Nội Dung
Aramex đã từng giúp có những định nghĩa cũng việc phân loại kho hàng, vậy bạn đã hiểu gì về quản lý kho là gì chưa? Hãy tiếp tục cùng Aramex tìm hiểu về việc quản lý kho hàng cũng như những việc cần lưu ý nhé!
Quản lý kho là gì?
Khái niệm hàng tồn kho
Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,… Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.
Vậy quản lý kho được hiểu là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Tại sao cần quản lý kho hàng?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.
Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?
2.1. Tránh thất thoát hàng hóa
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.
Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
2.2. Giảm chi phí trong quản lý kho
Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.
- Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
- Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…
Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.
Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.
2.3. Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả
Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
Lưu ý trong quá trình quản lý kho hàng hóa là gì?
- Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn
- Ngoài nhân sự cố định trong kho, bất kỳ ai khi đến kho đều phải có sự chấp thuận của người quản lý và được thông báo trước.
- Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường (tránh trộm cắp, đột nhập). Kho luôn cần có bảo vệ.
- Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý cần ký hợp đồng. Trong đó nêu các thỏa thuận, chính sách rõ ràng, đặc biệt trong trường hợp bồi thường khi xảy ra sự cố đối với hàng hóa.
- Nên đưa ra định mức lượng tồn kho của từng mặt hàng để dễ dàng kiểm soát
Aramex đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về quản lý kho để giúp bạn hiểu được quản lý kho là gì. Nếu như cần thêm thông tin nào khác, hãy liên hệ Aramex để được hỗ trợ nhé.
