Nội Dung
Đối với cuộc sống hiện tại, theo như quy luật con người sinh hoạt như bình thường, cùng với đó là hoạt động thu mua, mua bán hàng hóa cũng diễn ra liên tục hàng ngày, hàng giờ thậm chí từng phút. Hôm nay hãy cùng Aramex tìm hiểu về thu mua là gì nhé.
Xem thêm: C/O là gì?
Tìm hiểu khái niệm về việc thu mua – Thu mua là gì?
Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và Chuỗi Cung Ứng, thông thường các hoạt động cần thiết trong một công ty bao gồm:
- Lập kế hoạch mua
- Xác định các tiêu chuẩn
- Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
- Phân tích giá trị
- Tài chính
- Đàm phán giá cả
- Mua hàng
- Quản lý hợp đồng cung cấp
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Thanh toán.
Quy trình thua mua được diễn ra như nào, những quy trình đó là gì?
Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi công ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau:
- Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …)
- Một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp.
- Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ.
- Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch.
- Các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận.
- Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc thu mua cơ bản, những nguyên tắc đó cụ thể là gì?
Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn
Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.
Trong các công ty lớn, việc quản lý thu mua thông qua hệ thống máy tính mang đến nhiều thuận lợi.
Xem thêm: Dropshipping là gì?
Một số xu hướng thu mua ngày nay mà bạn cần biết, những xu hướng đó là gì?
Đã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và e-procurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.
Xem thêm: Thủ tục hải quan là gì?
Trên đây là toàn bộ thông tin mà Aramex đã tổng hợp giúp bạn về khái niệm cũng như thông tin có liên quan đến việc thu mua là gì. Hãy thường xuyên cập nhật bài viết mới nhất của Aramex nhé.
