7 Quy Trình Chính Trong Hoạt Động Kho Hàng

Quy trình hoạt động của các kho hàng là giống hay khác nhau? Câu trả lời là CÓ, và cũng là KHÔNG. Vì sao là CÓ? Vì các kho thường có 7 quy trình giống nhau. Hai quy trình liên quan đến dòng chảy đầu vào, ba quy trình liên quan đến dòng chảy đầu ra, một quy trình liên quan đến quá trình trả hàng và một quá trình thêm giá trị cho hàng hóa. Vì sao lại KHÔNG? Do đặc tính ngành công nghiệp và yếu tố khác nhau, cách quản lý kho có sự khác biệt.

Quy Trình Nhận Hàng

Quy trình nhận hàng là quá trình xử lý sản phẩm vào kho và vào hệ thống. Điều này có thể áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ, hộp, gói, thùng, pallet, v.v. Cách tốt nhất là sử dụng Thông báo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp. Thông tin này giúp nhà vận hành quét mã vạch gửi hàng để đưa lên ASN. Nếu giao hàng khớp với ASN, hàng hóa sẽ được đưa vào hệ thống nhận. Hàng hóa có thể được nhận vào tồn kho tại thời điểm này, hoặc cần gửi đến vị trí cụ thể trước khi cập nhật tồn kho. Quy trình này phụ thuộc vào yêu cầu khách hàng và cách thiết lập hệ thống.

Quy Trình Cất Hàng

Quá trình cất hàng bắt đầu khi nhân viên vận hành nhận lệnh cất hàng từ hệ thống ERP hoặc WMS. Sau đó, quét mã vạch hàng hóa hoặc nhập thủ công để xác nhận hàng hóa. Hệ thống sẽ chỉ đạo nhân viên vận chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ liên quan. Khi hàng đã đến vị trí chỉ định, nhân viên vận hành sẽ quét mã vạch hoặc xác nhận thủ công. Sau đó đặt hàng hóa vào vị trí và xác nhận hoàn tất.

Quy Trình Lấy Hàng

Có hai phương thức lấy hàng chính:

• Sơ cấp: Hàng hóa vận chuyển trực tiếp đến khu vực xử lý hoặc nơi đóng gói để hoàn thành, ký nhận và phân phối.
• Thứ cấp: Hàng hóa sơ cấp tiếp tục xử lý trong quy trình thứ cấp, phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn lẻ. Nhiều công ty ưu tiên sử dụng quy trình này vì sự bùng nổ của bán hàng trực tuyến.

Sau khi nhận đơn đặt hàng, đơn hàng sẽ được cập nhật theo ‘thời gian thực’ hoặc ‘sóng âm’. Đơn hàng theo thời gian thực được cập nhật ngay khi nhận, còn đơn hàng sóng âm tích lũy theo thời gian lấy hàng và tuyến vận chuyển cụ thể.

Quy Trình Đóng Gói

Hàng hóa được đóng gói theo 5 quy tắc sau:

• Theo dõi từ vị trí lưu trữ, ngày, thời gian và mã hàng.
• Kiểm tra độ chính xác và bảo đảm chất lượng trong quy trình.
• Lấy hàng từ khu vực khác nhau trong kho dễ dàng kết hợp và quản lý bởi hệ thống.
• Đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị, mức độ dễ vỡ, yêu cầu vệ sinh và luật hiện hành.
• Theo dõi lô hàng bằng hệ thống với chứng từ và số hóa đơn để truy nguyên nguồn gốc.

Quy Trình Phân Phối

Phân phối thành công đòi hỏi khả năng chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng cho khởi hành, vừa kịp lúc cho người chuyên chở. Nhà quản lý trung tâm phân phối phải dự báo và sắp xếp hoạt động đóng gói và phân phối theo thời gian nhận hàng của nhà cung cấp dịch vụ. Hàng hóa sẵn sàng quá sớm sẽ gây xáo trộn khu vực xử lý, trễ hơn kế hoạch sẽ gây trì hoãn tải hàng và giao hàng trễ.

Quy Trình Xử Lý Hàng Hóa Bị Trả Lại

Xử lý hàng hóa trả lại là một phần phức tạp của hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong kỷ nguyên thương mại điện tử. Khối lượng hàng hóa bị trả lại luôn là vấn đề đau đầu cho doanh nghiệp. Các quy tắc xử lý hàng hóa trả về:

• Tìm hiểu mặt hàng bị trả lại và lý do.
• Theo dõi hàng hóa thu hồi: theo đơn hàng, chứng từ và hóa đơn.
• Quy trình trả về để xác định xử lý sau khi nhận tại kho: trở về kho, sửa chữa, phá hủy, loại bỏ, tái chế, trả lại nhà sản xuất.
• Ghi lại tín dụng cùng lý do trả lại.
• Cập nhật thông tin tồn kho khi hàng hóa được trả lại.

Quá Trình Thêm Giá Trị Cho Sản Phẩm

Đây là phần của hoạt động kinh doanh. Nơi đây sản phẩm được sản xuất, thu thập, lắp ráp, gắn nhãn lại, sửa đổi hoặc thêm giá trị khác. Quá trình này có thể phức tạp, đặc biệt khi nhiều thành phần kết hợp thành sản phẩm mới. Các hệ thống đã phát triển để hỗ trợ, nhưng nhiều công ty vẫn gặp khó khăn khi bản ghi thành phần giá trị gia tăng không tương thích với hệ thống Logistics hoặc ERP hoặc WMS.

Kết Luận

Quá trình hoạt động kho hàng hiện đại là tích hợp của nhiều quá trình, hoạt động và giao dịch phức tạp. Đầu tư vào hệ thống ERP và WMS phù hợp giúp duy trì tính cạnh tranh và cải thiện hiệu suất hoạt động, mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp trong thời đại mới.

Trên đây là 7 Quy Trình Chính Trong Hoạt Động Kho Hàng mà Aramex đã tổng hợp. Nếu còn thông tin nào chưa rõ, hãy liên hệ lại ngay với Aramex nhé!

Đọc thêm: Tìm hiểu những xu hướng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

Đọc thêm: Logistics là gì? Tại sao Logistics lại quan trọng?

Đọc thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh đi Trung Quốc

Đọc thêm: Booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh đi Manila

Đọc thêm: Vận chuyển lụa từ Việt Nam sang Hoa Kỳ

Đọc thêm: Những hình thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam