Nội Dung
Chiến lược 5S thực sự chiếm giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công việc, nhờ có chiến lược này mà hiệu quả cũng như năng suất của mỗi doanh nghiệp nâng lên đáng kể. Hãy đặt câu hỏi rằng, vì lí do gì mà chúng ta cần phải thực hiện tiêu chuẩn 5S trong suốt quá trình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp? Hãy cùng Aramex tìm hiểu nhé!
Xem thêm: Chiến lược Push và Pull trong Logistics như thế nào?
1. Tiêu chuẩn 5S là gì?
Giải thích ngắn gọn, tiêu chuẩn 5S hay Kaizen 5S là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, nhằm mục đích cải tiến năng suất, chất lượng công việc. Trong đó, 5S là 5 từ viết tắt của Nhật Bản, cụ thể:
1. Seiri (整理) – Sàng lọc
2. Seiton (整頓) – Sắp xếp
3. Seiso (清掃) – Sạch sẽ
4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc
5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng
Nếu dịch ra tiếng Anh thì 5S này sẽ là “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
Về sau, tiêu chuẩn 5S được nhiều nơi phát triển lên thành 6S, bổ sung thêm Safety (nghĩa là An toàn). Nhưng nếu 5S được thực hiện triệt để thì cũng đã bao gồm luôn sự An Toàn, nên hiện nay tiêu chuẩn 5S vẫn được áp dụng hơn cả.
Xem thêm: Incoterms là gì?
Vận dụng Incoterms trong xuất nhập khẩu như thế nào?
2. Mục đích của tiêu chuẩn 5S là gì?
5S không phân biệt bất kì công việc nào, từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần phải phân loại, sắp xếp, và sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, văn phòng, tài liệu, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ, cũng như tránh được sự nhầm lẫn.
5S sẽ dần thay đổi nhận thức của nhân viên để họ hiểu rõ lợi ích của nó, từ đó thay đổi hành vi, hình thành thói quen và tác phong làm việc khoa học.
5S khích lệ sự sáng tạo. Xây dựng tính chuyên nghiệp.
3. Tại sao chúng ta phải thực hiện đầy đủ tiêu chuẩn 5S trong doanh nghiệp?
– Lưu trữ quá nhiều thứ không cần thiết => chiếm không gian.
– Việc bố trí hồ sơ, sắp xếp trật tự không hợp lý => mất thời gian tìm kiếm.
– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chưa phân loại rác => môi trường làm việc không sạch sẽ.
– Không có cơ sở dữ liệu dùng chung, Các tài liệu không kịp thời chuẩn bị, do thiếu các biểu mẫu => Không mang lại hiệu quả công việc, chậm tiến độ hợp đồng.
– Phân loại hồ sơ tại nguồn => Khi giao hoặc tiếp nhận hồ sơ, cần có khay riêng để sàng lọc, tránh trường hợp dẫn đến thất lạc.
– Thiết lập quy chế khi trao đổi công việc với khách hàng, đồng nghiệp => Quy định rõ thời gian đáp ứng công việc, các biện pháp khẩn cấp tạm thời.
– Xây dựng quy trình chuẩn cho công việc => làm việc có hệ thống, năng suất lao động được nâng cao, giảm áp lực cho nhân viên thực hiện.
– Tạo biểu mẫu cho tất cả quá trình thao tác công việc => Tránh được trường hợp dồn việc. Có thể sử dụng bất kì ai khi cần.
4. Lợi ích từ việc thực hiện đúng và đầy đủ tiêu chuẩn 5S
– 5S là một quá trình liên tục, lâu dài. Đòi hỏi tất cả mọi người phải cùng nỗ lực thực hiện theo những quy chuẩn đã đề ra.
– Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, vui vẻ, thoải mái.
– Nâng cao được nhận thức của mọi nhân viên về ý thức và trách nhiệm đối với công việc được giao phó.
– Áp dụng các biểu mẫu sẽ giúp xử lý công việc được nhanh hơn.
– Áp dụng đúng quy trình giúp công việc thuận lợi hơn. Nhanh chóng tìm ra điểm sai sót.
– Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp năng động, trách nhiệm, kỷ cương, chuyên nghiệp và đảm bảo lợi ích cho nhân viên.
– Khích lệ tinh thần sáng tạo của nhân viên, tạo những đột biến mới trong công tác quản lý, xây dựng doanh nghiệp.
– Mọi người được yên tâm, hào hứng với công việc của mình thì tự nhiên sẽ tạo ra năng suất lao động cao.
– Tránh nhiệm được phân công rõ ràng. Nên hiệu rất cao.
– Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đem lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị, bàn làm việc, không gian làm việc trở nên sạch sẽ. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn.
Qua bài viết trên, hi vọng các bạn sẽ hiểu được vai trò cũng như tầm quan trọng của việc thực hiện tiêu chuẩn 5S trong công việc của mỗi doanh nghiệp để có thể cải thiện chất lượng cho công ty mình thật tốt nhé. Hãy liên hệ Aramex để nhận được những hỗ trợ cực hot cũng như những dịch vụ uy tín và chất lượng!
