Nội Dung
Nếu như ngôn từ thông thường khi đi làm, KPI thường được hiểu là yêu cầu số lượng phải đạt được trong công việc cần phải thực hiện. Vậy còn đối với ngành xuất-nhập khẩu, KPI trong Logistics là gì, được hiểu và định nghĩa như thế nào? Hãy cùng Aramex tìm hiểu nhé!
1/ KPI trong Logistics là gì ?
Có thể hiểu một cách đơn giản một KPI là một cái gì đó giống như một công cụ trên bảng điều khiển xe. Một công tơ mét chẳng hạn. Nếu bạn đang lái xe và muốn duy trì tốc độ của mình ở mức 50 km/h, bạn sẽ phải sử dụng công tơ mét của mình để duy trì tốc độ đó. Bạn sẽ lái nhanh hơn một chút nếu nếu kim công tơ mét của bạn dưới 50 km/h hoặc bạn lái xe chậm lại nếu vượt quá tốc độ yêu cầu.
Bạn sẽ sử dụng một KPI cùng một cách như công tơ mét của xe. Sự khác biệt duy nhất là rằng trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ không thể giảm hiệu suất khi một hoạt động kinh doanh vượt quá tiêu chuẩn yêu cầu. Trong thực tế, nếu chiếc xe của bạn có một máy đo mức tiêu thụ nhiên liệu và bạn sử dụng nó để lái xe một cách tiết kiệm, khi đó bạn đang sử dụng một KPI thực sự.
Xem thêm: Thông tin cơ bản cần nắm được về hợp đồng ngoại thương
2/ Tầm quan trọng của KPI trong ngành Logistics là gì ?
Sử dụng KPI để đo lường hiệu suất giúp đảm bảo rằng bạn luôn đánh giá hoạt động kinh doanh của mình dựa trên một tiêu chuẩn cố định. Điều này có nghĩa rằng các biến động ngay lập tức có thể nhìn thấy được và nếu hiệu suất đi theo chiều hướng sai lệch, có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng để giải quyết tình hình.
Khi một KPI cho thấy hiệu suất luôn đạt hoặc vượt quá mức cần thiết, bạn có thể quyết định nâng cao giới hạn và thiết lập một tiêu chuẩn cao hơn. Vì lý do này, các KPI rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược phát triển kinh doanh nào.
Ngoài mục tiêu cải thiện hoạt động nội bộ và hiệu suất cạnh tranh. KPIs có thể sẽ đóng một vai trò trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Điều này đặc biệt đúng trong bất kỳ doanh nghiệp nào có khách hàng bị ràng buộc bởi các thỏa thuận hoặc hợp đồng. Các thỏa thuận về mức độ dịch vụ riêng biệt sẽ được theo dõi thông qua các KPI được thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình, với xác suất của các lần vi phạm được áp dụng khi hiệu suất giảm xuống dưới một mức đã đã thỏa thuận từ trước.
Tóm lại, các KPI cung cấp cái nhìn trực quan về hiệu quả kinh doanh, cho phép đánh giá về mặt định lượng và định tính một cách khách quan. Khi phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, các KPI loại bỏ các công việc phỏng đoán và cho phép tập trung vào tiến trình thực hiện các mục tiêu.
Xem thêm: Cách thỏa thuận cước biển cho doanh nghiệp
3/ Phân loại KPIs
Nhiều loại KPI đã được phát triển để đo lường các hoạt động khác nhau của Chuỗi cung ứng. Việc chọn KPI nào để đo lường có thể gây khó khăn và đặc biệt tai hại nếu doanh nghiệp chọn sai hoặc chỉ tập trung vào một loại KPI. Vì lý do này, Mô hình Supply Chain Strategy bởi Tiến sĩ Edward Frazelle (2001) mang tính toàn diện hơn và được áp dụng phổ biến, bao gồm 4 loại KPI: chất lượng, thời gian, tài chính và năng suất:
- Chất lượng – Quality: Đây là loại chỉ số dễ thực hiện và đo lường nhất, thể hiện hiệu quả trong công việc. Ví dụ: Một chỉ số thường thấy trong Logistics dùng để đo lường chất lượng là Accuracy – Tính chính xác, bao gồm Order Accuracy, Inventory Accuracy, Picking Accuracy, …
- Thời gian – Time: Đo lường thời gian cụ thể để hoàn thành một công việc, cho thấy việc tiết kiệm thời gian từ một số hoạt động sẽ tăng hiệu suất Chuỗi cung ứng như thế nào. Ví dụ: On-Time Delivery, Supplier Lead-Time Variability, Order Turnaround Time, …
- Tài chính – Financial: Cho phép nhà quản lý xác định được những yếu tố tác động đến chi phí Chuỗi cung ứng và tìm đến những giải pháp tối ưu chi phí hơn. Ví dụ: COGS, Return Rates, Fixed Order Cost, …
- Năng suất – Productivity: Chỉ số này đo lường hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Ví dụ, Storage Space Utilization, Supplier Fill Rate, Fleet Yield, …
4/ KPIs hiệu quả cần đạt được những yếu tố gì?
