan xem như hàng thương mại nếu có số lượng lớn hoặc có dấu hiệu nhập khẩu để bán — do đó nên minh bạch: “For evaluation only – not for resale” nếu hợp lý.
• Với mặt hàng nhạy cảm như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm: cần chứng nhận kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu hoặc chứng chỉ tiêu chuẩn. Ví dụ bài viết gửi tester mỹ phẩm nêu rõ rủi ro khai báo thuế, nhãn phụ…
• Đóng gói đúng tiêu chuẩn của vận chuyển quốc tế, đặc biệt với vận chuyển hàng không: có nhiều quy định của International Air Transport Association (IATA) và International Civil Aviation Organization (ICAO) liên quan tới hàng nguy hiểm, dễ vỡ, hàng phải kiểm soát nhiệt độ,…
• Hãy có hợp đồng, hóa đơn, Packing List rõ ràng ngay từ đầu để tránh rủi ro phát sinh khi hàng đến nơi hoặc bị kiểm tra.

8. Mô hình bước-bước gửi hàng mẫu / thương mại cho đối tác nước ngoài

1. Xác định hàng: mẫu hay thương mại → xác định trọng lượng, kích thước, số lượng.
2. Chuẩn bị đóng gói: thùng, vật liệu chống va đập, ghi nhãn rõ ràng.
3. Chọn dịch vụ vận chuyển: cân nhắc thời gian, chi phí, lượng hàng, quốc gia đến.
4. Chuẩn bị giấy tờ & khai báo hải quan: Commercial Invoice, Packing List, C/O, giấy phép nếu cần.
5. Gửi hàng và cung cấp thông tin tracking cho đối tác.
6. Theo dõi và đảm bảo giao nhận: xác nhận bên nhận nhận được hàng, kiểm tra tình trạng.
7. Báo cáo & lưu trữ hồ sơ: giữ hóa đơn, vận đơn, chứng từ để đối chiếu nếu có phát sinh.
8. Đánh giá & rút kinh nghiệm: có trễ không? Có phát sinh phụ phí không? Lần sau sẽ tối ưu hơn.

9. Kết luận

Việc gửi hàng mẫu hoặc hàng thương mại cho đối tác nước ngoài không chỉ là một khâu nhỏ trong kinh doanh mà còn là một phần quan trọng để xây dựng uy tín, sự tin cậy và chuyên nghiệp của bạn trong mắt đối tác. Khi thực hiện đúng – từ đóng gói, lựa chọn vận chuyển, chuẩn bị giấy tờ đến giao nhận – bạn sẽ tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian, đồng thời tránh được rủi ro như bị giữ hàng, bị phát sinh thuế/phí không mong muốn hoặc mất mối quan hệ với đối tác. Hãy lưu lại hướng dẫn này và sử dụng như một checklist cho mỗi lần gửi hàng quốc tế.

Chúc bạn thành công trong việc mở rộng thị trường, gửi hàng mẫu hoặc hàng thương mại thật thuận lợi và chuyên nghiệp!

Bài viết liên quan bạn có thể tham khảo thêm

• Gửi hàng mẫu đi quốc tế giá rẻ – Aramex Việt Nam (Vận Chuyển Quốc Tế Aramex Việt Nam)
• Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện cho người mới bắt đầu – Indochina Post (Indochina Post)