Gửi hàng quốc tế luôn làm nhiều người lo lắng vì chi phí khá cao. Tuy nhiên, nếu biết cách tối ưu, bạn hoàn toàn có thể giảm đáng kể số tiền phải trả mà vẫn giữ được chất lượng dịch vụ. Bài viết này sẽ chia sẻ những mẹo thực tế, dễ áp dụng và phù hợp cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên.

Mẹo tiết kiệm cước gửi hàng quốc tế cho cá nhân và doanh nghiệp

1. Hiểu rõ cách tính cước để tránh trả phí cao hơn cần thiết

Nhiều người bất ngờ khi chi phí tăng dù hàng khá nhẹ. Nguyên nhân nằm ở trọng lượng quy đổi. Đây là mức trọng lượng dựa trên kích thước của kiện hàng, không phải số ký bạn cân.
Công thức chuẩn:
Dài × Rộng × Cao / 5000 hoặc 6000 (tùy hãng)
Nếu trọng lượng quy đổi lớn hơn trọng lượng thực thì hãng sẽ dùng số đó để tính phí. Vì vậy, hãy cố gắng thu nhỏ kích thước thùng để giảm chi phí.

Ví dụ: thùng 60×40×40 cm nặng 10 kg. Khi quy đổi sẽ thành khoảng 19 kg. Nếu đổi sang thùng nhỏ hơn, bạn có thể giảm xuống còn khoảng 12 kg. Chỉ thay đổi kích thước, bạn đã tiết kiệm khá nhiều tiền.

2. Gộp nhiều món vào một kiện lớn

Gửi nhiều kiện nhỏ luôn tốn hơn một kiện lớn. Điều này đúng cho hầu hết các dịch vụ quốc tế.
Với cá nhân, hãy gộp quần áo, bánh kẹo, mỹ phẩm hay đồ dùng vào cùng một thùng.
Với doanh nghiệp, hãy gom đơn theo tuần để tối ưu chi phí. Bạn cũng tiết kiệm thời gian đóng gói và giảm phí xử lý.

Cước quốc tế thường có mức giá theo bậc. Khi vượt qua từng mức, giá tính cho mỗi ký sẽ rẻ hơn. Gộp đơn giúp bạn tận dụng lợi thế này.

3. Chọn tuyến vận chuyển phù hợp với mục đích

Không phải lúc nào gửi nhanh cũng tốt. Hãy chọn tuyến dựa trên tính chất hàng hóa.

• Hàng gấp, hàng giá trị cao: nên chọn dịch vụ nhanh.

• Hàng cồng kềnh hoặc khối lượng lớn: nên chọn đường biển.

• Hàng đi Mỹ, Úc, Canada: nên dùng tuyến hợp nhất để tiết kiệm.

Nếu thời gian cho phép, hãy tránh các dịch vụ express để giảm chi phí đáng kể.

4. Tận dụng ưu đãi từ hãng vận chuyển

Các hãng lớn như đều có chương trình giảm giá định kỳ.
Cá nhân có thể đăng ký thành viên để được chiết khấu.
Doanh nghiệp nên ký hợp đồng theo tháng hoặc theo sản lượng. Khi gửi nhiều, giá cước giảm mạnh.
Ngoài ra, bạn có thể dùng các mã giảm giá theo mùa. Nhiều hãng tung ưu đãi vào dịp lễ hoặc cuối năm.

5. Đóng gói thông minh để giảm thể tích

Đóng gói đúng cách không chỉ bảo vệ hàng mà còn giúp giảm chi phí.
Hãy chọn thùng vừa khít sản phẩm. Tránh dùng thùng quá lớn vì phần khoảng trống sẽ làm tăng trọng lượng quy đổi.

• Dùng túi khí mỏng thay cho xốp dày.

• Cuộn dây, tháo rời phụ kiện để tiết kiệm diện tích.

• Hút chân không quần áo hoặc chăn mền để giảm thể tích.

Cách đóng gói khoa học giúp thùng nhỏ gọn hơn mà vẫn an toàn khi vận chuyển xa.

6. Chọn đơn vị vận chuyển hợp lý

Nhiều người gửi hàng trực tiếp với các hãng quốc tế và phải trả giá khá cao. Thay vào đó, bạn có thể chọn đơn vị trung gian hoặc agent chuyên gom hàng.
Họ có giá tốt hơn vì ký hợp đồng số lượng lớn với các hãng quốc tế. Điều này giúp bạn tiết kiệm từ 10% đến 30%.
Ngoài ra, họ còn hỗ trợ khai hải quan, đóng gói và tư vấn thủ tục. Điều này rất hữu ích với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

7. Mua bảo hiểm đúng mức – tiết kiệm mà vẫn an toàn

Bảo hiểm không làm tăng chi phí quá nhiều. Ngược lại, nó giúp bạn an tâm khi gửi hàng giá trị cao.
Phí bảo hiểm chỉ chiếm một phần nhỏ, tùy theo giá trị sản phẩm. Nếu có rủi ro, bạn sẽ được đền bù. Đây là khoản đầu tư nhỏ nhưng giúp tránh thiệt hại lớn.
Bạn có thể chọn gói bảo hiểm giới hạn nếu hàng có giá trị vừa phải.

8. Lên kế hoạch gửi hàng trước để tránh phí tăng

Giá cước thường tăng vào cuối tuần, ngày lễ hoặc dịp Tết. Hãy gửi sớm để tránh cao điểm.
Doanh nghiệp có thể xem lịch mùa cao điểm để điều chỉnh kế hoạch xuất hàng. Điều này giúp tiết kiệm và tránh tình trạng tắc nghẽn vận chuyển.

Cá nhân cũng nên gửi trước lễ 1–2 tuần để tránh tăng giá và giảm nguy cơ trễ hàng.

Kết luận

Tiết kiệm chi phí gửi hàng quốc tế không khó. Bạn chỉ cần nắm rõ cách tính cước, đóng gói đúng chuẩn và chọn tuyến phù hợp. Cá nhân nên gom đơn và tận dụng giảm giá. Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch logistics dài hạn và làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín.
Một vài thay đổi nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí mà vẫn đảm bảo hàng hóa an toàn và đúng hẹn.

Xem thêm:

Lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý để tránh phụ phí

Khi đơn bị kẹt ở hải quan, người gửi nên làm gì?