Các Rủi Ro Trong Procurement Mà Doanh Nghiệp Cần Biết

Procurement hiện nay là một chức năng chiến lược quan trọng. Procurement phát triển chiến lược và vận hành với quy mô toàn cầu nhanh hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, hoạt động này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Những rủi ro này có thể gây ra trì hoãn và giảm hiệu quả chuỗi cung ứng. Nghiêm trọng hơn, nó có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Dưới đây là sáu rủi ro trong procurement mà doanh nghiệp cần nắm bắt và xây dựng kế hoạch cải thiện, phát triển.

Phân Tích Nhu Cầu Nội Bộ Kém

Rủi ro

Quá trình procurement bắt đầu khi một bộ phận xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ. Rủi ro ở đây bao gồm xác định quá mức hoặc thiếu hụt nhu cầu, lịch trình không thực tế, ngân sách không đầy đủ và yêu cầu thiết kế kém. Những tình huống này dẫn đến lãng phí và trì hoãn trong việc triển khai sản xuất sản phẩm. Sự chậm trễ này sẽ làm nản lòng khách hàng và có thể dẫn họ đến lựa chọn sản phẩm của đối thủ.

Giảm thiểu rủi ro

Việc phân tích nhu cầu nội bộ kém có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần dựa vào số liệu và phân tích để đưa ra nhu cầu phù hợp. Điều này giúp tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro trong procurement.

Lựa Chọn Và Quản Lý Nhà Cung Cấp

Rủi ro

Nhiệm vụ đầu tiên của procurement là đảm bảo nguồn cung cấp đáng tin cậy và ổn định. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng nhu cầu, sẽ dẫn đến trì hoãn sản xuất và dự án. Toàn cầu hóa gia tăng khoảng cách và thời gian phân phối, đòi hỏi mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Các doanh nghiệp thành công coi nhà cung cấp là đối tác và hợp tác chặt chẽ với họ.

Giảm thiểu rủi ro

Toàn cầu hóa mang lại lợi ích lớn hơn so với rủi ro có thể kiểm soát được. Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy và xem nhà cung cấp là đối tác. Khi có sự cố, cả hai bên cùng tìm phương hướng giải quyết. Điều này giúp giảm thiểu gián đoạn và thúc đẩy mối quan hệ hợp tác.

Trách Nhiệm Xã Hội Của Doanh Nghiệp

Rủi ro

Khách hàng ngày nay chọn mua hàng từ các công ty đáp ứng tiêu chuẩn môi trường, đạo đức và trách nhiệm xã hội. Chi phí cho cam kết này đáng kể nhưng mang lại lợi ích về uy tín và tài chính. Procurement phải đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn này. Doanh nghiệp phải kiểm tra và giám sát nhà cung cấp để đảm bảo sự đa dạng và bền vững.

Giảm thiểu rủi ro

Doanh nghiệp nên triển khai chương trình Corporate Social Responsibility (CSR) và để procurement dẫn dắt chiến lược. Khách hàng chú ý nhiều hơn đến chuỗi cung ứng và tác động của chúng đến môi trường. Doanh nghiệp không thể đổ lỗi cho nhà cung cấp khi nguồn cung ứng không đáp ứng tiêu chuẩn. Các mục tiêu của procurement bao gồm cả môi trường và xã hội.

Quản Lý Hợp Đồng Không Hiệu Quả

Rủi ro

Nhân sự procurement thường xem hợp đồng quan trọng hơn một thỏa thuận đơn giản. Hợp đồng là cơ hội chiến lược để hình thành mối quan hệ đối tác. Nếu không quản lý hiệu quả, doanh nghiệp đang hi sinh tiết kiệm chi phí và chấp nhận rủi ro. Điều này làm giảm khả năng hợp tác lâu dài và hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro

Doanh nghiệp nên có thư viện tài liệu tập trung với các điều khoản được liên kết tự động. Thông tin giao dịch nên được chuyển thành báo cáo cho tài chính, marketing và quản lý cấp cao. Đánh giá và phê duyệt bởi nhóm pháp lý giúp thông tin hợp đồng chính xác và cập nhật. Nhân viên procurement có thể tạo hợp đồng mới từ các mẫu được phê duyệt trước để dễ dàng xem xét.

Gian Lận Và Tham Nhũng

Rủi ro

Doanh nghiệp tồn tại rủi ro do cố ý và vì lợi ích cá nhân. Rủi ro này bao gồm gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp hồ sơ. Những hành vi này có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Giảm thiểu rủi ro

Procurement nên rõ ràng và tự động, giới hạn từ các nhà cung cấp được chấp thuận. Thông tin giao dịch đầy đủ giúp kiểm tra chéo tài liệu dễ dàng hơn. Quy trình kiểm toán và phê duyệt được ghi chép đầy đủ sẽ tăng khả năng bảo vệ doanh nghiệp. Điều này giúp xử lý hành vi bất hợp pháp một cách hiệu quả.

Thiếu Hụt Tài Năng

Rủi ro

Để thành công, doanh nghiệp phải thu hút và giữ chân nhân tài chất lượng cao. Bộ phận procurement không ngoại lệ. Một bản tóm tắt của DHL Research dự đoán thiếu hụt tài năng chuỗi cung ứng nghiêm trọng. Phần lớn các công ty chưa có chiến lược dài hạn để nâng cao trình độ nhân lực. Điều này dẫn đến thiếu nguồn nhân lực chất lượng để thực hiện chiến lược.

Giảm thiểu rủi ro

Doanh nghiệp cần có chiến lược đào tạo phù hợp cho nhân sự tiềm năng. Điều này giúp phát triển kỹ năng và kiến thức của họ với mục tiêu đóng góp cho doanh nghiệp.

Kết Luận

Procurement là một chức năng chiến lược quan trọng, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Doanh nghiệp cần nhận thức và xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro này. Việc phân tích nhu cầu nội bộ, quản lý nhà cung cấp, trách nhiệm xã hội, quản lý hợp đồng, phòng chống gian lận và phát triển tài năng đều cần được chú trọng. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả chuỗi cung ứng và uy tín của doanh nghiệp.

Trên đây là kiến thức về Các Rủi Ro Trong Procurement mà Aramex đã tổng hợp. Nếu còn thông tin nào chưa rõ, hãy liên hệ lại ngay với Aramex nhé!

Đọc thêm: Tìm hiểu những xu hướng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

Đọc thêm: Logistics là gì? Tại sao Logistics lại quan trọng?

Đọc thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh đi Trung Quốc

Đọc thêm: Booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh đi Manila

Đọc thêm: Vận chuyển lụa từ Việt Nam sang Hoa Kỳ

Đọc thêm: Những hình thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam