Quản trị hàng tồn kho là gì? Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Với bài viết trước, Aramex đã cùng bạn tìm hiểu về hàng tồn kho là gì. Để có thể hiểu và biết thêm nhiều hơn, hãy cùng tìm hiểu thêm về khái niệm quản trị hàng tồn kho là gì cũng như những thông tin có liên quan nhé!

I. Tìm hiểu thông tin về hàng tồn kho

1. Hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm.

Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:

1. Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
2. Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
3. Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.

Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

Xem thêm: Depot là gì?

Kho CFS là gì?

2. Lý do tại sao phải lưu trữ hàng tồn kho? 

Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.

Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của  việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ

Xem thêm: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

II. Tìm hiểu thông tin về quản trị hàng tồn kho

1. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là một công việc cực kỳ quan trọng. Theo đó công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm, tăng năng lực cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải giải quyết được các bài toán:

• Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu?
• Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và tối đa
• Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu
• Quyết định khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm

2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Có thể tóm gọn vai trò của quản trị hàng tồn kho như sau:

• Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn
• Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu
• Cân đối giữa các khâu Mua vào  – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Bạn có thể hình dung công việc và vai trò của quản trị hàng tồn kho thông qua ví dụ cụ thể sau:

Nhà cung cấp nguyên liệu có chương trình ưu đãi đặc biệt, ví dụ như giảm 50% giá bán với điều kiện lượng hàng mua phải rất lớn hoặc thanh toán tiền mặt.

Đương nhiên xét về góc độ giá cả, đây là một cơ hội lý tưởng để doanh nghiệp của bạn giảm giá nguyên vật liệu mua vào, từ đó tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên về góc độ quy trình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thì có nhiều vấn đề cần phải xem xét:

• Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa lượng hàng hóa nhiều như vậy?
• Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
• Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
• Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?

Như vậy, thông qua hoạt động quản trị kho hàng, doanh nghiệp sẽ có quyết định nhập lượng nguyên vật liệu thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định. 

3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho

3.1: Quản trị hiện vật hàng tồn kho

Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển.

Hàng tồn kho được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

3.2: Quản trị kế toán của tồn kho

Kế toán kho áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và file excel quản lý hàng tồn kho để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.

Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phục.

3.3: Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:

• Mục tiêu an toàn: Cần có lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn
• Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến mức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn đọng trong hàng tồn kho.

Hi vọng qua bài viết trên, các bạn sẽ có cái nhìn rộng hơn và hiểu rõ hơn được về quản trị hàng hóa tồn kho là gì nhé! Hãy liên hệ với Aramex hoặc để lại tin nhắn để có được thông tin hỗ trợ tốt nhất!