Quy Trình Mua Hàng Cơ Bản Trong Chuỗi Cung Ứng

Quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng bao gồm 5 bước cơ bản. Hiểu rõ sự khác biệt giữa Procurement và Purchasing là nền tảng để thực hiện quy trình này hiệu quả.

Hiểu về Procurement và Purchasing

Procurement và Purchasing thường được hiểu là một, nhưng thực tế chúng khác nhau. Procurement là quy trình chiến lược, bao gồm lên kế hoạch và đảm bảo các hoạt động từ tìm nguồn cung ứng đến thu mua hàng hóa. Purchasing chỉ là một phần của Procurement, tập trung vào hoạt động mua hàng dựa trên kế hoạch và yêu cầu đã được thiết lập.

5 Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Purchasing

Bước 1: Xác Định Nhu Cầu và Yêu Cầu Đề Nghị Mua Hàng

Đầu tiên, nhân sự mua hàng sẽ làm việc với các bên liên quan để xác định loại hàng hóa/dịch vụ cần mua. Sau đó, người mua sẽ gửi yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Requisition). PR sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản như:

• Mô tả sản phẩm và số lượng
• Tên nhà cung cấp (nếu có)
• Giá bán
• Tên và bộ phận của người mua

Yêu cầu mua hàng thường được tạo qua hệ thống quản lý thông tin như SAP, B2B, Coupa,… hoặc bằng Form như Excel đối với công ty nhỏ.

Bước 2: Phê Duyệt PR

Sau khi nhận PR, nhân sự phụ trách sẽ gửi đến các cấp quản lý để ký xác nhận, thường là phòng Tài chính/Kế toán. Việc xác nhận PR giúp kiểm soát chi phí và tránh đơn hàng trùng lặp.

Bước 3: Tạo PO – Purchasing Order

Đơn đặt hàng (PO) được tạo bởi phòng Mua hàng sau khi PR được phê duyệt. PO thường được tạo bằng hệ thống mua hàng điện tử và bao gồm các thông tin như:

• Số PO
• Ngày lập PO
• Tên và thông tin liên hệ người bán/người mua
• Mô tả và số lượng hàng hóa
• Thông số kỹ thuật, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng
• Chữ ký của bên mua và bên bán

PO là chứng từ quan trọng giúp đối chiếu và theo dõi giao dịch, đảm bảo quy trình giao nhận hàng diễn ra thuận lợi.

Bước 4: Nhận Hàng Hóa/Dịch Vụ

Dựa trên PO, nhà cung cấp sẽ sản xuất hoặc chuẩn bị hàng hóa/dịch vụ và giao đúng ngày thỏa thuận. Hàng hóa thường được giao cho phòng ban tương ứng, và quản lý phòng ban đó sẽ ký xác nhận khi nhận được hàng.

Bước 5: Thanh Toán

Sau khi hoàn tất giao nhận, nhà cung cấp sẽ đề nghị thanh toán. Bên mua hàng cần đảm bảo các thông tin về hàng hóa khớp chính xác với PR, PO, và Invoice. Tại các doanh nghiệp lớn, nhiệm vụ thanh toán nên thuộc về phòng tài chính. Phòng mua hàng chỉ nên tập trung vào tìm nguồn và hoàn tất mua hàng theo mục tiêu đã đặt ra. Cả hai phòng cần phân chia trách nhiệm rõ ràng và hướng dẫn nhà cung cấp hiểu quy trình và vai trò thanh toán.

Quy trình mua hàng không chỉ là việc mua sắm đơn giản mà đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự phối hợp giữa các bên liên quan. Thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo mua đúng chất lượng, số lượng và nhận hàng đúng ngày, địa điểm.

Trên đây là Quy Trình Mua Hàng Cơ Bản Trong Chuỗi Cung Ứng mà Aramex đã tổng hợp. Nếu còn thông tin nào chưa rõ, hãy liên hệ lại ngay với Aramex nhé!

Đọc thêm: Tìm hiểu những xu hướng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

Đọc thêm: Logistics là gì? Tại sao Logistics lại quan trọng?

Đọc thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh đi Trung Quốc

Đọc thêm: Booking tải hàng không từ Hồ Chí Minh đi Manila

Đọc thêm: Vận chuyển lụa từ Việt Nam sang Hoa Kỳ

Đọc thêm: Những hình thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam