Nội Dung
Quy trình làm việc của mỗi công việc là điều cần lưu ý, bởi nếu như quy trình làm việc không chính xác, cụ thể sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình làm việc của công ty. Cũng giống những những quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa với công việc của Forwarder, chắc khâu, bước làm việc phải chuẩn xác. Hôm nay các bạn hãy cùng Aramex tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của Forwarder xem bao gồm những bước gì nhé!
Xem thêm:
I. Tìm hiểu những thông tin về Forwarder
1. Khái niệm về Forwarder:
Freight Forwarder – hay mọi người vẫn thường gọi ngắn gọn Forwarder là thuật ngữ thường sử dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, dùng để chỉ những người hoặc công ty chuyên làm việc giao nhận vận tải.
Hay nói cách khác đơn giản hơn, nghĩa của từ forwarder chỉ người/đơn vị đứng ra làm trung gian để tiếp nhận hàng hóa của chủ hàng, hoặc thu gom hàng hóa từ nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) rồi tập trung lại thành lô hàng đủ lớn. Sau đó, họ sẽ thuê đơn vị phù hợp (hãng tàu, hãng hàng không,…) để chuyển các lô hàng này tới điểm đích theo yêu cầu của khách.
Forwarder đáp ứng giao nhận vận tải cho đa dạng tuyến hàng. Bao gồm các tuyến quốc tế lẫn các tuyến nội địa từ Bắc vào Nam và ngược lại.
Ví dụ, một doanh nghiệp tại TP.HCM cần xuất khẩu một lô hàng trái cây sang Mỹ. Công ty này sẽ tìm thuê một đơn vị forwarder mà mình tin tưởng và trình bày nhu cầu của mình. Lúc này, forwarder sẽ tiếp nhận đơn hàng rồi liên hệ với hãng tàu uy tín, có giá tốt nhất để thuê họ chuyển đi theo thỏa thuận với khách hàng trước đó.
Nhiều người cho rằng người làm forwarder cũng như một dạng “cò” trung gian, chuyên nhận hàng rồi tìm thuê người vận chuyển để nhận tiền chênh lệch. Tình trạng này chủ yếu xuất hiện với các đơn vị nhỏ lẻ hoặc cá nhân. Trên thực tế, nếu các công ty forwarder chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ cho chủ hàng rất nhiều, vừa giúp việc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng, vừa giúp chủ hàng tiết kiệm được rất nhiều công sức và tiền bạc. Bạn tìm hiểu thêm vai trò của forwarder trong nhập khẩu xuất khẩu ở mục phía dưới!
Xem thêm: Quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu diễn ra thế nào?
Tổng quan về vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
2. Tại sao lại cần đến Freight Forwarder? Vai trò của Freight Forwarder là gì?
Tại sao lại cần các dịch vụ giao nhận quốc tế? Có thể thấy được một số lý do chính sau:
- Khách hàng nhỏ không dễ tiếp cận và mặc cả trực tiếp với hãng vận tải/ hãng tàu, và họ cần bên trung gian là forwarder để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
- Sử dụng forwarder sẽ giúp giảm chi phí, vì họ sẽ tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, phương thức và hãng vận tải phù hợp nhất cho nhu cầu của chủ hàng. Các forwarder cũng thu xếp nhiều lô hàng nhỏ để đóng ghép (consolidate) và vận chuyển tới địa điểm đích, nhờ vậy mà tiết giảm chi phí cho từng chủ hàng riêng lẻ.
- Ở Việt Nam, một số công ty giao nhận là “sân sau” của những người có vị trí tại các hãng vận tải, cảng, chủ hàng…; là nơi giải quyết “nhu cầu” của các bên. Đây là một thực trạng nhức nhối nhưng vẫn đang tồn tại khá phổ biến.
- Có rất nhiều hãng tàu/hàng không khác nhau với cảng đi và cảng đến khác nhau, thời gian nhập cảng cũng không giống nhau. Với mối quan hệ sẵn có của mình, forwarder sẽ nhanh chóng chọn được hãng vận chuyển và thời gian nào phù hợp nhất với lô hàng của bạn. Nếu bạn tự tìm kiếm, phải mất rất nhiều thời gian để liên hệ.
