Nội Dung
Khi gửi hàng hóa qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, việc ghi thông tin đầy đủ và chính xác trên gói hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp đơn hàng được vận chuyển đúng người nhận, đúng địa chỉ và đúng thời gian, mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, giao nhầm hoặc bị từ chối vận chuyển do thiếu thông tin. Vậy những gì là bắt buộc phải ghi trên gói hàng? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
1. Tên và địa chỉ người nhận
Đây là thông tin quan trọng nhất, không thể thiếu trên bất kỳ bưu kiện hay kiện hàng nào.
- Tên người nhận: Ghi đầy đủ họ và tên theo giấy tờ tùy thân nếu là cá nhân, hoặc theo tên pháp lý nếu là doanh nghiệp.
- Địa chỉ: Bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Với hàng quốc tế, cần ghi địa chỉ bằng tiếng Anh, có thể thêm ZIP/Postal Code nếu có.
- Số điện thoại: Bắt buộc phải có để đơn vị vận chuyển liên hệ khi giao hàng hoặc có vấn đề phát sinh.
Lưu ý: Tránh viết tắt, viết sai hoặc không rõ ràng địa chỉ. Nếu có thể, nên in hoặc viết chữ in hoa để dễ đọc hơn.
2. Tên và địa chỉ người gửi
Thông tin người gửi cần được ghi rõ ràng để xử lý khi hàng bị trả lại hoặc không thể giao.
- Tên người gửi: Ghi đầy đủ họ tên.
- Địa chỉ gửi: Nơi phát hàng, kho xuất hàng hoặc địa chỉ doanh nghiệp.
- Số điện thoại: Để liên hệ xác nhận nếu có sự cố trong quá trình giao nhận.
Tips: Một số đơn vị chỉ yêu cầu ghi người gửi trên phiếu gửi hoặc hóa đơn, nhưng bạn vẫn nên ghi trên gói hàng phòng khi nhãn bị rách hoặc mất.
3. Mã vận đơn (Tracking Number)
Sau khi gửi hàng, bạn sẽ được cung cấp một mã vận đơn (hoặc số theo dõi đơn hàng). Mặc dù đây là mã nội bộ dùng để tra cứu hành trình đơn hàng, nhưng nếu có không gian, bạn nên ghi trực tiếp mã vận đơn này trên bưu kiện để:
- Dễ tra cứu khi cần xác minh tại các điểm trung chuyển.
- Hạn chế nhầm lẫn nếu có nhiều đơn hàng tương tự.
4. Ghi chú xử lý đặc biệt (nếu cần)
Một số loại hàng hóa cần có nhãn cảnh báo hoặc ghi chú đặc biệt tùy vào tính chất hàng hóa, ví dụ:
- “Hàng dễ vỡ – Fragile”
- “Để đứng – This side up”
- “Hàng dễ cháy – Flammable”
- “Không xếp chồng – Do not stack”
Những nhãn này giúp nhân viên vận chuyển xử lý kiện hàng đúng cách, tránh rủi ro trong quá trình bốc xếp.
5. Nội dung hàng hóa (tùy trường hợp)
Tùy theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển hoặc loại dịch vụ, có thể bạn phải ghi rõ:
- Loại hàng hóa: Quần áo, sách, mỹ phẩm, thiết bị điện tử,…
- Giá trị hàng: Để xác định mức bảo hiểm hàng hóa.
- Số lượng hoặc trọng lượng: Với các kiện hàng quốc tế hoặc gửi nhiều món.
Điều này đặc biệt cần thiết nếu bạn gửi hàng đi quốc tế, đi qua hải quan hoặc cần khai báo thuế, chứng từ.
6. Nhãn vận chuyển (do hãng vận chuyển cung cấp)
Một số hãng chuyển phát như DHL, UPS, FedEx, Aramex,… cung cấp tem nhãn vận chuyển đã bao gồm:
- Mã đơn hàng
- Tên người nhận/gửi
- Mã vạch (barcode)
- Các thông tin xử lý nội bộ
Bạn chỉ cần in nhãn này và dán lên gói hàng theo hướng dẫn là đủ. Tuy nhiên, nếu tự đóng gói hoặc giao qua bưu điện, bạn nên tự ghi đầy đủ các thông tin như đã nêu trên.
7. Ngôn ngữ và cách trình bày
- Ngôn ngữ: Với đơn hàng nội địa, bạn dùng tiếng Việt; đơn hàng quốc tế, nên dùng tiếng Anh hoặc theo ngôn ngữ được yêu cầu.
- Trình bày: Ghi thông tin rõ ràng, tránh viết bằng mực dễ phai hoặc giấy dễ rách. Nên dán vào mặt phẳng dễ thấy trên kiện hàng.
8. Một số lỗi thường gặp khi ghi trên gói hàng
- Viết sai số điện thoại hoặc địa chỉ.
- Ghi thiếu mã bưu chính hoặc sai tỉnh thành.
- Dùng bút mực dễ phai hoặc chữ quá nhỏ.
- Không dán chắc nhãn, dẫn đến rơi rớt trong lúc vận chuyển.
Những lỗi này đều có thể dẫn đến việc giao chậm, thất lạc hoặc hoàn hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và chi phí của bạn, đặc biệt nếu là shop kinh doanh online.
Kết luận
Việc ghi đầy đủ và chính xác thông tin trên gói hàng không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cách bảo vệ lợi ích của cả người gửi và người nhận. Dù là gửi hàng trong nước hay quốc tế, hãy luôn đảm bảo rằng các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, số điện thoại và mã vận đơn được thể hiện rõ ràng, chính xác.
Bạn cũng đừng quên tuân thủ theo hướng dẫn riêng của từng đơn vị vận chuyển, đặc biệt với những mặt hàng đặc biệt cần lưu ý.
Tham khảo thêm:
- Cách đóng gói hàng hóa an toàn khi gửi quốc tế – Aramex Việt Nam
- Hướng dẫn ghi thông tin trên gói hàng khi gửi hàng nhanh – Indochina Post