Mô hình thông dụng dùng để xác định KPI có phù hợp với doanh nghiệp không là SMART. Đối với SMART, KPI “thông minh” cần phải đạt được các tiêu chí:
- (S)pecific: phải cụ thể nhiệm vụ và công việc cụ thể cho người nào.
- (M)easurable: phải đo lường được bằng số.
- (A)chievable: có thể đạt được
- (R)ealistic: phải thực tế với kế hoạch đề ra.
- (T)ime – bound: Trả lời cho câu hỏi mục tiêu được thực hiện khi nào?
Chính vì vậy, để xây dựng KPIs thật hiệu quả, bạn cần phải:
- Bắt đầu với thiết lập kế hoạch chiến lược hoặc mục tiêu
- Nắm bắt các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của bạn (Xem xét tất cả các mục tiêu của khách hàng, mục tiêu hoạt động, mục tiêu tài nguyên và mục tiêu cạnh tranh và rủi ro…)
- Đối với mỗi mục tiêu, hãy xác định KPI sẽ cho phép bạn theo dõi và đo lường hiệu quả.
- Sau đó, đối với mỗi KPI, đặt mục tiêu rõ ràng xác định kết quả như thế nào.
- Giám sát các KPI theo mục tiêu của bạn một cách thường xuyên, xem lại và điều chỉnh mục tiêu, chỉ số KPI và mục tiêu của bạn theo khoảng thời gian đều đặn hoặc bất cứ khi nào có thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp.
5/ Các KPI chuỗi cung ứng
Khi đo lường hiệu quả và chi phí của chuỗi cung ứng của mình, bạn sẽ cần phải thiết lập và giám sát các KPI, cung cấp cái nhìn về các hoạt động chức năng chéo cũng như việc áp dụng chúng cho các thành phần chuỗi cung ứng riêng biệt. Các KPI sẽ trở cần thiết trong các hoạt động sau:
- Order capture (Bắt đơn hàng).
- Inventory management (Quản trị hàng tồn kho).
- Purchasing and supplier management (Quản trị nhà cung ứng và hoạt động thu mua).
- Production/manufacturing (Hoạt động sản xuất).
- Warehousing (Hoạt động kho hàng).
- Transportation (Hoạt động vận tải).
Xem thêm: Những tồn tại đối với ngành Logistics Việt Nam hiện nay
Các KPIs chức năng chéo có khả năng cung cấp những cái nhìn nhanh của các nhân tố hiệu suất cuối theo sau:
- Perfect order (Đơn hàng chính xác: Mức độ chính xác mà các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng).
- Inventory levels (Các mức độ tồn kho) .
- Stock losses and/or damages (Hàng tồn kho mất và/ hoặc hư hỏng).
- Gross profit (Lợi nhuận gộp).
- Cost of goods sold (Giá vốn hàng bán).
- Total logistics cost (Tổng chi phí về logistics).
Các KPI chức năng chéo phải xây dựng theo một cách mà có thể thấy được sự đóng góp của mỗi chức năng đối với hiệu suất tổng thể chuỗi cung ứng.
Hi vọng qua bài viết trên, các bạn đã hiểu được KPI trong Logistics là gì, được áp dụng như thế nào trong công việc! Hãy liên hệ với Aramex để nhận được lời tư vấn tốt nhất nhé.