- Vì chuyên làm nhiệm vụ giao nhận vận tải, chắc chắn các forwarder sẽ dễ dàng chọn được những đối tác hãng tàu “mối quen” có mức giá tốt nhất, góp phần giảm chi phí cho bạn. Bởi bạn sẽ không thể nào tự mặc cả với hãng tàu, cũng như dễ bị “hố” nếu không phải là dân chuyên nghiệp.
- Nếu lô hàng của bạn nhỏ lẻ thì việc tự mình liên hệ hãng tàu vận chuyển chi phí sẽ cao ngất ngưỡng. Nghiệp vụ forwarder với chức năng gom hàng lẻ để đóng ghép chung container sẽ giúp các chủ hàng giảm được rất nhiều chi phí.
- Và cuối cùng là vấn đề ngôn ngữ. Chắc chắn các giao dịch sẽ sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, đặc biệt là tiếng Anh. Vậy nên các chủ hàng có thể nhờ sự hỗ trợ của forwarder để việc giao nhận hàng thuận lợi hơn
II. Cụ thể về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của Forwarder:
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là hàng hóa cập nơi đến nhanh hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi. Các vấn đề chậm trễ hay sự cố cũng được hạn chế ở mức tối đa, đảm bảo tiến độ thỏa thuận cho chủ hàng. Tuy nhiên hạn chế là chi phí khá cao. Khách hàng tham khảo quy trình xuất nhập hàng cụ thể dưới đây:
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Air Xuất)
- Tiếp nhận thông tin hàng hóa từ chủ hàng (loại hàng hóa, địa điểm đến, thời gian giao hàng,…)
- Forwarder sẽ liên hệ hãng hàng không phù hợp hoặc do khách hàng yêu cầu. Sau đó hai bên trao đổi thỏa thuận để chốt mức giá tốt nhất cho chủ hàng.
- Sau khi đã deal được với hãng hàng không, Forwarder sẽ gửi cho khách hàng mẫu Shipper’s Letter of Instruction (hay còn gọi là Shipping Instruction- hướng dẫn vận chuyển). Mẫu này là mẫu có sẵn do Forwarder phát hành.
- Đồng thời làm thêm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác do Airlines phát hành để gửi lại cho họ. Tiếp đó nhận các nhãn từ hãng hàng không để chuẩn bị điền thông tin cho lô hàng sắp xuất.
- Lúc này forwarder đã xác định được thời gian vận chuyển của chuyến hàng. Họ sẽ thông báo cho chủ hàng thời gian và địa điểm làm hàng cụ thể. Thường tại miền Nam sẽ là Trạm Hàng hóa quốc tế Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất (TCS). Theo đó yêu cầu chủ hàng có mặt đúng giờ và giữ liên lạc xuyên suốt trong thời gian chuẩn bị làm hàng. Bên cạnh đó chủ hàng cũng phải gửi thông tin về số xe, người làm việc trực tiếp cũng như các đặc điểm nhận diện để forwarder có thể dễ dàng xác nhận.
- Sau khi nhận các nhãn hàng, điền thông tin đầy đủ theo yêu cầu. Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa mà forwarder sẽ chuẩn bị các mã ký hiệu phù hợp như Hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng phải đặt thẳng đứng, hàng không được xếp chồng,…
- Khi nhận được tờ Shipper’s Instruction for Despatch (Tờ Cân Hàng) từ TCS, thực hiện điền thông tin đầy đủ.
- Theo thời gian đã hẹn và các đặc điểm nhận diện của chủ hàng, forwarder đón họ tại điểm hẹn để thực hiện thủ tục xuất hàng
- Forwarder sẽ hướng dẫn chủ hàng gặp Hải quan để làm thủ tục Hải quan cũng như thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu. Nếu chủ hàng có yêu cầu ủy quyền cho forwarder, thì bước này có thể do forwarder đảm nhiệm luôn.
- Tiến hành dán các nhãn của Forwarder và của hãng hàng không, cùng các mã ký hiệu đã chuẩn bị trước đó vào các kiện hàng.
- Tiếp đến sẽ là bước cân hàng. Forwarder liên hệ bộ phận cân hàng ở TCS. Có thể cân nguyên lô hoặc nếu hàng có kích thước đồng bộ, sẽ cân đại diện 1 số thùng rồi nhân ra khối lượng tổng. Trường hợp hàng xách tại nhẹ sẽ tính thể tích lô hàng rồi xác định trọng lượng và tính phí cước (Volume Weight/ Chargeable Weight).
- Sau khi cân xong, forwarder nhận mâm hay khay để hàng (Air Pallet/ Cont) và bốc xếp hàng lên mâm.
- Hoàn tất khâu cân hàng, Forwarder sẽ gặp bộ phận chứng từ của hãng hàng không để làm MAWB (Master Air Waybill – vận đơn hàng không chủ)
- Tiếp đó dựa vào trọng lượng hàng để phát hành HAWB (House Air Waybill – vận đơn hàng không thứ cấp). Rồi gửi bản copy tới chủ hàng để họ kiểm tra lại các thông tin, xác nhận độ chính xác.
- Tiếp đó chuẩn bị các chứng từ giấy tờ sau để gửi kèm theo trong một bì thư. Do vận chuyển bằng đường hàng không tốc độ rất nhanh nên cần gửi một lượt với hàng hóa để bên nhận kịp làm thủ tục hải quan nhận hàng:
- Chứng từ của chủ hàng: 1 Commercial Invoice, 1 Packing List. Hai thông tin này là bắt buộc. Ngoài ra tùy tính chất mặt hàng cũng như các yêu cầu khác mà chủ hàng có thể phải chuẩn bị thêm 1 Export License, 1 Certificate of Origin, 1 Inspection Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate, 1 Phytosanitary Certificate/ Animalsanytary Certificate,….
- Chứng từ của Forwarder: 1 file gốc HAWB của người nhận hàng (bản gốc số 2 màu hồng), 1 Cargo Manifest, 1 Air Freight Pre-Alert, 1 Invoice ghi nợ đại lý nơi đến, 1 Credit Note (nếu có).
- Nếu hàng phải trả trước tại Việt Nam (prepaid), forwarder gửi thông báo cước phí để chủ hàng thanh toán. Và giao lại HAWB bản gốc cho chủ hàng (bản số 3-màu xanh da trời).
- Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng giao nhận vận tải mà sẽ có các bước khác như thanh toán chi phí, lưu trữ chứng từ, chăm sóc khách hàng,…Điều này phụ thuộc vào từng forwarder. Về cơ bản thì forwarder làm hàng xuất theo các bước nêu trên là đã hoàn tất nhiệm vụ.
Xem thêm: Chiến lược Push và Pull trong Logistics
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Air Nhập)
Quy trình làm hàng nhập của forwarder theo đường hàng không đơn giản hơn việc làm hàng xuất một chút, cụ thể theo các bước cơ bản sau:
- Tiếp nhận thông tin hàng hóa từ đại lý nước ngoài. Có thể qua điện thoại hoặc email. Thông thường quá trình làm việc sẽ được trao đổi qua email sẽ đảm bảo hơn.
- Forwarder dựa vào thông tin được cung cấp để gọi điện cho người nhận hàng thông báo, để họ có các sự chuẩn bị cần thiết. Đồng thời hẹn thời gian nhận hàng
- Chuẩn bị một vài giấy tờ để có thể tiếp nhận hàng nhanh hơn và thuận lợi hơn: giấy báo nhận hàng, giấy giới thiệu hoặc ủy quyền, nếu là cước collect thì có thêm Hóa đơn thu cước,….
- Forwarder xuất trình giấy giới thiệu cho nhân viên TCS. Nếu hợp lệ forwarder nhập air sẽ nhận được bì thư chứa chứng từ gửi kèm theo chuyến bay mà bên gửi đã gửi đi. (Một vài trường hợp sẽ nhận bì thư từ thùng thư thuê)
- Để bảo đảm cho hoạt động lưu trữ, cần photo lại toàn bộ bộ hồ sơ vừa nhận.
- Khi người nhận đến lấy hàng, phải yêu cầu họ xuất trình các giấy tờ liên quan để chứng nhận quyền nhận hàng (CMND, Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu,….). Nếu là cước collect thì thu cước vận chuyển và giao lại bộ hồ sơ cho họ sau khi đã ký xác nhận rõ ràng.
- Hoàn tất khâu lưu trữ và chăm sóc khách hàng.
Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của Forwarder theo đường biển (Sea Xuất)
Hiện nay tại Việt Nam, quy trình nhập khẩu 1 lô hàng hoặc xuất khẩu thường được lựa chọn là đường biển. Bởi hầu như các bước nhập khẩu hay xuất khẩu bằng tàu thường sẽ ít bị giới hạn về trọng tải như đường hàng không. Các container hàng lớn nhỏ với đa dạng trọng tải đều có thể sắp xếp dễ dàng trên boong, và chi phí cũng rẻ hơn rất nhiều so với đường air. Thời gian cho việc vận chuyển thường kéo dài trung bình từ 1 ngày đến khoảng hơn 1 tháng tùy thuộc vào khoảng cách của hai cảng biển.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea Xuất)
Quy trình làm hàng xuất của forwarder được thực hiện tuần tự theo các bước sau:
- Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng
- Gửi mail mẫu shipping instruction cùng với thông tin về các chuyến tàu cho người gửi hàng. Họ sẽ điền các thông tin và gửi lại cho forwarder trong thời gian sớm nhất.
- Forwarder tiến hành thương lượng giá cả (nếu có yêu cầu) với đơn vị Shipping lines để có mức giá tốt cho khách hàng. Sau đó đặt chỗ và nhận mail của Shipping lines về Booking Note/ Shipping Note, lệnh giao vỏ rỗng.
- Tiếp đó sẽ chuyển tiếp email các thông tin này đến chủ hàng để họ nắm thông tin.
- Yêu cầu chủ hàng cung cấp số seal, số container, chi tiết hàng hóa, và xác nhận lại một lần nữa nhằm đảm bảo không có sự thay đổi tới khi hoàn tất các thủ tục.
- Forwarder lập bản nháp HBL và MBL. Theo đó HBL gửi cho chủ hàng để họ xác nhận, MBL gửi cho Shipping lines để họ phát hành MBL Surrendered.
- Ngay khi nhận được email phản hồi của Shipping lines, kiểm tra xem trên MBL đã có các thông tin chi tiết chưa. Trường hợp xuất hàng tới Singapore hoặc Port Klang (Malaysia) thì email phải đính kèm thêm Telex release/ Surrender Notice, Transshipment Advice.
- Sau khi chủ hàng kiểm tra bản nháp HBL và xác nhận, forwarder sẽ phát hành bản gốc để chuẩn bị gửi lại cho chủ hàng.
- Một vài loại chứng từ forwarder xuất sea cần phải chuẩn bị trước gồm: Shipping Advice, Invoicing/ Crediting, hóa đơn thu tiền nếu là cước trả trước.
- Do vận chuyển bằng đường tàu rất lâu nên các chứng từ cần được chuyển đến cho người nhận sớm hơn, trước khi tàu cập bến.
- Các chứng từ gồm Shipping Advice, MBL & HBL được gom chung bì thư và chuyển qua đường hàng không airmail, hoặc có thể tiến hành theo phương thức điện giải phóng hàng (Surrendered Bill) nếu thời gian tàu chạy quá nhanh không kịp làm các thủ tục liên quan.
- Trước đó cần phô tô các chứng từ để giữ làm tài liệu lưu trữ
- Trả lời email, chăm sóc khách hàng sau khi phục vụ
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder (Sea nhập)
- Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ nước ngoài của khách hàng hoặc từ đại lý của forwarder
- Liên hệ thông báo với người nhận hàng về lô hàng sắp nhập khẩu
- Tương tự như nhập air, người đại diện forwarder cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm có giấy ủy quyền, giấy báo nhận hàng, nếu là cước collect thì có hóa đơn thu cước
- Liên hệ Shipping lines để theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời gửi cho họ vận đơn HBL để hoàn thiện Cargo Manifest. Nếu lô hàng đã được đại lý nơi đi Surrendered (điện giải phóng hàng) thì forwarder chỉ cần xuất trình giấy giới thiệu là có thể nhận hồ sơ nhận hàng ngay!
- Photo các chứng từ liên quan để phục vụ cho lưu trữ
- Trong quá trình làm việc với người nhận hàng, cần yêu cầu họ xuất trình bản gốc HBL, CMND, giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, nếu là cước collect thì thu phí vận chuyển từ người nhận hàng.
- Bàn giao hàng hóa, giấy tờ và yêu cầu người nhận ký nhận để hoàn tất việc giao hàng
- Chăm sóc khách hàng sau khi thực hiện giao nhận vận tải.
Toàn bộ thông tin về quy trình xuất nhập hàng hóa của Forwarder đã được Aramex tổng hợp qua bài viết trên. Vậy nên nếu như bạn còn băn khoăn hay câu hỏi nào chưa rõ, hãy alo ngay với Aramex để được hỗ trợ thông tin tốt nhất!
