Nội Dung
Phương pháp ABC và XYZ trong quản lý kho là những phương thức mới giúp tạo nên hiệu quả công việc cao với công việc quản lý, kiểm tra kho hàng. Vậy phương pháp này có những lợi ích gì và được kết hợp như thế nào? Hãy cùng Aramex tìm hiểu.
Xem thêm: Phí Handling Charge là gì?
Phương pháp ABC và XYZ được quy định như thế nào trong Quản lý kho? – Đối với ABC:
Trong kinh doanh, kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho. Qua đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.
Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Nói cách khác, nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.
Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này:
- Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao
- Cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng
- Cần mua hàng liên tục
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ. Nhóm hàng này cần:
- Đơn giản hoá quy trình mua hàng
- Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài
Tác dụng của phân tích ABC trong công tác quản trị
Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C. Nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận.
Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên. Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát.
Cần chú trọng khâu dự báo của nhóm A cẩn thận hơn các nhóm khác.
Kỹ thuật phân tích ABC giúp trình độ của nhân viên giữ kho được nâng cao do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.
Thế nào thế XYZ trong việc quản lý kho hàng?
Phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra.
Do đó, mỗi mặt hàng có một hệ số biến thiên nên dễ kiểm soát mức độ sai lệch trung bình chỉ tiêu bán hàng. Nếu hệ số bằng 0, chỉ tiêu bán hàng theo tuần – tháng là như nhau. Hệ số càng lớn, chỉ tiêu bán hàng càng không ổn định.
Hàng hóa được bán trong các kỳ trước nếu càng ổn định thì càng dễ dự báo trong các kỳ tới.
Các hàng hóa mà được bán ổn định trong kỳ được chọn thuộc nhóm X, còn hàng hóa bán ở mức độ trung bình thuộc nhóm Y. Hàng hóa mà khó dự báo thì rơi vào nhóm Z.
Xem thêm: Cách nhớ 11 điều kiện trong Incoterms 2010
Ví dụ: Phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC.
| Loại vật liệu | Nhu cầu hàng năm | % số lượng | Giá đơn vị | Tổng giá trị hàng năm | % giá trị | Loại |
| 1 | 1.000 | 3,92 | 4.300 | 4.300.000 | 38,64 | A |
| 2 | 2.500 | 9,80 | 1.520 | 3.800.000 | 34,15 | A |
| 3 | 1.900 | 7,45 | 500 | 950.000 | 8,54 | B |
| 4 | 1.000 | 3,92 | 710 | 710.000 | 6,38 | B |
| 5 | 2.500 | 9,80 | 250 | 625.000 | 5,62 | B |
| 6 | 2.500 | 9,80 | 192 | 480.000 | 4,31 | B |
| 7 | 400 | 1,57 | 200 | 80.000 | 0,72 | C |
| 8 | 500 | 1,96 | 100 | 50.000 | 0,45 | C |
| 9 | 200 | 0,78 | 210 | 42.000 | 0,38 | C |
| 10 | 1.000 | 3,92 | 35 | 35.000 | 0,31 | C |
| 11 | 3.000 | 11,76 | 10 | 30.000 | 0,27 | C |
| 12 | 9.000 | 35,29 | 3 | 27.000 | 0,24 | C |
| Tổng | 25.500 | 100,00 | 8.030 | 11.129.000 | 100,00 |
Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định. Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau:
– Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
– Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
– Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.
– Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.
Thế nào là XYZ?
X là hàng hóa có nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%. Lượng hàng hóa mỗi kỳ bán ra tương đương nhau.
Y là hàng hóa có đặc trưng theo mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…, có độ biến thiên từ 15-50%. Do đó, cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng.
Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).
Kết hợp các phương pháp ABC và XYZ trong công việc quản lý kho hàng hóa được thể hiện cụ thể như sau:
Việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ cho phép lựa ra các mặt hàng đầu bảng (nhóm AX) và các mặt hàng ngoài lề (CZ). Nếu như phương pháp phân tích ABC cho phép đánh giá mức độ ảnh hưởng của mỗi mặt hàng trong cấu trúc bán hàng, thì phương pháp XYZ cho phép đánh giá mức độ biến thiên trong tiêu thụ.
Cách kết hợp phân loại ABC và XYZ tạo ra 9 nhóm giá trị được mô tả như sau:
Hàng hóa nhóm A và B đảm bảo luồng quay vòng chính cho doanh nghiệp. Bởi vậy, hàng hóa này luôn phải có trong kho. Hàng mức A có thể thừa còn mức B là đủ. Dùng phân tích XYZ giúp quản lý hệ thống hàng hóa chính xác hơn, giảm mức độ tồn kho xuống thấp nhất.
Hàng hóa nhóm AX và BX có đặc trưng là vòng quay nhanh và ổn định. Hàng nhóm này nên có sẵn và cũng không nhất thiết phải dư thừa nhiều. Bởi hàng nhóm này thường ổn định, có thể dự báo được.
Hàng hóa thuộc nhóm AY và BY có vòng quay nhanh nhưng lại không đủ ổn định, nên cần phải có hàng dự phòng.
Hàng hóa nhóm AZ và BZ có vòng quay nhanh, nhưng lại khó dự báo. Hàng hóa này cần kiểm soát tốt nếu không sẽ bị tồn kho nghiêm trọng.
Hàng hóa thuộc nhóm C thường phủ 80% điểm hàng hóa của doanh nghiệp. Phân tích XYZ sẽ giúp người quản lý giảm bớt thời gian kiểm soát hàng hóa thuộc nhóm này.
Đối với hàng hóa thuộc nhóm CX, có thể áp dụng hệ thống đặt hàng với tần suất thường xuyên và giảm bớt lượng vật tư dự phòng trong kho.
Hàng hóa nhóm CY, có thể chuyển sang hệ thống đặt hàng với đơn hàng có giá trị (số lượng) không đổi, nhưng cần đảm bảo mức tồn kho an toàn phù hợp với tài chính của doanh nghiệp.
Nhóm hàng CZ thường là các hàng hóa mới, hàng hóa với nhu cầu tự phát do phát sinh đơn hàng của khách… Mặt hàng này có thể mạnh dạn loại bỏ, nếu chủ động lấy về không đúng nhu cầu của khách sẽ dễ dẫn tới tồn kho, mang lại rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Giả sử bạn vừa nhận một nhân viên mới chưa có kinh nghiệm vào làm việc và giao nhóm hàng AZ cho người đó quản lý, khả năng bạn bị thiệt hại là khá lớn.
Nhưng nếu như bạn giao việc quản lý nhóm hàng CX hay CZ thì nhân viên sẽ nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm ít bị thiệt hại.
Xem thêm: Incoterms là gì?
Ý nghĩa Incoterms trong Thương mại Quốc tế
Ưu điểm của việc kết hợp các phương pháp việc phân tích ABC và XYZ trong việc quản lý kho là gì?
- Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho
- Nâng cao tỷ lệ các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng;
- Tìm ra các loại hàng hóa chủ đạo, đồng thời tìm ra nguyên nhân làm hàng hóa tồn kho
- Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.
Trên đây là toàn bộ thông tin về việc phân tích, kết hợp phương pháp ABC và XYZ trong quản lý kho mà Aramex muốn truyền tải thông tin đến bạn. Nếu như cần tìm hiểu thêm khối lượng thông tin nào khác hay những vấn đề về dịch vụ vận tải, hãy liên hệ Aramex để được hỗ trợ.
