Lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý để tránh phụ phí

Việc lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể các khoản phụ phí không mong muốn trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là những yếu tố và thời điểm bạn nên cân nhắc:

I. Các yếu tố ảnh hưởng đến phụ phí vận chuyển

Trước khi đi sâu vào thời điểm, hãy hiểu rõ các yếu tố chính thường phát sinh phụ phí:

• Thời điểm cao điểm:

Nhu cầu vận chuyển tăng vọt trong các dịp lễ, tết, mùa khuyến mãi lớn.

• Thời gian giao hàng khẩn cấp:

Yêu cầu giao hàng nhanh hơn thời gian tiêu chuẩn.

• Loại hàng hóa đặc biệt:

Hàng dễ vỡ, hàng quá khổ, quá tải, hàng nguy hiểm, hàng cần bảo quản đặc biệt (nhiệt độ, độ ẩm).

• Địa điểm giao nhận:

Vùng sâu, vùng xa, khu vực khó tiếp cận thường có phụ phí.

• Vấn đề phát sinh:

Hàng bị trả lại, thay đổi địa chỉ giao hàng, lưu kho quá thời hạn.

• Phí nhiên liệu:

Biến động giá xăng dầu có thể ảnh hưởng đến phụ phí.

• Phí THC (Terminal Handling Charge):

Phí bốc xếp hàng hóa tại cảng/nhà ga.

• Phí xử lý (Handling fee):

Phí do công ty giao nhận thu để xử lý các thủ tục liên quan.

• Phí chứng từ (Documentation fee):

Phí phát hành vận đơn và các giấy tờ liên quan.

• Phí an ninh:

Áp dụng cho các chuyến bay/chuyến tàu.

II. Lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý để tránh phụ phí

1. Tránh các mùa cao điểm:

   • Các dịp lễ, Tết lớn:

Tết Nguyên Đán là thời điểm “đen đủi” nhất để gửi hàng, do các đơn vị vận chuyển thường ngừng hoạt động hoặc hoạt động hạn chế, lượng hàng tồn đọng lớn, dẫn đến chậm trễ nghiêm trọng và chi phí tăng cao. Các dịp lễ khác như 30/4 – 1/5, Quốc khánh 2/9, Giỗ Tổ Hùng Vương cũng có thể gây quá tải.

• • Mùa mua sắm cao điểm:

Các đợt sale lớn như Black Friday, 11/11, 12/12, Giáng Sinh, Năm Mới (tháng 11, 12) đều là những thời điểm mà lượng hàng tăng đột biến, dẫn đến nguy cơ chậm trễ và phát sinh phụ phí.

• • Lời khuyên:

Nếu có thể, hãy lên kế hoạch gửi hàng trước hoặc sau các đợt cao điểm này. Nếu buộc phải gửi, hãy chuẩn bị tinh thần về thời gian vận chuyển lâu hơn và chi phí có thể cao hơn, đồng thời gửi càng sớm càng tốt để tránh tình trạng quá tải vào phút chót.

1. Chọn ngày trong tuần:

   • Đầu hoặc giữa tuần (Thứ Hai đến Thứ Năm) thường là thời điểm tốt hơn cuối tuần. Các đơn vị vận chuyển và hải quan có xu hướng làm việc hiệu quả hơn và ít bị tồn đọng hàng hóa. Gửi hàng vào cuối tuần có thể khiến hàng của bạn phải chờ đến đầu tuần sau mới được xử lý, tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ.

2. Chọn khung giờ trong ngày:

   • Gửi hàng trong giờ hành chính (9h – 17h) hoặc sau 20h có thể giúp bạn tránh được thời gian cao điểm buổi sáng sớm và buổi chiều tan tầm, khi các bưu cục thường đông khách. Thời điểm thấp điểm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian chờ đợi và nhận được sự hỗ trợ tốt hơn.

3. Lên kế hoạch sớm và chủ động:

   • Đối với vận chuyển quốc tế hoặc hàng hóa lớn:

Luôn lên kế hoạch sớm ít nhất 5-7 ngày trước ngày tàu/bay dự kiến.

• • Xác nhận rõ ràng các loại “Cut-off time”

(thời gian cuối cùng để hoàn tất thủ tục và đưa hàng đến địa điểm quy định) với hãng tàu/hãng bay ngay khi đặt lịch. Việc không tuân thủ cut-off time có thể khiến hàng hóa bị lỡ chuyến, phát sinh chi phí lưu kho (demurrage, storage) và các phụ phí khác.

• • Chuẩn bị chứng từ sớm:

Làm các thủ tục như SI (Shipping Instruction) sớm, không đợi hàng về kho mới gửi.

• • Tổ chức đóng hàng theo lịch:

Chủ động đặt xe container trước 1 ngày để tránh tình trạng khan hiếm phương tiện.

1. Cân nhắc hình thức vận chuyển:

   • Đối với những lô hàng không quá gấp gáp về thời gian, hãy cân nhắc lựa chọn các dịch vụ giao hàng tiết kiệm thay vì giao hàng nhanh. Mặc dù thời gian vận chuyển có thể lâu hơn, nhưng chi phí sẽ thấp hơn đáng kể và bạn sẽ tránh được phụ phí cho dịch vụ hỏa tốc.

III. Một số lưu ý thêm

• Tìm hiểu kỹ các đơn vị vận chuyển:

Mỗi đơn vị có chính sách phụ phí và thời gian làm việc khác nhau. Hãy tìm hiểu và so sánh để chọn ra đối tác phù hợp nhất.

• Gom đơn hàng:

Nếu bạn có nhiều đơn hàng nhỏ không quá gấp, hãy gom chúng lại để gửi một lần. Việc này giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển.

• Cung cấp thông tin chính xác:

Đảm bảo mọi thông tin về hàng hóa, người gửi, người nhận đều đầy đủ và chính xác để tránh phát sinh chi phí do sai sót hoặc phải xử lý lại.

• Đóng gói đúng quy cách:

Hàng hóa được đóng gói đúng chuẩn, đặc biệt là hàng dễ vỡ hoặc có hình dạng đặc biệt, sẽ giảm thiểu nguy cơ phát sinh phụ phí do hư hỏng hoặc yêu cầu đóng gói lại.

Việc nắm rõ các yếu tố này và chủ động trong việc lựa chọn thời điểm gửi hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ.

Dịch Vụ Nhập Hàng Từ Pháp Về Việt Nam

Dịch vụ booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh tới sân bay quốc tế Tokyo

Cách đóng gói hàng hóa cho vận chuyển đường dài