Nội Dung

Làm sao biết hàng bị kẹt ở hải quan?

Việc hàng hóa bị kẹt tại hải quan là một trong những nỗi lo lớn của cả người gửi và người nhận trong giao dịch thương mại quốc tế.

Không chỉ gây chậm trễ trong việc giao nhận, mà còn có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, phạt và thậm chí là nguy cơ hàng bị trả lại hoặc tịch thu.

Vậy làm thế nào để biết hàng của bạn có đang bị “mắc kẹt” ở hải quan hay không và phải xử lý như thế nào?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn nắm bắt tình hình và có phương án giải quyết kịp thời.

1. Dấu hiệu nhận biết hàng bị kẹt ở hải quan

Để nhận biết sớm tình trạng hàng hóa, bạn cần chú ý đến các dấu hiệu sau:

1.1. Kiểm tra trạng thái vận đơn (Tracking Number) – Cách hiệu quả nhất

Đây là phương pháp đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn nên thực hiện.

Hầu hết các hãng vận chuyển quốc tế uy tín:

DHL

FedEx

UPS

TNT hay các công ty logistics đều cung cấp một mã vận đơn (tracking number) duy nhất cho mỗi lô hàng.

Bạn chỉ cần nhập mã này vào trang web chính thức của hãng vận chuyển để theo dõi hành trình của bưu kiện.

Các trạng thái cần đặc biệt lưu ý:
- “Held by Customs” / “Giữ bởi Hải quan” / “Customs Hold”:

Đây là thông báo rõ ràng nhất cho thấy hàng của bạn đang bị hải quan giữ lại để kiểm tra hoặc chờ các thủ tục tiếp theo.

- “Customs Clearance Event” / “Sự kiện thông quan”:

Trạng thái này cho biết hàng đang trong quá trình thông quan. Tuy nhiên, nếu trạng thái này kéo dài bất thường (ví dụ: hơn 1-2 ngày đối với hàng thông thường, hoặc lâu hơn đối với hàng cần kiểm tra chuyên ngành), đó có thể là dấu hiệu của vấn đề.

- “Clearance Delay” / “Trễ thông quan”:

Đây là một cảnh báo trực tiếp rằng quá trình thông quan đang gặp trục trặc hoặc bị chậm trễ vì một lý do nào đó.

- “Required additional documentation” / “Yêu cầu giấy tờ bổ sung”:

Thông báo này cho biết hải quan cần thêm tài liệu từ bạn hoặc người gửi để hoàn tất thủ tục.

- Không có cập nhật trong thời gian dài:

Nếu trạng thái của lô hàng không thay đổi trong vài ngày liên tiếp, đặc biệt là sau khi đã đến cửa khẩu hoặc sân bay của nước nhập khẩu, rất có thể hàng đang bị giữ lại và chờ xử lý. Thời gian “dài” ở đây tùy thuộc vào loại hình vận chuyển (hàng không thường nhanh hơn hàng biển) và tuyến đường.

1.2. Nhận thông báo từ hãng vận chuyển hoặc hải quan

Trong nhiều trường hợp:

Khi có vấn đề cần giải quyết, hãng vận chuyển

Cơ quan hải quan sẽ chủ động liên hệ với bạn (qua email, điện thoại, hoặc tin nhắn) để thông báo về tình trạng hàng hóa.

Họ có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm:

Thông tin

Giấy tờ

Đóng các khoản phí

Thuế còn thiếu

Do đó, hãy thường xuyên kiểm tra các kênh liên lạc này, bao gồm cả thư mục spam/junk mail.

1.3. Phản hồi từ người gửi (đối với hàng nhập khẩu)

Nếu bạn là người nhận, hãy liên hệ với người gửi để họ kiểm tra thông tin từ phía đối tác vận chuyển tại đầu gửi. Đôi khi, vấn đề phát sinh từ chứng từ ở nước xuất khẩu, và người gửi có thể hỗ trợ giải quyết nhanh hơn.

1.4. Chi phí phát sinh bất thường

Nếu hãng vận chuyển yêu cầu bạn thanh toán thêm các khoản phí không nằm trong thỏa thuận ban đầu, như phí lưu kho, phí xử lý phát sinh, đó có thể là dấu hiệu hàng đã bị giữ lại một thời gian và phát sinh chi phí.

2. Nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị kẹt tại hải quan

Việc nắm rõ các nguyên nhân giúp bạn chủ động phòng tránh và xử lý nhanh chóng hơn khi sự cố xảy ra:

2.1. Thiếu hoặc sai sót về giấy tờ, chứng từ

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Hải quan cần đầy đủ các giấy tờ để xác minh thông tin về lô hàng.

Thiếu hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill).
Thông tin trên chứng từ không khớp:

Ví dụ, mô tả hàng hóa trên hóa đơn không trùng khớp với khai báo, hoặc giá trị hàng hóa bị khai báo thấp hơn thực tế (under-valuation).

Thiếu giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu:

Đối với các mặt hàng đặc biệt như thuốc men, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, động vật, thực vật sống, hóa chất, hàng hóa có bản quyền… cần có giấy phép do các cơ quan chuyên ngành cấp.

