Nội Dung
Với bài viết trước, Aramex đã lưu ý với bạn về những loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ dành cho các bạn. Với bài viết ngày hôm nay, Aramex muốn các bạn ghi nhớ một số lưu ý với việc lưu kho hồ sơ khi lưu kho tổng hợp hồ sơ nhé.
Phân loại hồ sơ – tài liệu – Những thông tin cần lưu ý và cần biết về việc lưu kho hồ sơ
- Lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ, hợp đồng,…
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toán, quyết toán
- Lưu hồ sơ nhân sự, đặc biệt là lưu hồ sơ nhân viên đã công tác từ 6 tháng trở lên.
- Lưu hồ sơ tín dụng
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án đối với các trạm y tết phường xã. Các bệnh viện tư nhân,…
- Lưu hồ sơ dự án
- Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
- Lưu trữ hồ sơ công chứng, lưu trữ hồ sơ chứng thực cho doanh nghiệp hoặc các cơ quan công chứng
- Lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên chức của các cơ quan công lập
- Lưu trữ hồ sơ dự thầu, lưu trữ hồ sơ đấu thầu
- Lưu trữ hồ sơ địa chính
- Lưu trữ hồ sơ hành chính
- Lưu trữ hồ sơ hải quan
- Lưu trữ hồ sơ hoàn công
- Lưu trữ hồ sơ nhà đất
- Lưu trữ hồ sơ quy hoạch
- Lưu hồ sơ tài sản cố định
- Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, các tài liệu doanh nghiệp khác
Xem thêm: Vận tải đa phương thức là gì?
Một số lưu ý cụ thể khi lưu kho tài liệu hồ sơ đối với mỗi doanh nghiệp
Lưu ý thứ nhất với việc lưu kho hồ sơ: Xem xét độ an toàn của kho
- Chọn đơn vị cho thuê kho uy tín. Đó nên là một kho có đăng ký kinh doanh rõ ràng. Bạn cũng nên ghé thăm kho trước khi quyết định thuê.
- Kiểm tra độ an toàn, kho có khô thoáng không?. Có bị ngập nước không? Có được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera không?. Bảo vệ có thường trực 24/24 không?… hãy quan sát kho bạn định lưu trữ và tìm câu trả lời. Nếu mọi thứ đều ổn thì bạn có thể chọn lựa để lưu hồ sơ của mình.
- Sử dụng thùng đựng an toàn. Thùng nên dày, cứng cáp, tốt nhất nên có cấu tạo từ nhựa hoặc sắt không gỉ. Thùng hồ sơ nên có kích thước chuẩn vừa phải. Không nên chọn quá lớn vì giấy tờ thường rất nặng sẽ gây khó khăn khi vận chuyển, sắp xếp. Bạn có thể liên hệ với công ty lưu kho để được tư vấn hỗ trợ.
- Chống côn trùng, mối mọt. Hãy đảm bảo kho lưu trữ thường xuyên được xịt khử côn trùng thường xuyên. Bạn cũng có thể xử lý xịt thuốc các thùng trước khi lưu trữ để đảm bảo hơn.
- Đảm bảo khô ráo, giấy tờ bị ướt hoặc lưu trong không gian ẩm ướt chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến trình trạng nấm mốc. Do đó hãy đảm bảo hồ sơ của bạn khô ráo trước khi đóng gói.
- Doanh nghiệp cho thuê kho sẽ có bảo hiểm cháy nổ và chế độ đền bù cho khách hàng khi xảy ra sơ xuất. Tuy nhiên, để bảo đảm hơn, bạn cần mua riêng bảo hiểm tài sản cho cơ quan của mình.
Xem thêm: Chi phí tồn kho là gì?
Lưu ý thứ 2 bạn cần chú ý về việc lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ – tài liệu
- Sắp xếp hồ sơ khoa học: Tùy vào tính chất của tài liệu và nhu cầu của công ty mà bạn cần có cách sắp xếp hợp lý để dễ tìm kiếm. Ví dụ: Phân loại theo từng phòng ban, theo loại hồ sơ, theo mức độ quan trọng, theo thời gian từng năm,…
- Gắn nhãn bên ngoài hộp. Hãy đánh số thứ tự cho từng thùng hồ sơ, cùng một mảnh giấy đính kèm ghi chú thông tin sơ bộ của những hồ sơ, giấy tờ bên trong. Nhớ ghi chú vào một góc thống nhất, cùng quy cách để dễ theo dõi.
- Bố trí thùng hồ sơ ở vị trí thấp, vừa tầm với, có ánh sáng tốt và dễ quan sát
- Lập sơ đồ mô tả vị trí: Đây là việc làm cần thiết khi số lượng thùng đựng hồ sơ của công ty bạn nhiều và để ở nhiều ngăn kệ khác nhau.
- Tạo một foder kiểm soát trên máy tính: Hãy lưu trữ tất cả thông tin này trên máy tính. Thông thường các công ty cho thuê kho sẽ cung cấp cho bạn bảng báo cáo mỗi tháng. Tuy nhiên bạn cũng nên lập một file dữ liệu riêng cho mình.
- Tìm hiểu thủ tục trích lục hồ sơ. Bạn cần hỏi kỹ về các dịch vụ hỗ trợ và chi phí lưu kho hồ sơ, quy trình giao nhận hồ sơ, bạn phải đến kho truy xuất hồ sơ hay sẽ có dịch vụ giao hồ sơ đến tận chỗ làm.
Xem thêm: Phương pháp quản lý hàng hóa bao gồm những gì?
Lưu ý thứ 3: Xử lý tài liệu hồ sơ
- Cần loại bỏ thun cao su, kẹp giấy hoặc kẹp kim loại. Thời gian lưu kho hồ sơ – tài liệu lâu sẽ khiến chúng bị biến chất, gỉ sét . Làm giấy tờ bị ố bẩn hoặc mục nát.
- Sắp xếp cẩn thận, ngay ngắn, không bị gấp, nhăn nhún
- Mỗi thùng cần xếp vừa đủ tài liệu, chừa khoảng trống để có thể trích lục dễ dàng. Không nên nhồi nhét quá nhiều dễ gây rối và nhầm lẫn.
- Đối với các tài liệu mờ hoặc đặc biệt quan trọng, hãy tạo thêm bản sao. Nhằm tránh trường hợp lưu kho lâu bị phai màu, thiếu sót.
- Mồ hôi tay cũng có thể là tác nhân khiến tài liệu bị ẩm ướt. Hãy mang bao tay hoặc đảm bảo tay sạch sẽ khô ráo khi sắp xếp tài liệu.
Aramex đã giúp bạn tìm hiểu những thông tin cũng như những lưu ý về việc lưu kho hồ sơ tài liệu, các bạn có thể lưu ý để có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Nếu bạn cần tìm hiểu những thông tin về kiến thức ngành cũng như dịch vụ vận tải khác, hãy alo ngay Aramex ngay để nhận được hỗ trợ tốt nhất!
