Nội Dung
Để có thể mang lại hiệu quả cũng như chất lượng công việc tốt, việc quản lý tốt những công việc xung quanh là điều hết sức cần thiết. Đối với ngành xuất-nhập khẩu sẽ có những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nào để có thể mang lại hiệu quả công việc một cách tốt nhất? Hãy cùng tìm hiểu cùng Aramex nhé!
I. Tìm hiểu về quản lý kho hàng – Những phương pháp cần nắm được với việc quản lý kho hàng?
1. Quản lí kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.
2. Hướng dẫn cơ bản để bạn có những phương pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả
An toàn là trên hết
Sạch sẽ và quy củ là những tiêu chí đầu tiên trong việc quản lý kho. Hãy đảm bảo mọi thứ được sắp xếp hợp lí, các lối đi luôn thông thoáng và được đánh dấu rõ ràng. Ánh sáng cũng là yếu tố quan trọng để giữ cho nhân viên tập trung, vì vậy hãy chắc chắn rằng nhà kho của bạn luôn đầy đủ ánh sáng.
Mọi nhân viên đều phải được đào tạo, huấn luyện về các quy tắc để giữ an toàn kho, đặc biệt là nhân viên điều khiển các thiết bị cơ khí. Mọi quy định an toàn cần phải được đảm bảo thực thi bằng các phương pháp nhắc nhở và kỉ luật. Đồng thời việc kiểm tra kho hàng cần phải được thực hiện thường xuyên để kịp thời phát hiện và sửa chữa những hư hỏng xảy ra.
Xem thêm: Depot là gì?
Tổ chức hợp lí các hoạt động kho bãi
Việc tổ chức, sắp xếp kho hàng cũng như quy trình vận chuyển cần phải được sắp xếp hợp lí để tối ưu hóa công việc quản lý kho. Phân chia rõ ràng theo lối đi và theo các nhóm sản phẩm sẽ khiến cho kho hàng của bạn dễ định vị và thuận tiện trong việc di chuyển. Sử dụng các phần mềm sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc kiểm tra tình trạng của các mặt hàng. Bạn cũng nên xem xét định kỳ về việc thay đổi cách tổ chức kho hoặc quy trình vận chuyển sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
Xem xét các hoạt động điều phối
Để các hoạt động kho bãi diễn ra trơn tru và liên tục, bạn cần chú ý đến việc phối hợp các xe ra vào kho, sắp xếp đủ nhân viên tải và giữ hàng cũng như nhân viên nhận hàng và kiểm tra hàng. Điều phối tốt và hợp lí sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo chất lượng hàng hóa và giúp hoạt động quản lý kho hàng của bạn hiệu quả hơn rất nhiều.
Để mắt tới nhân viên
Trong quản lý kho, việc giao tiếp với nhân viên là rất cần thiết để nhận ra những khó khăn, bức xúc, vấn đề của nhân viên trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Ngoài ra, việc tuyển dụng, đào tạo và sa thải nhân viên cũng cần phải được tiến hành chặt chẽ và minh bạch để đảm bảo nhân viên có đủ năng lực để thực hiện các công việc cụ thể. Bạn cũng nên tìm hiểu và cập nhật những quy định về luật lao động để chắc chắn thích nghi kịp thời với các thay đổi của môi trường kinh doanh.
II. Phương pháp nào có thể giúp việc quản lý kho hàng hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp?
1/ Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO trong quản lý kho hàng
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.
Xem thêm: Tiêu chuẩn 5S là gì?
Tại sao phải thực hiện tiêu chuẩn 5S với mỗi doanh nghiệp?
Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
2/ Quy hoạch kho theo từng khu vực – Phương pháp bạn cần chú ý trong công việc quản lý kho hàng
Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng.
Ví dụ, cần bố trí hàng cố định ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên được đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Lưu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu,….đặc biệt hàng hóa chất để ở vị trí riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại hàng khác,…
Tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ có thể tiếp cận hàng hóa dễ dàng.
Đồng thời căn cứ vào bố trí này để dán các bảng chỉ dẫn cụ thể, giúp các bộ phận khác có thể tiếp cận ngay khi cần thiết.
3/ Sắp xếp theo mã SKU
SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng.
Ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý. Tuy nhiên cần hạn chế sử dụng các chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và i inh hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, \,..cũng cần tránh vì có thể làm file excel hoặc phần mềm bị lỗi khi nhập liệu.
4/ Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát – Phương pháp quản lý hiệu quả bạn cần chú ý với việc quản lý kho hàng
Sơ đồ quản lý kho hàng là gì? Đó là là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa.
Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.
5/ Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,…)
Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Và lưu ý, thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn của bộ Tài chính ban hành như hình phía dưới.
Vì hàng hóa biến động liên tục nên thẻ kho cũng phải cập nhật thường xuyên để số liệu thống nhất. Nếu điều này được thực hiện nghiêm chỉnh sẽ giúp quá trình thống kê, quản lý kho hàng hóa hiệu quả hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán buôn – tồn kho để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Nếu không may xảy ra thất thoát, sai lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết!
6/ Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch.
Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng về sau.
7/ Kiểm tra kho thường xuyên
Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ gồm có:
- Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán liên quan
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay không?)
- Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
- Các nguy cơ tại kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét,…)
Thông qua kết quả kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.
8/ Lắp camera quan sát
Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
9/ Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho
Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)
Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.
Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
10/ Thực hiện quy trình quản lý kho hàng khoa học
Khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng mới cần thực hiện tuần tự những bước nào? Do những ai chịu trách nhiệm?
Tương ứng với từng mô hình hoạt động cũng như tính chất hàng hóa mà mỗi công ty sẽ có những tiêu chuẩn khác biệt. Tuy nhiên quy trình quản lý hàng hóa cần được thống nhất từ sớm và tuân thủ, nhằm đảm bảo các khâu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa các sơ sót.
11/ Mua phần mềm quản lý
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu, so sánh tính năng và giá cả từ nhiều nguồn để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
12/ Sử dụng dịch vụ lưu trữ
Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.
Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm!
Ví dụ tại Saigon Express, khách hàng tiến hành ký hợp đồng thuê kho và bàn giao hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thông báo trước, hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo yêu cầu. Đồng thời hàng tháng khách hàng sẽ nhận được bảng báo cáo xuất nhập tồn chi tiết để theo sát tình hình lưu trữ, bán hàng của doanh nghiệp.
Aramex đã giúp cho bạn có những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các bạn để các bạn có thể tham khảo và áp dụng trong công việc. Nếu như cần thêm thông tin nào khác, hãy liên hệ ngay với Aramex để có thông tin tốt nhất!