Thiếu chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O):

Điều này có thể ảnh hưởng đến việc áp dụng thuế ưu đãi và khiến hàng bị giữ lại để xác minh.

2.2. Hàng hóa thuộc diện cấm hoặc hạn chế nhập khẩu/xuất khẩu

Một số mặt hàng bị cấm hoàn toàn (ví dụ: ma túy, vũ khí, văn hóa phẩm đồi trụy). Một số khác bị hạn chế và cần điều kiện nghiêm ngặt để nhập/xuất (ví dụ: phế liệu, một số hóa chất nguy hiểm, động vật hoang dã…).

Nếu hàng của bạn nằm trong danh mục này mà không có đủ giấy phép, chắc chắn sẽ bị hải quan giữ lại.

2.3. Khai báo sai mã HS (Harmonized System)

Mã HS là mã số quốc tế để phân loại hàng hóa. Khai báo sai mã HS có thể dẫn đến việc áp sai mức thuế, áp sai chính sách quản lý hàng hóa, và yêu cầu kiểm tra bổ sung từ hải quan.

2.4. Sai sót trong kê khai giá trị hàng hóa

Hải quan có thể nghi ngờ giá trị hàng hóa được khai báo không đúng với giá trị thực tế (thường là khai thấp hơn để trốn thuế). Khi đó, họ sẽ giữ hàng lại để kiểm tra và xác minh.

2.5. Lô hàng bị nghi ngờ hàng giả, hàng nhái, hoặc vi phạm sở hữu trí tuệ

Nếu hải quan phát hiện hoặc nghi ngờ hàng hóa là hàng giả, hàng nhái của các thương hiệu nổi tiếng, họ sẽ giữ lại để điều tra và có thể tịch thu.

2.6. Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành

Một số loại hàng hóa như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng, hàng hóa có nguy cơ cao về an toàn… cần phải trải qua kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật/động vật, kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm…

Việc thiếu các giấy tờ này hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn sẽ khiến hàng bị kẹt.

2.7. Nợ thuế hoặc phí hải quan

Hàng hóa sẽ không được thông quan nếu các khoản thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc các loại phí hải quan khác chưa được nộp đầy đủ.

3. Các bước xử lý khi hàng bị kẹt ở hải quan

Khi đã xác định được hàng bị kẹt, bạn cần hành động ngay lập tức:

3.1. Liên hệ ngay với hãng vận chuyển hoặc công ty logistics

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Cung cấp mã vận đơn và yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về lý do hàng bị giữ lại. Họ là đơn vị trực tiếp làm việc với hải quan và có thể hướng dẫn bạn cụ thể nhất.

3.2. Yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về nguyên nhân

Hỏi rõ nguyên nhân hàng bị giữ là gì: thiếu giấy tờ, sai khai báo, hàng cấm, cần kiểm tra chuyên ngành, hay vấn đề về thuế?

3.3. Thu thập và bổ sung giấy tờ cần thiết

Dựa trên nguyên nhân được thông báo, hãy nhanh chóng chuẩn bị và gửi các tài liệu bổ sung mà hải quan hoặc hãng vận chuyển yêu cầu. Đảm bảo các tài liệu này chính xác và đầy đủ.

3.4. Hoàn thành nghĩa vụ thuế và phí

Nếu vấn đề là do nợ thuế hoặc phí, hãy thực hiện thanh toán đầy đủ và nhanh chóng theo hướng dẫn của hải quan hoặc hãng vận chuyển. Lưu giữ biên lai hoặc chứng từ thanh toán.

3.5. Phối hợp với đơn vị dịch vụ thông quan (nếu có)

Nếu bạn thuê một công ty làm dịch vụ thông quan, hãy phối hợp chặt chẽ với họ. Họ có kinh nghiệm và chuyên môn để giải quyết các vấn đề với hải quan một cách hiệu quả hơn.

3.6. Giữ liên lạc thường xuyên

Luôn giữ liên lạc với hãng vận chuyển/công ty logistics để theo dõi quá trình giải quyết và cung cấp thông tin kịp thời khi được yêu cầu.

3.7. Chuẩn bị cho các chi phí phát sinh

Việc hàng bị kẹt có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, phí xử lý phát sinh, hoặc thậm chí là tiền phạt. Hãy chuẩn bị tinh thần cho những khoản chi phí này.

Lời khuyên để tránh hàng bị kẹt ở hải quan

Tìm hiểu kỹ quy định trước khi gửi/nhận hàng:

Đặc biệt là đối với các mặt hàng đặc biệt, cần xem xét các quy định nhập khẩu/xuất khẩu của quốc gia đích.

Đảm bảo chứng từ đầy đủ và chính xác:

Kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O… trước khi gửi đi.

Khai báo đúng và đủ:

Mô tả hàng hóa rõ ràng, khai báo giá trị thật và mã HS chính xác.

Sử dụng dịch vụ của các hãng vận chuyển và công ty logistics uy tín:

Họ có kinh nghiệm và mạng lưới để giúp bạn xử lý các thủ tục hải quan một cách chuyên nghiệp.

Rate this post