Nội Dung
Hiểu đúng về các loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu
Khi tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics hay đơn giản là gửi hàng quốc tế, bạn sẽ thường xuyên gặp những thuật ngữ như: Invoice, Packing list, MSDS, hay Giấy kiểm định chất lượng. Đây đều là những loại chứng từ quan trọng giúp quá trình thông quan, vận chuyển, và kiểm định hàng hóa được diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ, vai trò và cách sử dụng phù hợp.
1. Invoice (Hóa đơn thương mại)
Invoice, hay còn gọi là Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại), là một chứng từ do người bán lập để gửi cho người mua. Đây là một trong những giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Thông tin thường có trên Invoice:
- Tên, địa chỉ người bán và người mua
- Mô tả hàng hóa: tên, mã HS, số lượng, đơn giá, tổng tiền
- Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Số hóa đơn và ngày phát hành
- Phương thức thanh toán
Vai trò của Invoice:
- Là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu
- Giúp người mua – người bán theo dõi giá trị đơn hàng
- Hỗ trợ khai báo hải quan và làm thủ tục thanh toán quốc tế
2. Packing List (Phiếu đóng gói)
Packing List là bản liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa trong kiện hàng hoặc container. Đây cũng là chứng từ quan trọng cần có khi xuất nhập khẩu.
Nội dung thường có trên Packing list:
- Tên hàng hóa
- Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
- Kích thước kiện hàng
- Số lượng kiện
- Số lượng sản phẩm trong từng kiện
- Cách đóng gói: thùng carton, pallet, bao tải,…
Vai trò của Packing List:
- Giúp đối chiếu hàng hóa thực tế khi giao nhận
- Hỗ trợ cơ quan hải quan kiểm tra nhanh chóng
- Giúp hãng tàu, hãng vận chuyển xác định thể tích, khối lượng
3. MSDS (Material Safety Data Sheet) – Phiếu an toàn hóa chất
MSDS là viết tắt của Material Safety Data Sheet, một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về tính chất vật lý, hóa học, độc tính, mức độ nguy hiểm và cách xử lý an toàn đối với một loại hóa chất hoặc sản phẩm chứa hóa chất.
Thông tin cơ bản trên MSDS bao gồm:
- Thành phần hóa học
- Tác hại đến sức khỏe và môi trường
- Cách lưu trữ và vận chuyển an toàn
- Biện pháp xử lý khi rò rỉ hoặc cháy nổ
- Trang thiết bị bảo hộ cần thiết khi tiếp xúc
MSDS bắt buộc khi nào?
- Khi vận chuyển các mặt hàng có yếu tố nguy hiểm: mỹ phẩm, nước hoa, pin lithium, chất dễ cháy, dung dịch tẩy rửa,…
- Cần cung cấp cho hãng hàng không hoặc hãng tàu trước khi vận chuyển để đánh giá độ rủi ro.
4. Giấy kiểm định chất lượng (Certificate of Analysis, Certificate of Inspection…)
Tùy theo loại hàng hóa, một số lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu cần có giấy kiểm định chất lượng từ cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị được ủy quyền kiểm định.
Một số loại giấy kiểm định phổ biến:
- Certificate of Analysis (COA): thường dùng cho thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm… để xác nhận thành phần đạt tiêu chuẩn.
- Certificate of Inspection: giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa, xác nhận hàng đạt chất lượng và số lượng như khai báo.
- Phytosanitary Certificate: giấy kiểm dịch thực vật (đối với hoa quả, cây giống)
- Veterinary Certificate: giấy kiểm dịch động vật (đối với thịt, cá, sản phẩm từ động vật)
Khi nào cần giấy kiểm định?
- Khi luật pháp nước nhập khẩu yêu cầu
- Khi người mua yêu cầu để đảm bảo chất lượng
- Khi vận chuyển hàng đặc thù: thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế,…
5. Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này?
Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như Invoice, Packing list, MSDS, và giấy kiểm định là bắt buộc trong nhiều trường hợp và mang lại lợi ích lớn:
✅ Giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tránh bị giữ lại kiểm tra hoặc phạt
✅ Giảm rủi ro pháp lý khi vận chuyển các mặt hàng nhạy cảm hoặc nguy hiểm
✅ Tạo uy tín với đối tác và cơ quan chức năng
✅ Giúp theo dõi và quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hơn
6. Những lưu ý khi chuẩn bị chứng từ
- Chính xác thông tin: mọi chi tiết phải trùng khớp giữa các giấy tờ (tên hàng, số lượng, mã HS…)
- Bản scan rõ ràng: tránh bị từ chối do bản không đọc được
- Tham khảo trước yêu cầu từng nước: mỗi quốc gia có quy định riêng về giấy tờ cần thiết
- Liên hệ đơn vị vận chuyển: các công ty logistics uy tín có thể hỗ trợ bạn chuẩn bị, kiểm tra chứng từ trước khi gửi
7. Kết luận
Trong hoạt động logistics, xuất nhập khẩu hoặc gửi hàng quốc tế, giấy tờ như Invoice, Packing list, MSDS, và giấy kiểm định chất lượng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Việc hiểu rõ từng loại, biết khi nào cần dùng và chuẩn bị đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý cho toàn bộ quy trình.
Tham khảo thêm:
- Hướng dẫn đóng gói hàng hóa quốc tế – Aramex Việt Nam
- Các loại chứng từ quan trọng trong vận chuyển quốc tế – Indochina Post
