Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu

22
Th1

Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu

Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là cơ hội lớn để doanh nghiệp và cá nhân mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, với người lần đầu làm thủ tục xuất khẩu, quy trình hải quan và chứng từ thường gây nhiều bối rối. Chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc khai sai thông tin, lô hàng có thể bị phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị từ chối thông quan. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn toàn bộ thủ tục xuất khẩu từ A–Z, giúp bạn hiểu rõ cần chuẩn bị gì, làm theo trình tự nào và tránh những lỗi phổ biến khi xuất khẩu lần đầu.

1. Hiểu đúng thế nào là xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam để bán, biếu tặng, gia công, triển lãm hoặc sử dụng ở nước ngoài. Không chỉ doanh nghiệp, cá nhân cũng có thể làm thủ tục xuất khẩu nếu đáp ứng đúng quy định.

Hình thức xuất khẩu phổ biến gồm:

  • Xuất khẩu thương mại (bán hàng lấy tiền)

  • Xuất khẩu phi mậu dịch (quà tặng, hàng cá nhân, mẫu)

  • Xuất khẩu gia công

  • Xuất khẩu tạm thời – tái nhập

Việc xác định đúng loại hình xuất khẩu ngay từ đầu rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, thuế và cách khai hải quan.

2. Kiểm tra hàng hóa có được phép xuất khẩu không

Trước khi làm bất kỳ chứng từ nào, bạn cần xác định:

  • Hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu không

  • Có thuộc danh mục xuất khẩu có điều kiện hay không

Một số nhóm hàng thường cần kiểm tra kỹ:

  • Nông sản, thực phẩm

  • Gỗ và sản phẩm từ gỗ

  • Khoáng sản

  • Hóa chất, pin, thiết bị điện tử

  • Hàng có nguồn gốc động thực vật

Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, bạn có thể cần giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch, hoặc chứng nhận chất lượng trước khi khai hải quan.

3. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản

Đối với người mới, đây là bước quan trọng nhất. Một bộ hồ sơ xuất khẩu cơ bản thường bao gồm:

3.1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, bao gồm:

  • Thông tin hai bên

  • Mô tả hàng hóa

  • Điều kiện giao hàng (Incoterms)

  • Phương thức thanh toán

Với xuất khẩu phi mậu dịch, hợp đồng có thể không bắt buộc.

3.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là căn cứ chính để:

  • Khai giá trị hải quan

  • Tính thuế

  • Làm thanh toán quốc tế

Invoice cần thể hiện rõ: người bán, người mua, mô tả hàng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng.

3.3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Giúp hải quan và hãng vận chuyển nắm được:

  • Số kiện hàng

  • Trọng lượng

  • Quy cách đóng gói

Packing list phải khớp tuyệt đối với invoice.

3.4. Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)

Do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển ra nước ngoài.

Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu
Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu

4. Đăng ký và khai báo hải quan điện tử

Hiện nay, mọi thủ tục xuất khẩu đều thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS.

Người xuất khẩu cần:

  • Có mã số thuế

  • Có chữ ký số

  • Đăng ký sử dụng hệ thống hải quan

Sau đó tiến hành:

  • Khai tờ khai xuất khẩu

  • Nhập thông tin hàng hóa, mã HS, trị giá, loại hình

  • Đính kèm chứng từ điện tử

Việc khai mã HS chính xác là yếu tố then chốt, vì ảnh hưởng đến:

  • Thuế suất

  • Chính sách quản lý hàng hóa

  • Nguy cơ bị kiểm tra sau thông quan

5. Phân luồng hải quan và thông quan hàng hóa

Sau khi khai tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng:

  • Luồng xanh: thông quan ngay

  • Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ

  • Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa

Người xuất khẩu cần phối hợp với:

  • Cán bộ hải quan

  • Kho bãi

  • Đơn vị vận chuyển

để hoàn tất kiểm tra và thông quan đúng tiến độ.

6. Giao hàng và theo dõi vận chuyển

Sau khi thông quan:

  • Hàng được đưa lên tàu hoặc máy bay

  • Vận đơn chính thức được phát hành

  • Gửi chứng từ cho người mua theo thỏa thuận

Ở bước này, người xuất khẩu cần theo dõi:

  • Lịch tàu / chuyến bay

  • Tình trạng hàng hóa

  • Phản hồi từ người nhập khẩu

7. Các lỗi thường gặp khi xuất khẩu lần đầu

Người mới thường mắc phải những lỗi sau:

  • Khai sai mã HS

  • Nhầm invoice thương mại và invoice nội bộ

  • Thiếu giấy phép xuất khẩu

  • Khai sai loại hình xuất khẩu

  • Chứng từ không đồng nhất

Những lỗi này có thể khiến hàng bị chậm, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt.

Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu
Thủ tục xuất khẩu lần đầu: Hướng dẫn A–Z cho người mới bắt đầu

8. Có nên thuê dịch vụ xuất khẩu cho lần đầu?

Nếu bạn:

  • Chưa quen thủ tục

  • Không có bộ phận xuất nhập khẩu

  • Xuất khẩu giá trị nhỏ hoặc không thường xuyên

Thì việc thuê dịch vụ logistics hoặc đại lý hải quan là lựa chọn an toàn. Chi phí bỏ ra thường thấp hơn rất nhiều so với rủi ro khi làm sai.

9. Kết luận

Thủ tục xuất khẩu lần đầu không quá phức tạp nếu bạn hiểu đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Việc nắm rõ từng bước từ kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ, khai hải quan đến giao hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.

Nếu bạn đang chuẩn bị xuất khẩu lô hàng đầu tiên, hãy đầu tư thời gian tìm hiểu kỹ hoặc nhờ sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ ngay từ lần đầu.

Xem thêm:

Freight Forwarder là gì? Vai trò của Forwarder trong vận tải quốc tế

Lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý để tránh phụ phí

Rate this post
tts_tanloc