Nội Dung
Trong thương mại quốc tế, khi bạn gửi hàng thương mại ra nước ngoài — dù là xuất khẩu từ Việt Nam hay nhập khẩu về Việt Nam — việc thông quan và kiểm hóa hải quan là một bước cực kỳ quan trọng. Quy trình kiểm hóa không cẩn thận có thể gây tắc nghẽn, trì hoãn hoặc thậm chí bị giữ hàng. Vì vậy, việc hiểu rõ từng bước của quy trình sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt, tránh rủi ro và bảo đảm hàng hóa được vận chuyển hợp pháp, nhanh chóng.
1. Kiểm hóa hải quan là gì?
“Tổng cục Hải quan” hiểu kiểm hóa — hay kiểm tra hải quan — là quá trình cơ quan hải quan sẽ đối chiếu giữa hồ sơ khai báo và thực tế hàng hóa để xác minh rằng khai báo là chính xác.
Mục đích của kiểm hóa:
- Đảm bảo hàng hóa xuất nhập khẩu tuân thủ quy định pháp luật, không nằm trong danh mục cấm, không khai sai mã HS, số lượng, nội dung.
- Ngăn chặn gian lận thương mại, buôn lậu, khai sai giá trị, số lượng để trốn thuế.
- Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và đảm bảo an toàn — đặc biệt với hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, hàng dễ vỡ — nếu cần kiểm tra chuyên ngành.
Tùy từng lô hàng, kiểm hóa có thể thực hiện dưới dạng kiểm tra hồ sơ (giấy tờ), hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa — tức là mở kiện, xem hàng thật.
2. Khi nào lô hàng bị yêu cầu kiểm hóa?
Không phải mọi lô hàng đều bị kiểm hóa thực tế. Sau khi khai báo hải quan (thường qua hệ thống điện tử như VNACCS/VCIS), hồ sơ của bạn sẽ được phân luồng — thường gọi là luồng “xanh”, “vàng” hoặc “đỏ”.
- Luồng xanh: hàng được thông quan ngay, không kiểm tra; thường áp dụng khi doanh nghiệp uy tín, hồ sơ rõ ràng, hàng ít rủi ro.
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ — chứng từ, hóa đơn, packing list, khai báo; nếu đúng đủ, có thể thông quan mà không cần mở kiện.
- Luồng đỏ: có khả năng cao bị kiểm tra thực tế — tức là kiểm hóa: cơ quan hải quan mở kiện, kiểm đếm hàng hóa, kiểm tra khớp giữa khai báo và thực tế.
Những trường hợp dễ bị kiểm hóa: hàng có giá trị cao, hàng nhạy cảm (công nghệ, thực phẩm, dược, mỹ phẩm…), lô hàng mới đầu xuất khẩu từ doanh nghiệp chưa uy tín, hoặc khai báo có dấu hiệu bất thường.
3. Quy trình kiểm hóa hải quan — các bước thực hiện
Dưới đây là mô tả chi tiết quy trình kiểm hóa khi gửi hàng thương mại, theo hướng dẫn của đơn vị logistics như Aramex Việt Nam.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ & giấy tờ trước khi khai báo
Trước tiên bạn phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu/nhập khẩu:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Danh sách đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu
- Các giấy phép, chứng nhận đặc biệt nếu hàng nằm trong diện hàng kiểm soát (ví dụ: giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch, kiểm nghiệm…)
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ và khai báo rõ ràng giúp tăng khả năng đơn hàng đi luồng xanh, giảm rủi ro bị kiểm hóa.
Bước 2. Khai báo hải quan điện tử & phân luồng
Sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS để khai báo hải quan — điền đầy đủ thông tin như mã HS, giá trị, mã cảng, mã chi cục hải quan, địa chỉ gửi/nhận, mô tả hàng, khối lượng, kiện hàng… rồi truyền tờ khai.
Sau khi truyền, hệ thống sẽ phân luồng tự động dựa trên độ tin cậy của hồ sơ và loại hàng — xác định là luồng xanh, vàng hay đỏ.
Bước 3. Nếu lô hàng được phân luồng vàng — kiểm tra giấy tờ
Hải quan sẽ xem xét hồ sơ giấy: đối chiếu invoice, packing list, hợp đồng thương mại, C/O, giấy phép… với nội dung khai báo. Nếu giấy tờ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định — họ có thể thông quan mà không cần mở hàng.
Nếu có bất thường — ví dụ khai thiếu, khai sai, khai không rõ nguồn gốc, không có giấy phép với hàng cần kiểm soát — họ có quyền yêu cầu kiểm hóa thực tế.
Bước 4. Nếu lô hàng bị phân luồng đỏ — kiểm hóa thực tế (mở kiện, kiểm đếm)
Khi lô hàng thuộc luồng đỏ, hoặc bị nghi có vi phạm, cán bộ hải quan / kiểm hóa sẽ tiến hành:
- Mở kiện hàng — mở container / kiện / bưu phẩm để kiểm hàng thực tế.
