Nội Dung
Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại được hiểu đơn giản là hóa đơn giữa hai bên giữ nhận trong suốt quá trình mua bán. Vậy các bạn cần phải lưu ý gì khi lập hóa đơn thương mại? Hãy cùng tìm hiểu cùng Aramex nhé!
Xem thêm:
Khái niệm về hóa đơn thương mại:
Commercial Invoice (hóa đơn, chứng từ thương mại) là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu
Nhưng số tiền tổng không phải là thông tin duy nhất cần xuất hiện trên C/I để thể hiện rõ yếu tố “thương mại”. Trên đó còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như:
- điều kiện thương mại Incoterms – các chuỗi 3 kí tự FOB,CIF,CFR,…;
- phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P,… ;
- phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD.
Tổng lược lại thì lượng thông tin cần nắm bắt trên C/I có vẻ cũng nhỉnh hơn hóa đơn thông thường kha khá rồi đấy.
Mục đích của việc lập hóa đơn thương mại là:
Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.
Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…
Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.
Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600. Tôi xin được trích nội dung trong đề tài có tên Luận văn về hóa đơn thương mại của Trường ĐH Mở Tp.HCM:
- Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.
- Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.
- Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.
- Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
- Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
- Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
- Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.
Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.
Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).
Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ.
Xem thêm: SKU là gì?
Một số lỗi phổ biến cần tránh trong quá trình các bạn lập một hóa đơn thương mại là:
Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…
Các bạn hãy ghi nhớ những điều này để có thể lập hóa đơn thương mại thật đúng và chuẩn xác nhất nhé. Nếu cần tìm thêm dịch vụ vận tải, vận chuyển nhanh thì đừng chần chừ mà hãy alo cho Aramex để được hỗ trợ!
