Nội Dung
Hồ sơ, dữ liệu là những tài liệu quan trọng liên quan đến pháp lý mà mỗi công ty cần thiết phải biết. Vậy việc lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là gì? Vai trò của nó thế nào? Hãy cùng tìm hiểu thông tin qua bài viết của Aramex nhé.
Tiêu chuẩn ISO là gì? – Thông tin về lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO
Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO có chức năng nghiên cứu, xây dựng và công bố các tiêu chuẩn ISO quốc tế nhằm mục đích làm cho mọi thứ thực hiện theo đúng chuẩn mực bao gồm cung cấp thông số kỹ thuật chuẩn Quốc tế để đảm bảo cho các sản phẩm, dịch vụ và hệ thống, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả. Tiêu chuẩn ISO là công cụ để tạo thuận lợi và giá trị gia tăng cho thương mại Quốc tế và giúp cho các tổ chức áp dụng đạt được niềm tin từ đối tác và người tiêu dùng hoặc điều kiện để gia nhập chuỗi cung ứng toàn cầu.
Cho đến thời điểm hiện nay, tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO đã ban hành tới 22.919 Tiêu chuẩn quốc tế và các văn bản tài liệu liên quan, bao gồm hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ công nghệ, an toàn thực phẩm, đến nông nghiệp và chăm sóc sức khỏe. Tiêu chuẩn Quốc tế ISO tác động đến mọi người, mọi nơi.
Một số tiêu chuẩn hệ thống quản lý phổ biến các doanh nghiệp, tổ chức cung cấp sản phẩm, dịch vụ áp dụng như:
ISO 9001: 2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
ISO 14001: 2015 – Hệ thống quản lý môi trường
ISO 45001: 2018 – Hệ thống quản lý An toàn và sức khỏe nghề nghiệp
ISO 22000: 2018 – Hệ thống quản lý An toàn thực phẩm
ISO 13485: 2016 – Hệ thống quản lý chất lượng trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp dụng cụ Y tế
ISO/ IEC 17025: 2017 – Yêu cầu chung năng lực phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn
ISO 27001: 2013- Hệ thống quản lý An ninh thông tin
ISO 31000: 2018 – Tiêu chuẩn quản lý rủi ro các quá trình hoạt động của tổ chức
ISO 50001: 2018 – Hệ thống quản lý năng lượng
và nhiều tiêu chuẩn khác có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
Vai trò của lưu trữ hồ sơ được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO
Đây là công việc cần thiết quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, lưu trữ hồ sơ tài liệu giữ các vai trò:
- Cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh của công ty
- Làm cơ sở để tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu thống kê
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như xem xét hướng phát triển mới của doanh nghiệp
- Cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền, các bên liên quan khi được yêu cầu
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên, các tài liệu quan trọng khác về kế toán, nhân sự, chiến lược,….
- Làm tài liệu đào tạo cho những nhân viên mới
Xem thêm: FIFO và LIFO khác nhau như thế nào?
Điểm khác biệt giữa FIFO và LIFO là gì?
Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?
ISO 9001- 2015 là phiên bản hiện hành mới nhất của tiêu chuẩn 9001, ra đời sau ISO 9001- 2008. Đây là tiêu chuẩn được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành vào cuối tháng 9 năm 2015. ISO 9001- 2015 (gọi tắt là ISO 9001) đưa ra các tiêu chí liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng cho nhiều lĩnh vực. Tiêu chuẩn này được xem như là một khuôn khổ để đánh giá chất lượng quản lý của một tổ chức.
Theo đó, quy trình kiểm soát tài liệu theo iso 9001-2015 phải đáp ứng được các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn này. Việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ.
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001-2015
1. Nhận biết
Cách lưu trữ hồ sơ theo iso yêu cầu việc lưu trữ, tạo lập và cập nhật hồ sơ cần đảm bảo sự thích hợp của: Việc nhận biết và mô tả (ví dụ như thời gian, tiêu đề, phòng ban, tác giả hoặc số tham chiếu); Định dạng (ví dụ ngôn ngữ, hình ảnh,..); sự xem xét và phê duyệt.
Việc nhận biết bao gồm quy định ký mã hiệu của biểu mẫu làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh chóng, chính xác hồ sơ cần truy xuất. Trong mỗi phòng ban, cần có “Danh mục loại hồ sơ” để nắm rõ được bộ phận mình có bao nhiêu loại hồ sơ đang lưu giữ. Đối với mỗi loại hồ sơ, cần phải thiết lập danh sách để truy xuất cho từng hồ sơ.
2. Bảo quản
Để lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, các hồ sơ sẽ được lưu trữ trên các file, bìa còng và cứng bán trên thị trường. Hồ sơ lưu trữ cần phân loại về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Tiêu đề file cần ghi rõ, sử dụng màu sắc khác nhau cho mỗi loại hồ sơ riêng biệt. Đối với những loại hồ sơ cần lưu trong thời gian dài, quan trọng, số lượng lớn… Doanh nghiệp có thể sử dụng đến các dịch vụ lưu trữ tại kho.
Và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO là hồ sơ luôn phải được kiểm soát sao cho có thể “sẵn có và phù hợp để sử dụng tại nơi và khi cần”, đồng thời phải được đảm bảo an toàn, tính bảo mật, sự toàn vẹn,….
Doanh nghiệp nên có cách thức bảo vệ riêng phù hợp cho từng loại hồ sơ. Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ ta có thể lưu trữ riêng. Một số hình thứ lưu trữ hồ sơ thông thường là bỏ tủ có khóa, tự lưu ở văn phòng hoặc thuê kho lưu trữ…
Khi thuê kho của một đơn vị khác, bạn cần biết cách chọn được kho lưu hồ sơ an toàn, chất lượng, đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn như xịt khử côn trùng, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ, camera an ninh,… kèm theo đó là hợp đồng thuê kho lưu trữ rõ ràng, có điều khoản đền bù khi xảy ra mất mát, hư hại hồ sơ, tài liệu.
Xem thêm: Tiêu chuẩn 5S là gì?
3. Sử dụng hồ sơ lưu trữ
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso bắt nêu rõ, các bộ phận công ty có quyền truy cập, sử dụng, trích lục hồ sơ khi có nhu cầu để phục vụ cho mục đích công việc. Việc sử dụng hồ sơ tùy theo yêu cầu công ty mà bắt buộc phải thông báo, tuân thủ quy trình hoặc không.
Thông thường, nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài thì buộc người trích lục phải trình xuất giấy giới thiệu hoặc yêu cầu trích lục nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho hồ sơ lưu trữ.
4. Xác định thời gian lưu trữ
Tuỳ theo loại hồ sơ, theo yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật pháp… các hồ sơ sẽ được xác định thời hạn lưu trữ, tuy nhiên sẽ không ít hơn một năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ… với yêu cầu của ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu hồ sơ lưu 03 năm.
Xem thêm: Incoterms là gì?
5. Phương pháp huỷ hồ sơ
Các hồ sơ hết hạn sẽ được tiến hành huỷ bỏ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ để xác định phương pháp. Đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy. Đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán ….
Lưu hồ sơ không chỉ đơn giản là gom hồ sơ lại và cho vào thùng đựng, để vào một góc. Bởi sẽ có nhiều trường hợp bạn cần phải trích lục nhanh chóng khi có yêu cầu. Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp lưu trữ, bảo vệ, và tìm kiếm hồ sơ theo cách khoa học nhất. Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của bản thân cũng như của cơ quan.
Aramex đã giúp bạn tìm hiểu những thông tin cơ bản về việc lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, các bạn hãy chú ý thật kỹ trong việc lưu hồ sơ. Nếu cần thêm thông tin nào khác, hãy liên hệ với Aramex để được hỗ trợ thông tin một cách tốt nhất nhé!