- So sánh nội dung thực tế với khai báo: số lượng, mô tả hàng, chủng loại, khối lượng, nhãn mác, mã HS, xuất xứ…
- Với hàng cần kiểm tra chuyên ngành (thực phẩm, dược, mỹ phẩm, hóa chất, sản phẩm công nghiệp…) — có thể phải kiểm dịch, kiểm định chất lượng, an toàn, vệ sinh, theo quy định nhập khẩu/ xuất khẩu.
Sau khi kiểm hóa — nếu hàng phù hợp — hải quan sẽ chấp thuận và cấp phép thông quan, lô hàng được xuất khẩu/nhập khẩu. Nếu có vi phạm — có thể bị giữ lại, buộc tiêu hủy, phạt, hoặc trả lại.
Bước 5. Nộp thuế, phí (nếu có) và hoàn tất thông quan
Nếu hàng phải chịu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, phí hải quan — sau khi kiểm hóa xong, bạn cần nộp thuế, lệ phí theo quy định. Sau khi nộp, hải quan sẽ hoàn tất thủ tục, hàng được cho phép lưu thông — để xuất khẩu sang nước khác hoặc giao cho bên nhận.
Bước 6. Chuẩn bị giao hàng & vận chuyển sau thông quan
Sau khi thông quan, hàng sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển (courier, hãng hàng không, hãng biển…) để xuất đi. Nếu bạn sử dụng dịch vụ của đơn vị logistics như Aramex — họ sẽ hỗ trợ từ bước khai báo, làm thủ tục hải quan đến giao hàng quốc tế.
4. Một số lưu ý quan trọng khi kiểm hóa hải quan
- Khai báo chính xác & minh bạch: Mọi thông tin — mô tả hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, khối lượng — phải đúng, khớp với hàng thực tế. Sai sót dễ khiến lô hàng bị luồng đỏ.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ & rõ ràng: Invoice, Packing List, C/O (nếu có), hợp đồng ngoại thương, giấy phép xuất/nhập khẩu (với hàng cần kiểm soát), giấy chứng nhận kiểm định/kiểm dịch — càng rõ ràng, hồ sơ dễ được chấp nhận.
- Biết trước quy định của mặt hàng & quốc gia nhập khẩu: Một số mặt hàng cần kiểm nghiệm chất lượng, kiểm định, kiểm dịch — nếu không đáp ứng điều kiện, lô hàng dễ bị giữ lại.
- Hợp tác với đơn vị logistics / forwarder uy tín: Những đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ khai báo, chuẩn bị hồ sơ, tư vấn mã HS, giấy phép cần thiết — giúp giảm rủi ro bị kiểm hóa hoặc bị trả hàng.
- Theo dõi trạng thái thông quan & vận đơn: Sau khi khai báo, bạn nên theo dõi mã vận đơn — nếu có trạng thái “Held by Customs” / “Customs Hold” / “Customs Clearance Event” — cần kiểm tra lại hồ sơ hoặc liên hệ forwarder/hải quan để xử lý.
5. Vì sao quy trình kiểm hóa cần được đưa vào quy trình gửi hàng thương mại?
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật & quy định quốc tế, tránh vi phạm xuất nhập khẩu.
- Giúp hàng hóa thông quan nhanh, tránh delay, đặc biệt với các mặt hàng giá trị cao hoặc lô hàng lớn.
- Bảo đảm uy tín doanh nghiệp: Nếu hàng bị giữ, bị kiểm hóa nhiều lần — sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác, chi phí lưu kho, cước cao hơn.
- Giảm rủi ro tranh chấp: Khi có chứng từ rõ ràng, kiểm hóa đúng — cả người gửi và người nhận đều yên tâm hơn về số lượng, chất lượng hàng.
6. Kết luận
Quy trình kiểm hóa hải quan khi gửi hàng thương mại — từ khai báo điện tử đến kiểm hóa thực tế, nộp thuế, thông quan và vận chuyển — là một chuỗi khép kín mà mỗi bước đều quan trọng. Khi bạn hiểu rõ các bước này, chuẩn bị hồ sơ đúng cách, khai báo minh bạch và hợp tác với đơn vị logistics uy tín, việc xuất khẩu / nhập khẩu hàng hóa quốc tế sẽ trở nên suôn sẻ, ít rủi ro, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Nếu bạn thường gửi hàng thương mại quốc tế — như xuất khẩu sản phẩm, gửi cho đối tác nước ngoài — việc nắm chắc quy trình kiểm hóa này là một lợi thế lớn để tránh gián đoạn và đảm bảo vận chuyển thành công.
Bài viết tham khảo thêm
- Các bước thực hiện thủ tục hải quan khi gửi hàng quốc tế – Aramex Việt Nam (aramex.vn)
- Thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu kinh doanh – Aramex Việt Nam (aramex.vn)
Nếu muốn — mình có thể viết giúp một checklist chi tiết (theo form bảng) để bạn dùng khi làm thủ tục gửi hàng — rất phù hợp để in ra hoặc copy vào file Excel. Bạn có muốn mình làm luôn không?
