Vai trò của phòng Mua hàng trong chuỗi cung ứng

Phòng Mua hàng có vai trò rất quan trọng trong chuỗi cung ứng. Nó không chỉ đơn giản là mua hàng cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp lớn, phòng Mua hàng có vai trò chiến lược. Nó giúp tối ưu chi phí chuỗi cung ứng và hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp. Phòng Mua hàng không chỉ tối ưu chi phí mà còn có nhiều trách nhiệm khác. Nó gắn liền với hoạt động của các phòng ban khác. Mục tiêu là hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệu quả mua hàng. Bài viết này sẽ đề cập đến 5 vai trò chủ chốt của phòng Mua hàng trong chuỗi cung ứng.

Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng

Phòng Mua hàng nhận yêu cầu mua hàng từ phòng Operations và các phòng ban khác. Nhiệm vụ của phòng Mua hàng là xem xét và hỗ trợ hoàn thiện thông tin mua hàng. Điều này bao gồm số lượng, chất lượng sản phẩm và các yếu tố khác. Ví dụ, khi nhận yêu cầu mua giấy A4, phòng Mua hàng sẽ xem xét chất lượng cần thiết. Họ có thể đề xuất sử dụng giấy A4 chất lượng vừa phải nếu dùng cho nội bộ. Điều này giúp tối ưu chi phí mua hàng cho doanh nghiệp.

Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả

Phòng Mua hàng quản lý các quy trình nội bộ và thông tin từ nhà cung ứng. Họ đánh giá và cải thiện các quy trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cũng được quản lý chặt chẽ. Phòng Mua hàng phối hợp với các phòng ban để triển khai đào tạo nội bộ. Điều này giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động mua hàng. Cải thiện hệ thống thu mua cũng là một phần quan trọng trong nhiệm vụ này.

Quản lý nền tảng cung ứng

Phòng Mua hàng quản lý, cải thiện và phát triển các nhà cung ứng hiện hành. Họ cũng tìm kiếm và tạo danh sách các nhà cung ứng tiềm năng. Danh sách này dựa trên các đánh giá về chất lượng, giá cả và thương hiệu. Mục tiêu là lưu trữ tài nguyên và lên kế hoạch hợp tác trong tương lai. Điều này giúp đảm bảo nguồn cung ứng luôn đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban

Quá trình mua hàng có thể bị ảnh hưởng bởi xung đột giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban có mục tiêu và kế hoạch riêng, muốn giải quyết nhanh chóng. Điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và kết quả cuối cùng. Xung đột về tài chính cũng có thể xảy ra, ví dụ như thanh toán hóa đơn chậm trễ. Điều này ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Phòng Mua hàng cần thấu hiểu kế hoạch và quy trình làm việc của các phòng ban khác. Họ xây dựng mối quan hệ khăng khít bằng cách tạo cơ hội tương tác và chia sẻ công việc. Điều này giúp giải quyết công việc dễ dàng hơn và tránh xung đột.

Thực hiện mục tiêu mua hàng gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp

Mục tiêu của phòng Mua hàng phải phát triển dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp. Phòng Mua hàng thường sử dụng ngân sách doanh nghiệp nhiều nhất. Vì vậy, họ cần sử dụng nguồn tiền hiệu quả và tối ưu. Trong một vài trường hợp, tối ưu chi phí không còn là mục tiêu hàng đầu. Mục tiêu có thể thay đổi theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường thay vì tăng doanh số, mục tiêu của phòng Mua hàng cũng thay đổi. Họ sẽ tìm nhà cung ứng đáp ứng đủ tiêu chí doanh nghiệp đề ra thay vì chỉ tối ưu chi phí.

Tạm kết

Mua hàng chiến lược gắn liền với mục tiêu và trách nhiệm đối với chuỗi cung ứng. Vai trò của phòng Mua hàng trong chuỗi cung ứng rất quan trọng, không chỉ là tối ưu chi phí. Phòng Mua hàng cần xây dựng mạng lưới kết nối tốt với các bên liên quan. Điều này giúp cải thiện và phát triển quy trình mua hàng, tăng hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng.

Trên đây là Vai trò của phòng Mua hàng trong chuỗi cung ứng mà Aramex đã tổng hợp. Nếu còn thông tin nào chưa rõ, hãy liên hệ lại ngay với Aramex nhé!

Đọc thêm: Tìm hiểu những xu hướng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

Đọc thêm: Logistics là gì? Tại sao Logistics lại quan trọng?

Đọc thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh đi Trung Quốc

Đọc thêm: Booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh đi Manila

Đọc thêm: Vận chuyển lụa từ Việt Nam sang Hoa Kỳ

Đọc thêm: Những hình thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam