Nội Dung
Đối với pháp luật hiện hành Việt Nam, tất cả hồ sơ, chứng từ,.. đều bắt buộc phải có yêu cầu lưu trữ hồ sơ từ 5-20 năm với mỗi doanh nghiệp. Vậy tại sao lại có quy định này? Vì sao mà mỗi doanh nghiệp cần phải sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ công trình? Hãy cùng Aramex tìm hiểu nhé.
Xem thêm:
Sự khác nhau giữa FIFO và LIFO là gì?
Quy định về lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình được quy định như thế nào trong pháp luật?
Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình xây dựng được pháp luật quy định tại Điều 12 Thông tư 26/2016/TT-BXD quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành như sau:
1. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào khai thác, sử dụng theo danh mục quy định tại Phụ lục III Thông tư này. Các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng công trình lập và lưu trữ hồ sơ đối với phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
2. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
3. Chủ đầu tư tổ chức lập một bộ hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư này, bàn giao cho chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình. Chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ này trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình.
4. Trường hợp đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.
5. Hồ sơ nộp vào Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Trên đây là nội dung câu trả lời về lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình xây dựng. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 26/2016/TT-BXD.
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình ngày càng phát triển
Đối với các công ty xây dựng, hàng năm sẽ tiếp nhận vô số các công trình lớn nhỏ. Tùy quy mô mà hồ sơ lưu trữ của từng công trình sẽ nhiều ít khác nhau. Vậy nên số lượng hồ sơ có thể nói là khổng lồ.
Nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình đang ngày càng gia tăng. Nguyên nhân do các công ty khó có thể đáp ứng đầu đủ điều kiện để lưu trữ, bảo quản hồ sơ :
- Không đủ không gian lưu trữ hồ sơ
- Kho không đủ tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thời gian dài
- Tự lưu sẽ tốn thêm chi phí thuê không gian và thuê nhân sự đảm trách việc quản lý hồ sơ
- Quy trình tự lưu trữ thường kém khoa học, gây mất nhiều thời gian khi cần tìm lại
- Những rủi ro khác: mối mọt, hỏa hoạn, trộm cắp….
Xem thêm: Kho bảo thuế là gì?
Điểm mạnh của những công ty dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình
Với thế mạnh về hệ thống kho và kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ – tài liệu chuyên nghiệp, dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình là địa chỉ tin cậy giúp các doanh nghiệp xây dựng, cửa hàng, cá nhân…giải quyết hiệu quả những vấn đề về lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
1. Về độ an toàn
Các dịch vụ này có kho lưu trữ lớn, luôn được bảo vệ 24/24. Kho lưu trữ thường xuyên được theo dõi, áp dụng biện pháp tiên tiến nhất để chống côn trùng gây hại, mưa dột, ẩm mốc, thất lạc,…
2. Quy trình khoa học khi lưu hồ sơ công trình
Sự thuận tiện khi thuê kho lưu giữ hồ sơ công trình được thể hiện thông qua quy trình lưu trữ nhanh – gọn – lẹ:
- Khách hàng gọi điện, gửi mail yêu cầu dịch vụ và sẽ được nhân viên tư vấn, báo giá.
- Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng trước khi tiến hành lưu trữ
- Khách hàng tự đóng gói hồ sơ công trình. Hoặc nhân viên kho đến tận nơi đóng gói, chuyển về kho (nếu có yêu cầu)
- Các thùng hồ sơ được xử lý, khử trùng mối mọt.
- Nhân viên kho tiến hàng phân chia và sắp xếp lên giá, kệ theo từng phòng ban, từng loại hồ sơ, theo thời gian một các khoa học. Lúc này thông tin lưu trữ hồ sơ công trình sẽ được nhập vào và quản lý bằng hệ thống tin học.
- Khách hàng khi có nhu cầu trích xuất hồ sơ chỉ cần cung cấp thông tin thùng hồ sơ cần lấy. Nhờ hệ thống quản lý chính xác vị trí và tình trạng của hồ sơ sẽ giúp quá trình trích lục diễn ra dễ dàng nhanh chóng.
Xem thêm: Cảng cạn ICD là gì?
3. Về vấn đề bảo mật
Các dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình uy tín luôn bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng:
- Quản lý hồ sơ theo cách khoa học nhất (hệ thống mã vạch và phần mềm quản lý)
- Sử dụng phương tiện và thiết bị lưu trữ tiêu chuẩn cao. Xuất hồ sơ nhanh chóng, giao trả hồ sơ tận nơi.
- Niêm phong thùng hồ sơ theo quy trình nghiêm ngặt trong quá trình lưu trữ
- Tiêu hủy hồ sơ khi có yêu cầu bằng hệ thống cắt giấy hoặc thiêu đốt
Việc lưu hồ sơ công trình bên ngoài tại các dịch vụ sẽ giúp khách hàng quản lý hồ sơ tốt hơn, an toàn hơn, đồng thời giúp khách hàng tiết kiệm hơn nhờ giảm thiểu diện tích mặt bằng văn phòng rất đắt tại trung tâm thành phố. Ngoài ra, bạn sẽ an tâm vì đã giảm thiểu được những rủi ro về an toàn, trộm dữ liệu… Nếu bạn đang có nhu cầu lưu hồ sơ công trình. Hãy cân nhắc về dịch vụ cho thuê kho chuyên phục vụ lưu kho hồ sơ nhé!
Aramex hi vọng thông tin trên sẽ hữu ích với bạn về dịch vụ lưu hồ sơ công trình, bởi đây là khâu quan trọng liên quan đến pháp luật nên phải thực sự chú ý và thật quan tâm đến vấn đề này để tránh những sai sót xảy ra. Nếu bạn đang tìm một dịch vụ vận tải uy tín – chất lượng, hãy liên hệ với Aramex để nhận được thông tin tốt nhất.
