Nội Dung
Với mỗi loại hóa đơn thương mại thường mang một đặc điểm cũng như hình thái khác nhau để phục vụ riêng cho công việc của mình. Vậy người ta phân chia các loại hóa đơn này ra như thế nào trong công việc? Hãy cùng Aramex tìm hiểu nhé!
Xem thêm:
Những lưu ý khi lập một hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là gì? – Phân loại những loại hóa đơn thương mại bạn cần biết!
Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice): đây là chứng từ cơ bản của công tác thanh toán. Nó do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Commercial invoice ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
Chức năng của hóa đơn thương mại là gì? Việc hiểu được chức năng sẽ giúp bạn hiểu và phân loại rõ hơn về các loại hóa đơn trong thương mại
Vẫn là chức năng cơ bản của hầu hết các loại hóa đơn: Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.
Thứ hai, hóa đơn thương mại là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu, những ai lên tờ khai hải quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan.
Và thứ ba, Commercial Invoice là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan. Như khi tôi lên tờ khai hải quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với các thông tin tương ứng trên vận đơn, Packing list, giấy báo hàng đến… là rất cần thiết và phải cực kì quan trọng. Nếu có sự sai khác, lập tức người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay số liệu, nếu cần.
Tổng quát một số thông tin cơ bản được thể hiện trong hóa đơn thương mại – Phân loại các hóa đơn thương mại
Nó là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Mỗi một hóa đơn có các điều khoản khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu mà bên bán hàng đề ra.
Tuy vậy, nó đều có các nội dung chính sau:
– Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.
– Thông tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…
– Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã…
– Ngày gửi hàng.
– Tên tàu, thuyền, số chuyến.
– Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến.
– Địa chỉ cảng đi, cảng đến.
– Điều kiện giao hàng.
– Điều kiện và điều khoản thanh toán.
Đây cũng chính là các lưu ý mà các kế toán thương mại phải lưu ý bởi nó là chứng từ có vai trò và chức năng quan trọng
Xem thêm: Xu hướng Logistics 2020
Logistics theo định hướng khách hàng
Phân loại các loại hóa đơn thương mại mà bạn cần biết:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại
Mục đích của nó là nhằm:
- Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu
- Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu
- Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ
- Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài
- Thay cho một đơn chào hàng
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)
Là hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa
Hóa đơn tạm thời áp dụng vào các trường hợp sau:
- Khi hợp đồng quy định thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng hoặc khối lượng xác định tại cảng đến. Nhưng người bán sau khi hoàn thành giao hàng muốn tạm thời thu tiền ngay
- Khi lô hàng giao làm nhiều lần, hóa đơn tạm thời sẽ được sử dụng thanh toán từng lần và thanh toán chính thức sẽ được thực hiện khi hoàn thành giao hàng lần cuối
- Khi tỷ lệ tăng hoặc giảm giá sẽ được xác định ở nơi hàng đến, căn cứ vào sự biến đổi của phẩm chất hàng hóa hay khối lượng hàng hóa phát sinh trong quá trình chuyển chờ
- Khi giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành giao hàng
- Khi giá cả hợp đồng là giá tạm tính, còn giá chính thức sẽ được quyết định bởi giá thị trường, giá sở giao dịch vào thời điểm giao hàng tại địa điểm cuối cùng.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
Là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng.
Hóa đơn chi tiết
Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại. Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.
Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)
Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa. Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)
Trong phương thức buôn bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu. Người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Do đó, họ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế.
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua đang làm việc ở nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice)
Là hóa đơn tính toán trị giá hàng hóa giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.
Với việc nắm được việc phân chia các loại hóa đơn thương mại sẽ giúp ích bạn trong công việc một cách dễ dàng hơn cũng như quản lý hồ sơ, tài liệu, hóa đơn. Nếu như cần tìm thêm thông tin nào khác, hãy liên hệ Aramex để được hỗ trợ!
